Office Manager H/F

*Une main de fer dans un gant de velours : nous cherchons une personne d'expérience, extrêmement rigoureuse et à l'aise avec les chiffres, proactive, avec une réelle amabilité et bienveillance dans la relation.*

Qui sommes\-nous

Agence d'architecture d'intérieur installée au cœur du 7e arrondissement de Paris. Nous concevons et réalisons des projets sur mesure pour une clientèle exigeante, en France et à l'international. Structure à taille humaine, nous recherchons la personne de confiance qui sera le pilier administratif et organisationnel de l'agence, en lien direct avec la direction.

Votre rôle

Véritable bras droit du dirigeant, vous occupez un poste central et polyvalent, à la croisée de l'assistanat de direction, de la gestion administrative et financière et du suivi commercial. Vous évoluez en totale autonomie et portez seul(e) la responsabilité du bon fonctionnement quotidien de l'agence, au contact d'une clientèle privée habituée à l'excellence, qui attend un niveau de service, de réactivité et de discrétion irréprochable.

Assistanat de direction et vie de l'agence

· Gestion de l'agenda, des déplacements et de l'organisation des réunions et événements

· Interface entre la direction et les interlocuteurs internes et externes (clients, fournisseurs, partenaires)

· Accueil téléphonique, gestion du courrier, rédaction et archivage des documents

· Circulation fluide de l'information au sein de l'agence

Gestion administrative et financière

· Supervision de la comptabilité générale en lien avec l'expert\-comptable (centralisation des pièces)

· Élaboration et suivi des budgets prévisionnels et des comptes d'exploitation

· Trésorerie, facturation, encaissements, relances clients

· Commandes fournisseurs et suivi des règlements

· Veille au respect des obligations légales de l'entreprise

Ressources humaines

· Transmission des variables de paie au cabinet externe

· Suivi des absences et congés

Suivi commercial et contractuel

· Analyse des besoins clients et établissement des devis

· Chiffrages intégrant coûts, marges et délais

· Rédaction et formalisation des contrats de mission, suivi jusqu'à leur finalisation

· Veille au respect des clauses contractuelles

Votre profil

· Expérience significative (10 ans environ) sur un poste similaire : assistanat de direction, office management ou gestion administrative et financière en PME, idéalement dans l'univers de l'architecture, du design ou des maisons où l'excellence est une évidence

· Maturité professionnelle et solidité personnelle : vous savez gérer avec calme et hauteur des interlocuteurs très exigeants, clients comme collaborateurs

· Une rigueur sans faille : vous êtes une personne carrée, structurée, sur qui tout repose sans que rien ne se perde

· Une vraie aisance avec les chiffres : chiffrages, budgets, trésorerie, marges — c'est votre terrain naturel

· Proactivité et autonomie totale : vous n'attendez pas les consignes, vous anticipez, décidez et rendez compte

· Grande amabilité, bienveillance et sens du service : la fermeté sur le fond, la douceur dans la forme

· Excellente organisation, gestion des priorités et capacité à mener plusieurs missions de front

· Anglais professionnel (échanges écrits et oraux avec une clientèle internationale)

· Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des logiciels de gestion

· Qualités rédactionnelles irréprochables

· Discrétion absolue, sens de la confidentialité et diplomatie

Ce que nous offrons

· CDI à MI\-TEMPS (évolutif) – Convention collective des entreprises d'architecture (IDCC 2332\)

· Rémunération selon profil et expérience

· Poste basé Paris 7e

· Tickets restaurant

· Mutuelle collective AXA

· Prise en charge du Pass Navigo à hauteur de 50 %

· Déplacements occasionnels (réunions, visites de projets) intégralement pris en charge

· Un environnement de travail privilégié, des projets rares et une grande autonomie

Rémunération : 28,00€ à 33,00€ par heure

Question(s) de présélection:

• Disposez\-vous d'une orthographe irréprochable et de solides qualités rédactionnelles, indispensables pour ce poste ?

• Office Manager: 10 ans (Requis)

• Anglais (Requis)


• Français (Requis)

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