ASSISTANT(E) DE DIRECTION (H/F)

Créé en 1991, l'IPSL (Institut Polytechnique Saint\-Louis) est un pôle d'enseignement supérieur et de recherche privé. Il regroupe, au cœur du Val d'Oise sur la ville nouvelle de Cergy\-Pontoise, de grandes écoles (ECAM\-EPMI, EPSS et ILEPS), dans les domaines des sciences et techniques, et des sciences humaines et sociales.

DESCRIPTIF DU POSTE

Directement rattaché au Responsable Administratif et Financier, vous aurez pour mission :

MISSION :

1\. ADMINISTRATIF :

· Secrétariat des instances de Direction de l'Institut Polytechnique Saint\-Louis (CODIR, COMEX, CA), rédaction de compte\-rendu et procès\-verbaux et tenue des registres officiels des Associations, du secrétariat et documents associatifs.

· Auditorium : Process, gestion du lien avec le régisseur, suivie des helpdesks ainsi que des dossiers de location (nettoyage, sécurité, visite clients.).

· Réception du courrier : tri, frappe, classement, distribution, envoi, utilisation de la GED.

· Participation aux différents projets (GED, Ecrans Dynamiques, signalétique, décoration, mobilier, aménagement etc…).

· Accueil téléphonique et renseignements auprès des différents interlocuteurs : étudiants, professeurs, intervenants, personnels des écoles, clients et fournisseurs.

2\. COMMUNICATION :

· Participation à l'élaboration des plans de communication et leur suivi en utilisant les supports disponibles.

(Plaquettes, flyers, mise à jour du site web, des écrans dynamiques…).

· Responsable de la promotion et gestion des mises à disposition de locaux (Espace Saint Louis \+ location de salles).

· Rédaction et mise à jour du livret d’accueil des étudiants.

· Gestion des Affichages, de la mise à jour du site internet, de la newsletter au sein du campus,

· Lien avec les Ecoles : Réservation de salles, auditorium, soutien dans l’organisation des événements internes.

· Manifestations IPSL : Organisation des événements (Journées Portes ouvertes, don du sang, galette des rois…).

3\. VIE ETUDIANTE :

· Coordination des évènements associatifs étudiants, ainsi que des journées portes ouvertes.

· Manifestations des associations étudiantes : planning des petits déjeuners, campagne BDE (Bureaux des Etudiants).

· Aider à la constitution de dossiers administratifs à destination des élèves concernant leurs demande de manifestation.

· Présentation de l’IPSL à toutes les promos à chaque rentrée.

PROFIL :

Issu(e) d'une formation supérieure (BTS, DUT, Licence), vous disposez d'une expérience d’au moins 2 ans en assistanat.

Rigoureux (se) et force de proposition, vous êtes également orienté(e) client et disposez d'un fort sens du service.

Votre polyvalence et votre curiosité technique constituent des atouts indispensables dans la réalisation de vos missions.

SAVOIR FAIRE :

· Être capable de travailler avec les étudiants.

· Être capable de suivre des procédures administratives rigoureuses.

· Être capable de maîtriser les logiciels bureautiques : Word, Excel, Teams, Hyperplanning.

· Être capable de s’adapter et de s’organiser.

SAVOIR ETRE :

· Autonomie, discrétion.

· Disponibilité, esprit d’initiative.

· Sens de l’organisation de l’écoute et des relations humaines.

HORAIRES ET LIEU DE TRAVAIL :

· 35 heures hebdomadaire.

· Ce poste est à pourvoir dès que possible et est basé à Cergy Pontoise (95\).

REMUNERATION :

La rémunération annuelle brute est à définir selon votre diplôme et votre expérience.

AVANTAGES :

· Tickets restaurant

· Comité Social d’Entreprise

· 11 jours de RTT

Rémunération : à partir de 27 000,00€ par an

Avantages 

• Prise en charge du transport quotidien


• RTT


• Titre restaurant


• Travail à domicile occasionnel

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