Assistant polyvalent F/H

L’assistant polyvalent est rattaché à la Direction. Il apporte une aide permanente aux chefs de service en matière d’organisation professionnelle, de gestion, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers. Il pourra être amené à effectuer, à titre accessoire, les mêmes missions que l’assistant de Direction.

Mission

Organiser la vie professionnelle des chefs de service et Responsables de pôle de la Direction

• Gérer l’agenda et les rendez\-vous en fonction des priorités


• Respecter les délais de transmission de documents (tableau de suivi de l’activité du pôle)


• Prendre des notes et rédiger des comptes rendus (ou relevés de décisions)


• Mettre en signature des documents divers et suivre le parcours des parapheurs


• Constituer des dossiers en amont de réunions

Assurer l’accueil téléphonique et physique

• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques


• Renseigner les interlocuteurs et relayer les appels vers les personnes compétentes


• Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur

Effectuer la mise en forme de travaux de bureautique

• Mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, diaporamas…) selon la charte du Département


• Avoir une relecture attentive de tous les documents (orthographe, grammaire, syntaxe) et vérifier systématiquement les coordonnées des destinataires


• Assurer le suivi des courriers et notes sur le logiciel Elise


• Organiser le classement et l’archivage (papier et numérique)

Suivre les projets et activités transversales de la Direction

• Effectuer la gestion de l’arrivée et du départ du courrier


• Suivre quotidiennement la boîte mail générique de la Direction


• Gérer les demandes diverses (besoins en fournitures administratives, renseignements...)


• Gérer les demandes de réservation de salles


• Assurer l’accueil des nouveaux agents (contacts en amont, préparation logistique de l’arrivée : fournitures, PC, adresse mail, fournitures administratives, portrait …)


• Travailler en polyvalence avec les autres assistants de la Direction


• Mettre à jour les procédures des assistants


• Apporter un renfort ponctuel sur des tâches ou dossiers spécifiques des services métiers de la Direction, selon la charge de travail et les urgences.

Profil* Maîtriser les règles en matière de rédaction administrative (orthographe, syntaxe et grammaire)

• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PPT,…)


• Maîtriser les techniques d’organisation et de gestion du temps


• Créer des outils de pilotage et de suivi de l’activité


• Anticiper les demandes


• Sens de l’organisation et capacité à gérer les urgences


• Dynamisme et prise d’initiative


• Curiosité intellectuelle


• Discrétion et sens de la confidentialité


• Bon relationnel

Connaissances :

• L’organisation de la collectivité


• Les domaines de compétences des services de la Direction et leur fonctionnement au quotidien


• Logiciel Elise (gestion des notes et des courriers)


• Parapheur électronique iXbus

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