Assistant ou Assistante au sein d'un Cabinet d'un adjoint ou d'une adjointe au Maire de Paris F/H

Les cabinets d'adjointes et d'adjoints au Maire sont composés d'une cellule de collaborateurs ou collaboratrices et d'une cellule administrative en appui. Les assistants et assistantes ainsi que les rédacteurs et rédactrices font partie de la cellule administrative.

Vous serez sous l'autorité du Directeur de Cabinet et du Chef de Cabinet.

Quelles sont vos missions ?

En tant qu'assistante ou assistant, vous assurerez :

1\. L'accueil :

• L'accueil des invitées et des invités ;


• L'accueil téléphonique interne et externe, les prises de messages ;


• La constitution et l'organisation de fiches de contacts des partenaires internes et externes.

2\. L’agenda :

• La gestion de l'agenda de l’élu dans l’ensemble de ses fonctions d’élu ;


• Le lien avec le cabinet de la Maire, les maires d’arrondissements et des autres élus et élues ;


• Le lien avec les partenaires institutionnels externes (AH\-HP, Agence régionale de santé, associations)


• Soutien ponctuel sur l'agenda des collaboratrices\-collaborateurs.

3\. La logistique :

• La gestion des ressources matérielles en lien avec les services ;


• Soutien sur la gestion du budget du cabinet et des commandes.


• Gestion du logiciel de présence (Chronotime)

4\. Les événements et réunions :

• L'organisation logistique des réunions : réservation de salle, invitation des participants, préparation matérielle, information à la sécurité ;


• Soutien à la chefferie dans l'organisation d'évènements publics : prix, rencontres publiques, colloque, etc.


• Participation à des réunions hebdomadaires avec le reste de l’équipe

5\. Missions transverses :

• L'accompagnement des collaborateurs et collaboratrices dans les missions transversales

Qu’attend\-on de vous ?

Expérience en cabinet d'élue ou d'élu souhaitée mais pas obligatoire

Appétence pour les sujets du monde de la santé

Qualités requises :

• Sens de l'accueil, diplomatie et qualités relationnelles


• Sens du service public, conscience professionnelle, rigueur dans le travail


• Discrétion et réserve


• Organisation et capacité d'adaptation


• Prise d'initiative et autonomie dans le travail


• Esprit d'équipe

Connaissances professionnelles :

• Maîtrise des logiciels et outils informatiques : Word, Excel, Outlook


• Logiciel de réservation de salle, de gestion de la dotation (Rooming’IT, EUDONET) (possibilité de formation par l’équipe)


• Chronotime (possibilité de formation via FMCR)


• Organisation d'agendas

Savoir\-faire :

• Bonne organisation


• Capacité d'adaptation


• Prise d'initiative


• Réactivité

Les \+ du poste* Vous serez intégré intégrée au sein d’une équipe dynamique au coeur d’une délégation aux sujets passionnants.

• Service de restauration municipal à proximité


• Jusqu’à 27 jours de RTT


• Participation à la mutuelle et adhésion possible à une garantie prévoyance maintien de salaire


• Participation aux frais de transport en commun (75% pour la ville de Paris) et/ou le forfait mobilité durable pour ceux qui viennent en vélo


• Offre variée du comité des oeuvres sociales (loisirs, action sociale…)


• Politique active de formation et une organisation apprenante


• Versement forfaitaire destiné à couvrir une partie des cotisations complémentaires de santé


• Possibilité d’ouvrir un Compte Epargne\-Temps

Quelles particularités du poste ?

La Ville de Paris et ses établissements publics accompagnent leurs agentes et agents en situation de handicap. Ils mettent en place des aménagements à toutes les étapes de leur carrière et quelles que soient les particularités de leur poste.

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