Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) H/F

À propos de nous

Fondée en 1952, l'ENSEA est une école publique d'excellence qui forme des ingénieurs généralistes, reconnus dans le monde industriel et à l'international. Située aux portes de Paris, l'école s'est bâtie sur 3 piliers fondamentaux expertise, inclusivité et durabilité, qui sont au cœur de ses activités de recherche, d' innovation et d' enseignement.

Mission

Mission

En qualité d’Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère), vous contribuez à la performance et à la bonne organisation de la direction générale en assurant le secrétariat de direction et la gestion financière de la Direction Générale et d’autres services de l’école.

Activités principales

Assistanat administratif

• Accueillir et orienter les interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) physiquement, par téléphone et par mail


• Gérer l’agenda de la Direction et contrôler les échéances


• Assurer la gestion et le suivi des courriers, des documents en signature suivant les délégations, des parapheurs et de la messagerie Direction


• Assurer le soutien logistique (salles, matériels, fournitures, convocation, traiteur...) pour l’organisation d’évènements (conférences, réunions, élections, instances…)


• Diffuser de l’information interne en multicanal (mail, mise à jour de l’intranet...)


• Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur


• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, comptes rendus, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser


• Assurer l’organisation logistique et administrative du futur Conseil d’Enseignement et de la Vie Étudiante (édition de l’ODJ, convocation, rédaction du compte rendu…) en lien avec la Direction des Formations


• Assurer l’organisation logistique et administrative des commissions spécifiques de la Vie Étudiante en lien avec la Direction de la Vie de Campus


• Être en appui pour l’organisation du futur Conseil scientifique plénier en lien avec la Direction de la Recherche


• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données


• Être en appui des directions et services sur certains sujets administratifs


• Assistant de prévention pour les services administratifs

• Suivre les crédits annuels des dépenses de fonctionnement de la Direction Générale


• Assurer la gestion financière de plusieurs services : gestion des bons de commande via SIFAC, suivi des dépenses, émission des ordres de missions,

Profil

Connaissances et compétences opérationnelles (savoir\-faire) :

• Finances publiques


• Maitriser la bureautique


• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (SIFAC) – formation possible


• Savoir gérer la diversité des sollicitations (et en mesurer l’urgence)


• Hiérarchiser les informations, être capable de rendre compte

• Sens de l’organisation


• Rigueur / Fiabilité


• Réactivité et adaptabilité


• Sens relationnel


• Discrétion et respect de la confidentialité


• Travail en équipe


• Disponibilité et flexibilité

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