Assistant ou assistante du service développement patrimoine bâti

La direction patrimoine immobilier regroupe 70 agentes et agents qui travaillent pour :

• moderniser et adapter le patrimoine immobilier (\+ de 300 bâtiments départementaux et 83 collèges publics pour près d’1 000 000 m²)


• construire, reconstruire, moderniser le parc des collèges publics


• rendre accessible et adapter le parc immobilier tertiaire


• poursuivre notre effort de transition écologique des bâtiments


• rénover et mettre en valeur les monuments historiques


• organiser la réhabilitation et l’entretien des bâtiments en lien avec les équipes déconcentrées


• piloter et suivre la mise en œuvre des règlementations liées à l’incendie et l’hygiène sécurité (plan de prévention, amiante, radon, accessibilité, etc.)

La sous\-direction des opérations immobilières assure le pilotage et la coordination des programmes immobiliers liés au développement et à la modernisation du patrimoine. Elle est composée de 29 agentes et agents répartis sur deux services : Service développement du patrimoine bâti et Service modernisation du patrimoine bâti.

Missions et activités

Vous assurez la fonction d'assistant.e du chef de service et du service qui a en charge des opérations de construction et de réhabilitation immobilières, composé d’environ douze personnes. Vous apportez votre contribution en termes d’organisation générale, de gestion, d’information, de saisie et de classement.

Assistance à la coordination et à l'organisation du service :

• Accueil téléphonique et physique, orienter les interlocuteurs internes et externes.


• Gestion de l'agenda, organisation de réunion et des déplacements.


• Gestion du courrier du service (entrant et sortant).


• Assistance des agents du service au classement et à l’archivage.


• Organisation du service : congés (gestion des absences), suivi des tâches, gestion de l’espace collaboratif (informatique) de service, suivi des ressources du service (fournitures, …).

Contribuer à la production du service :

• Mise en forme de courriers et notes, saisie et suivi sous e\-courrier (logiciel courrier), suivi des parapheurs (papier et électronique), numérisation.


• Prise de note et rédaction de comptes\-rendus.


• Demandes d’informations formulées par d’autres services : organisation du recueil d’information et synthèse/mise en forme des éléments de réponse


• Préparation de dossiers pour réunion;


• Saisie et suivi des rapports et délibérations sous AirsDelib / Adel, en lien avec les autres services de la direction, suivi des rapports pour la commission d’appel d’offres pour le service


• Assurer certaines tâches liées à la commande publique en tant que de besoin (congés ou surcharge ponctuelle) en appui à l’Assistant(e) marchés du service : logiciel Grand Angle pour le suivi et la validation des bons de commande, envoi des actes de sous\-traitance et des avenants, ATEXO pour le suivi des consultations


• Toutes demandes particulières émanant de la cheffe de service


• Travail en binôme avec le secrétariat du service modernisation du patrimoine bâti, notamment pour la répartition des tâches pendant les congés, RTT, temps partiel, permanences téléphoniques...

Compétences attendues

• Goût du travail en équipe


• Bonnes capacités d’organisation, gestion des priorités, confidentialité,


• Rigueur, maitrise de l’écrit,


• Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook),


• Aisance avec les logiciels métiers (logiciels spécialisés : e\-courrier, AirsDelib / Adel, Grand Angle, ATEXO …)


• Quelques connaissances de la commande publique seraient appréciées

Profil et expérience

• Expérience en secrétariat

Avantages sociaux

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