Gestionnaire administratif et pédagogique de l’école doctorale Erasme – F/H

À propos de nous

En savoir \+ : https://www.univ\-spn.fr/qui\-sommes\-nous/

L’université Sorbonne Paris Nord en vidéo :

https://www.youtube.com/watch?v\=OSOXsJ0gw8s

Mission

Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse

Composante / Service : Direction de la recherche (DR) / Pôle études doctorales

Composition du service (effectifs) : 33 (DR) / 7 (pôle études doctorales)

Fonction d’encadrement : non

Rattachement hiérarchique : Responsable du pôle études doctorales

Service central de l’Université, la direction de la recherche est organisée autour de quatre pôles : Administration de la recherche, Etudes doctorales, Financier, Partenariat et ingénierie de projets. Des structures transversales en lien avec la recherche sont adossées à la direction : Juridique, Incubateur, Pépite CréaJ IDF, salle blanche, fonds patrimonial du jeu de société, EUR M\&CS.

Le pôle études doctorales de la direction de la recherche a pour missions d’assurer le secrétariat administratif et pédagogique du troisième cycle (doctorat et HDR), de l’inscription à la soutenance, de dispenser des formations aux doctorants et candidats à l’HDR, d’organiser les différents événements pour les doctorants et d’assurer la gestion administrative des campagnes de contrat doctoraux et des missions d’enseignement.

Gestion administrative de l’école doctorale Érasme

✓ Assister la directrice de l’école doctorale Érasme dans l’exercice de sa mission

✓ Assurer la coordination entre la directrice de l’école doctorale, la directrice adjointe, le responsable du pôle, les membres du conseil de l’ED et les directions des unités de recherche

✓ Planifier les séances des conseils, préparer l’ordre du jour, en assurer le bon fonctionnement sur le plan académique (documentation des séances, gestion des invitations, …), administratif et logistique (application du règlement intérieur, convocation des membres, production de documents de travail, invitation d’intervenants extérieurs, réservation de salles, rédaction de compte\-rendus, …)

✓ Préparer les dossiers des conseils pour le directeur de l’ED, le responsable du pôle et les élus institutionnels

✓ Assurer la diffusion et le suivi des décisions du conseil auprès des différents acteurs concernés

✓ Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs

✓ Gérer et suivre les dossiers thématiques émanant du conseil de l’école doctorale : aide à la mobilité internationale des doctorants, aide aux missions des doctorants, bourses au mérite, contrats doctoraux

✓ Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs sur l’ensemble de la structure

✓ Suivre l’évolution de la règlementation sur l’ensemble d’un domaine de gestion

Gestion pédagogique des doctorants de l’école doctorale Érasme

✓ Assurer l’accueil physique et téléphonique des doctorants et directions de thèse

✓ Accompagner des doctorants et des directions de thèse

✓ Créer et suivre les dossiers de candidature en doctorat sur la plateforme dématérialisée des doctorants

✓ Vérifier les dossiers des doctorants

✓ Suivre les dossiers de réinscription des doctorants

✓ Assurer le suivi pédagogique des doctorants (inscription, césure, abandon, transfert, arrêts de travail...)

✓ Informer les doctorants et les laboratoires sur les procédures d’inscription et de réinscription à l’école doctorale

✓ Actualiser les listes de diffusion des doctorants, docteurs et directions de thèse

✓ Rédiger et transmettre les courriers de l’école doctorale et tout autre document aux différents interlocuteurs

✓ Aide et soutien de l’activité pédagogique de l’école doctorale dans sa globalité

✓ Enquête ministérielle SIREDO

✓ Animation de la vie de l’école doctorale par la préparation d’événements en collaboration avec la coordinatrice des écoles doctorales

✓ Participation au collège des écoles doctorales de l’Université Sorbonne Paris Nord

✓ Préparation des données statistiques dans le cadre de la campagne d’évaluation HCERES pour les écoles doctorales

✓ Participation à l’organisation des élections de l’école doctorale, vérification des listes en lien avec le DAJ

Gestion financière

✓ Suivi du budget de l’école doctorale et de son exécution en liaison avec les partenaires institutionnels : préparer, élaborer, contrôler les actes de gestion de l’ED et son activité sur SIFAC, demande de devis, établissement du service fait

✓ Etablir un état mensuel des comptes

✓ Gestion des virements de crédits

✓ Suivi de l’exécution des missions des doctorants

✓ Gestion et suivi de la taxe d’apprentissage

Qualité

✓ Appliquer la réglementation (les statuts de l’Université, l’arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat modifié par l’arrêté du 26 août 2022\)

✓ Participer au bon fonctionnement du service

✓ Appliquer la politique de qualité

✓ Respecter les procédures qualité

✓ Chercher régulièrement à améliorer l’organisation du service

Profil

Connaissances / Savoir

Connaissance de l’environnement professionnel (doctorat)

Règlementation applicable au doctorat

Structures de l’établissement

Savoir faire

Savoir planifier et organiser les tâches

Capacité à suivre plusieurs dossiers en parallèle

Travailler dans un calendrier contraint

Capacité d’analyse et de synthèse

Maîtriser un ensemble de règles et de procédures en gestion administrative

Appliquer et faire appliquer les textes règlementaires

Maîtrise du logiciel Apogée, plateforme des doctorants, SIFAC Savoir utiliser les logiciels de bureautique (Word, Excel)

Compréhension écrite et orale de l’anglais

Savoir être

Disponibilité, rigueur et patience

Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe

Savoir informer et rendre compte à son supérieur hiérarchique

Être disponible lors des pics d’activités et être réactif

Capacité à adapter ses explications aux différents interlocuteurs

Être organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail

Faire preuve de confidentialité au regard des données traitées

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