Assistant du directeur générales des services H/F

À propos de nous

Située au cœur de Lyon et de Bourg\-en\-Bresse, l’Université Jean Moulin offre un espace d’apprentissage et de recherche centré sur les sciences humaines et sociales. Avec 7 écoles doctorales et 19 unités de recherche, elle développe une recherche interdisciplinaire, en lien avec les grandes questions de société.

Membre de l’Université de Lyon, elle accueille plus de 28 000 étudiants et propose un large éventail de formations du BUT au doctorat dans un cadre d’études de qualité. Ouverte sur l’Europe et sur le monde, l’Université Jean Moulin développe des actions de coopération pédagogique et scientifique sur les 5 continents. Favoriser l’égalité des chances en respectant les différences constitue son ambition première, convaincue que la diversité et les spécificités sont une richesse et que chacun d’entre nous est défini par ses différences.

Mission

Contexte et missions principales :

L’assistant/assistante du Directeur général des services (DGS) assure un soutien opérationnel à l’activité du DGS. Au quotidien, il/elle assiste le DGS dans la gestion du planning, dans l’organisation matérielle des réunions de direction (convocations, ordres du jour, créations de supports, rédaction et diffusion de comptes rendus), et dans le suivi des dossiers. Il/elle est responsable de l’enregistrement et de la diffusion des courriers reçus par la direction de l’université. Il/elle coordonne également la gestion des recours gracieux reçus par la direction de l’établissement.

En lien avec la chargée de pilotage événementiel au sein de la direction générale des services, il/elle participe aux opérations de gestion préparatoires à l’activité événementielle de l’établissement. Enfin, il/elle assure en autonomie le suivi de dossiers opérationnels transversaux, et participe à l’optimisation des procédures de gestion administrative courantes.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Secrétariat du DGS

• Tenir l’agenda du DGS, planifier et organiser des réunions


• Rédiger des courriers, notes et comptes rendus de réunions


• Gérer les déplacements


• Assurer le suivi financier des activités de la Direction générale des services

Secrétariat général

• Gérer le courrier


• Enregistrer les recours gracieux et réaliser les adressages internes


• Assurer le suivi de dossiers transversaux

Evénementiel

• Participer à différentes opérations de gestion de l’événementiel (réservation de salles, demandes d’informations, etc.) pour le compte du DGS, en lien avec la chargée de pilotage événementiel.

Profil

Compétences professionnelles :
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Savoir\- faire :

• Bonne maîtrise des outils bureautiques, (traitement de texte, tableur)


• Capacités d’analyse, de synthèse et de rédaction.


• Autonomie


• Excellentes compétences en communication, écrite et orale


• Capacité à rendre compte

Savoir\-être :

• Discrétion professionnelle


• Sens de l'organisation et respect des délais


• Sens de l’initiative

Diplôme souhaité (s) : BAC à BAC\+3

Expérience souhaitée : Expérience préalable en secrétariat / assistanat de direction.

Connaissances et outils :

• Connaissance de l’environnement et du fonctionnement universitaires


• Connaissances en Anglais appréciées (niveaux B1/B2\)


• Maitrise de la suite Microsoft Office

Spécificités et contraintes du poste :

• Disponibilité en cas d’événements institutionnels (soumise à régime de récupération horaire)


• Forte autonomie


• Expérience préalable en secrétariat / assistanat de direction.

Service recruteur : Direction générales des services

Date de prise de poste : 1er septembre 2026

Temps de travail hebdomadaire : 37h05

Contrat et durée : CDD 12 mois renouvelable

Filière / Grade : Catégorie B

Rémunération mensuelle brute : 1930€ \+ Négociable selon l'expérience

Le poste est ouvert aux personnels contractuels

Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?

• 51 jours ouvrés de congés par an


• Télétravail jusqu’à 2,5 jours par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois

d’ancienneté (avec indemnités à hauteur de 2,88 euros par jour télétravaillés, plafonné à 220 euros par an)

• Organisation possible de la semaine (37h05\) sur 5 jours ou 4,5 jours


• Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et

évolution professionnelle.

• Restauration sur place avec participation financière de l’établissement.


• Emplacement de parking gratuit sur site (voiture \+ vélo).


• Participation de l’établissement aux abonnements de transport en commun


• Participation de l’établissement à la complémentaire santé


• Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel

(Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an).

• Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.

Nous serons plus attentifs aux candidatures avec lettre de motivation

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