Gestionnaire administratif et pédagogique – F/H

À propos de nous

6 sites (Villetaneuse, Bobigny, Saint\-Denis, La Plaine Saint\-Denis, Argenteuil, Condorcet)

En savoir \+ : https://www.univ\-spn.fr/qui\-sommes\-nous/

L’université Sorbonne Paris Nord en vidéo :

https://www.youtube.com/watch?v\=OSOXsJ0gw8s

Mission

Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse

Composante / Service : UFR Sciences de l’information et de la communication (SIC)

Composition du service *(effectifs)* : 17

Fonction d’encadrement : non

Rattachement hiérarchique : Responsable du pôle FI/FA

Description du poste : missions et activités

Accueil et information

• Accueil, information et orientation des usagers.


• Participation aux salons et actions de communication (JPO, journées d’accueil, forums…)


• Participation aux campagnes de recrutement des étudiants (Etudes en France – E\-candidat) en lien avec les responsables de formation et de la commission de sélection et d’équivalence.


• Accueil des partenaires, participation à l’organisation des évènements de la composante.

• Assure la gestion administrative et pédagogique des formations initiales, et en formation continue dans le respect de la règlementation et des actions mises en œuvre dans le cadre de la démarche Qualité :


• Gestion et suivi des inscriptions administrative et pédagogique des étudiants en lien avec les responsables de formation, les partenaires pour la FC (FTLV).


• Elaboration du calendrier universitaire et de la constitution des groupes d’étudiants en lien avec le responsable de formation.


• Etablissement des mailings listes d’étudiants.


• Suivi de l’assiduité suivant les modalités propres aux formations initiales.


• Assurer le suivi spécifique des étudiants Erasmus (accueil et départ), notamment pour la validation de leur semestre, en collaboration avec le référent enseignant et la DRI.


• Suivi des stages, des projets tuteurés et des mémoires.


• Assistance à l’organisation des soutenances de mémoires et de projets.


• Organisation des réunions propres aux formations de licence.


• Participation aux conseils de perfectionnement et aux commissions.


• Participation à l’organisation et secrétariat des commissions et jurys semestriels (saisie des notes, RNPV, rédaction des PV de jury, relevés de notes, attestations de réussite, suppléments au diplôme).


• Participer à l’organisation des examens en collaboration avec les enseignants conformément aux modalités de contrôle des connaissances : réception et mise en œuvre de la reproduction des sujets…


• Modélisation et suivi de l’évolution des maquettes sur Apogée.


• Mettre en œuvre le planning en collaboration avec le responsable du parcours et la gestionnaire du planning pour l’attribution des salles.


• Organisation des contrôles et rattrapages.


• Participation à l’organisation des cérémonies de remise de diplômes.

• Suivi des heures d’enseignement des enseignants vacataires : suivi des émargements, collecte, contrôle et transmission des heures effectuées au Pôle RH pour mise en paiement pour l’ensemble des formations.


• Complétude des tableaux de bord et suivi du respect des échéances en lien avec les critères qualité.

• Participer à la gestion des dossiers de candidatures sur Parcoursup, Etudes en France et sur E\-candidat en lien avec les responsables de formation.


• Participer à la gestion des dossiers des étudiants étrangers sur Etudes en France en lien avec les responsables de formation.


• Transmettre les dossiers aux responsables pédagogiques en vue des commissions de sélection


• Communiquer les résultats de la commission de sélection aux candidats par le biais des applications dédiées ou par mail

Profil

Connaissances / Savoir

Maîtriser l'organisation et le fonctionnement des établissements de l'Enseignement Supérieur

Connaissance de l’offre de formation de l’UFR et de l’université

Posséder une bonne culture administrative

Connaissances juridiques appliquées au domaine

Savoir faire

Maîtrise de l’expression écrite et orale, ainsi que des techniques d’accueil

Savoir organiser et planifier ses activités (rigueur et méthode) et hiérarchiser les urgences afin de respecter les délais

Mettre en œuvre des procédures et des règles

Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique

Être disponible lors des pics d’activités et être réactif

Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel) et l’environnement Web. Maîtriser les applications informatiques de gestion pédagogique (Apogée, Pégase, Hyperplanning, E\-candidat, Etudes en France, Parcoursup)

Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

Savoir être

Capacités d’analyse, de synthèse et aisance rédactionnelle

Capacité à adapter ses explications aux différents interlocuteurs

Capacités d’écoute

Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe et faire preuve de disponibilité

Être organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail

Savoir s’adapter rapidement et faire preuve de polyvalence

Capacités à prendre des initiatives et à être force de proposition

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