Gestionnaire administratif et pédagogique - F/H

À propos de nous

En savoir \+ : https://www.univ\-spn.fr/qui\-sommes\-nous/

L’université Sorbonne Paris Nord en vidéo :

https://www.youtube.com/watch?v\=OSOXsJ0gw8s

Mission

Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse

Composante / Service : UFR Sciences de l’information et de la communication (SIC)

Composition du service (effectifs) : 17

Fonction d’encadrement : non

Rattachement hiérarchique : Directrice administrative de l’UFR SIC

Rattachement fonctionnel : Responsable du pôle FI/FA de l’UFR SIC

Profil de poste susceptible d’évoluer au 1er janvier 2027\.

Gestion des plannings et des emplois du temps

• Assure la gestion du planning d’occupation des locaux d’enseignement et des emplois du temps de toutes les formations de l’UFR, à l’aide de l’application de gestion commune à USPN (HyperPlanning).


• Participer à la conception des emplois du temps par semestre en collaboration avec les responsables pédagogiques et les gestionnaires pédagogiques.


• Mettre à jour l’application HyperPlanning pour les groupes d’étudiants, les regroupements d’enseignements…


• Attribuer les salles de cours et les salles informatiques et assurer le contrôle régulier de leur état (disposition et présence des matériels : tables, chaises, …) en lien avec la responsable financière de l’UFR et le technicien de proximité de la DSI.


• Mettre en œuvre les modifications d’emploi du temps (annulation, report et ajout de cours, arrêts de maladie…).


• Réserver les salles pour des événements spécifiques (colloques, conférences, …).


• Travailler en lien avec l’ensemble des référents HyperPlanning de l’université.

• Informer les étudiants de la législation relative aux stages et mettre à jour la fiche de procédure associée.


• Mettre à jour le formulaire de convention de stage en fonction de la législation en vigueur.


• Vérifier les pièces justificatives et valider les informations saisies.


• Suivre le circuit des signatures (entreprise / équipe pédagogique/ étudiant / directeur de l’UFR).


• Délivrer aux étudiants les conventions de stages en s’assurant du respect de la législation en vigueur.


• Tenir des tableaux de bord de suivi des étudiants en stage.


• Collaborer à l’enquête annuelle sur les stages et son analyse.

• Assurer la gestion administrative et pédagogique des formations initiales, et en formation continue dans le respect de la règlementation et des actions mises en œuvre dans le cadre de la démarche Qualité :


• Gestion et suivi des inscriptions administrative et pédagogique des étudiants en lien avec les responsables de formation, les partenaires pour la FC (FTLV).


• Elaboration du calendrier universitaire et de la constitution des groupes d’étudiants en lien avec le responsable de formation.


• Etablissement des mailings listes d’étudiants.


• Suivi de l’assiduité suivant les modalités propres aux formations initiales.


• Assurer le suivi spécifique des étudiants Erasmus (accueil et départ), notamment pour la validation de leur semestre, en collaboration avec le référent enseignant et la DRI.


• Suivi des stages, des projets tuteurés et des mémoires.


• Assistance à l’organisation des soutenances de mémoires et de projets.


• Organisation des réunions propres aux formations de licence.


• Participation aux conseils de perfectionnement et aux commissions.


• Participation à l’organisation des jurys semestriels (saisie des notes, RNPV, rédaction des PV de jury, relevés de notes, attestations de réussite, suppléments au diplôme).


• Participer à l’organisation des examens et des rattrapages en collaboration avec les enseignants

• Modélisation et suivi de l’évolution des maquettes sur Apogée et Pegase.


• Mettre en œuvre le planning en collaboration avec le responsable du parcours.

• Participer aux salons et actions de communication (JPO, journées d’accueil, forums…).


• En lien avec la chargée de communication, participer à toutes les opérations préparatoires à la

Profil

Connaissances / Savoir

Maîtriser l'organisation et le fonctionnement des établissements de l'Enseignement Supérieur

Connaissance de l’offre de formation de l’UFR et de l’université

Posséder une bonne culture administrative

Connaissances juridiques appliquées au domaine

Maîtrise de l’expression écrite et orale, ainsi que les techniques d’accueil

Maitrise des échéances, rigueur, esprit d’écoute et de curiosité, sens de la négociation, capacités d’anticipation

Savoir organiser et planifier ses activités (rigueur et méthode) et hiérarchiser les urgences

Mettre en œuvre des procédures et des règles

Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique

Être disponible lors des pics d’activités et être réactif

Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel) et l’environnement Web. Maîtriser les applications

informatiques de gestion pédagogique (Apogée, Pégase, HyperPlanning, E\-candidat, Etudes en France, Mon Master, Parcoursup)

Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

Savoir planifier et respecter des délais

Savoir être

Capacités d’analyse, de synthèse et aisance rédactionnelle

Capacité à adapter ses explications aux différents interlocuteurs

Capacités d’écoute

Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe et faire preuve de disponibilité

Être organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail

Savoir s’adapter rapidement et faire preuve de polyvalence

Capacités à prendre des initiatives et à être force de propositions

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