Secrétariat de direction et des études H/F

À propos de nous

L’INSA Toulouse est une grande école d’ingénieur·es publique, pluridisciplinaire et internationale, reconnue pour l’excellence de sa formation et de sa recherche. Sous tutelle du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, c’est un Etablissement Public à Caractère Scientifique, Culturel et Professionnel, accrédité par la Commission des Titres d’Ingénieur.

L’INSA Toulouse compte aujourd’hui plus de 3200 étudiant·es dont plus de 500 ingénieur·es aux valeurs humanistes diplômés par an.

Mission

Missions et activités du poste

Rattaché·e au Directeur du département Génie Civil de l’INSA Toulouse, vous participez au bon fonctionnement administratif, pédagogique et logistique du département. Véritable appui à la direction, aux responsables pédagogiques et aux équipes enseignantes, vous contribuez à la mise en œuvre des activités de formation, au suivi des étudiants et au pilotage des actions du département.

Vous assurez également un rôle d'interface entre les différents interlocuteurs internes et externes (étudiants, enseignants, vacataires, services administratifs, partenaires académiques et entreprises).

Dans ce cadre, vos missions seront les suivantes :

Assistance à la direction

• Organiser et préparer les réunions du département (CoDep, CoDep élargi, bilans pédagogiques, pré\-jurys, commissions diverses) : planification, réservation des salles, préparation des supports, élaboration des ordres du jour, collecte et diffusion des documents préparatoires.


• Assurer le suivi administratif des instances : rédaction et diffusion des comptes rendus, archivage des documents et suivi des décisions.


• Préparer les opérations liées aux comités de sélection (recrutement enseignant·e\-chercheur·euse) : coordination logistique, gestion des convocations, relations avec les candidats et les membres des jurys, préparation des dossiers et organisation des visioconférences.


• Participer à la production et à la mise à jour d'outils de suivi, de tableaux de bord et d'indicateurs d'activité.


• Assurer l'accueil téléphonique et le traitement des demandes courantes adressées à la direction.


• Diffuser les informations institutionnelles et pédagogiques auprès des différents publics.


• Contribuer à la mise à jour et à l'évolution des supports de communication du département (site internet, espaces collaboratifs, affichages).


• Assurer le suivi administratif des relations avec les entreprises et participer à la mise à jour des bases de données associées.

• Accueillir, informer et accompagner les étudiants, enseignants et intervenants extérieurs sur les aspects administratifs et pédagogiques.


• Élaborer, mettre à jour et suivre les emplois du temps des différentes formations du département en lien avec les responsables d'année, les enseignants et les services concernés.


• Assurer la gestion administrative de la scolarité dans les outils dédiés : inscriptions pédagogiques, saisie et contrôle des notes, extraction des relevés de notes, suivi des parcours étudiants.


• Gérer le recrutement et le suivi administratif des enseignants vacataires : constitution et contrôle réglementaire des dossiers, suivi des services effectués, saisie dans les applications dédiées et accompagnement des intervenants.


• Participer au suivi des dispositifs spécifiques (sportifs de haut niveau, étudiants en situation particulière, mobilité internationale, doubles cursus, etc.) et rédiger les documents administratifs associés.


• Établir diverses attestations et documents administratifs à destination des étudiants et partenaires.


• Veiller à la fiabilité et à la qualité des données pédagogiques et administratives.

• Participer à l'organisation et à l'optimisation des espaces d'enseignement et de travail du département.


• Assurer le suivi des demandes d'intervention technique et de maintenance auprès des services compétents.


• Mettre à jour les informations diffusées sur les supports d'information du département.


• Assurer le suivi des équipements pédagogiques, du mobilier et des salles d'enseignement en lien avec les personnels techniques concernés.


• Contribuer à l'organisation matérielle des événements, réunions et activités du département.


• Assurer la gestion et la distribution du courrier.

Profil

Profil recherché

De formation de niveau Bac à Bac\+2 minimum dans les domaines de la gestion administrative, du secrétariat, de l'assistanat de direction ou de la gestion de formation, vous justifiez idéalement d'une expérience dans un environnement d'enseignement supérieur, de formation ou au sein d'une structure administrative complexe.

Reconnu·e pour votre sens de l'organisation, votre rigueur et votre capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers, vous savez travailler en autonomie tout en développant des relations de travail constructives avec des interlocuteurs variés.

Votre sens du service, votre réactivité, votre discrétion professionnelle ainsi que vos qualités relationnelles seront des atouts déterminants pour réussir dans ces fonctions.

Compétences et connaissances attendues

Connaissances

• Fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche (apprécié).


• Techniques de gestion administrative et de secrétariat.


• Réglementation relative à la scolarité et aux recrutements d'intervenants vacataires.


• Méthodologie d'organisation et de suivi d'activités.


• Outils bureautiques et collaboratifs (Pack Office ou équivalent).


• Règles de classement, d'archivage et de gestion documentaire.

• Organiser et planifier des activités dans le respect des échéances.


• Assurer le suivi administratif de dossiers multiples et complexes.


• Rédiger des comptes rendus, courriers, notes et documents administratifs.


• Utiliser des systèmes d'information de gestion et de scolarité.


• Produire et exploiter des tableaux de bord et indicateurs de suivi.


• Accueillir, informer et orienter différents publics.


• Travailler en réseau avec des interlocuteurs variés.


• Appliquer des procédures administratives et réglementaires.

• Sens de l'organisation et de la méthode.


• Rigueur et fiabilité.


• Discrétion et respect de la confidentialité.


• Qualités relationnelles et sens du service.


• Capacité d'adaptation et réactivité.


• Esprit d'initiative et autonomie.


• Capacité à travailler en équipe.


• Gestion des priorités et respect des délais.

• CDD de 12 mois, période d’essai de 2 mois.


• Date de début du contrat : 01/09/2026


• En fonction de la grille de rémunération fonction publique des technicien·nes de recherche et de formation, reprise d’ancienneté et expériences


• Horaire hebdomadaire 37h30


• Congés annuels 45 jours \+ RTT pour un temps plein.

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