Secrétaire (H/F)

À propos de nous

L’établissement Saint\-Jean de Passy est fondé en 1839 par les Frères des Écoles Chrétiennes. Il s’appelle alors le Pensionnat de Passy et deviendra Saint\-Jean de Passy en 1933\. C’est à travers une histoire longue de 180 ans que nous retrouvons le fondement d’une Ecole qui recherche l’excellence dans la formation de ses élèves : une formation intellectuelle, humaine et spirituelle.

Mission

Sous l’autorité du directeur des CPGE et de l’Ecole Professorale et en lien avec les familles, la/le secrétaire assure le suivi de dossiers administratifs lors des inscriptions et de réinscriptions des élèves et assure les missions courantes de secrétariat (gestion du courrier, des appels téléphoniques).

La/le secrétaire travaille dans un état d’esprit respectueux du caractère propre d’une Institution catholique et dans la pleine adhésion au projet éducatif et pastoral de l’établissement.

Mission 1 : Fonction secrétariat famille/élèves (80%) fonction n°27

• Elle/il prend en charge toutes les tâches et activités administratives liées aux familles et aux élèves (dossiers d’inscriptions et de réinscriptions) pour les CPGE et l’Ecole Professorale ;


• Elle/il assure une permanence téléphonique, elle s’assure de l’envoi de courrier si besoin ;


• Elle/il est en soutien aux tâches connexes liées aux inscriptions en lien notamment avec la comptabilité (rentrer des données dans les logiciels Charlemagne) ;


• Elle/il fait les remontées de chiffres pour tout ce qui concerne les inscriptions CPGE et l’Ecole Professorale (nombre de dossiers présentés, nombre d’entretien réalisés, nombre de dossier retenus) et gère les statistiques générales.


• Elle/il est en charge toutes les tâches et activités administratives liées aux familles et aux élèves (dossiers d’inscriptions, dossier scolaire) ;


• Elle/il assure une permanence téléphonique ;


• Elle/il est en soutien au préfet pour les différentes inscriptions et tâches connexes (inscription aux universités, aux différents concours, rentrer des données dans les logiciels Charlemagne, ajustement de la restauration…) ;


• Elle/il gère la base de données de logements et est en lien avec les familles et les propriétaires ;


• Elle/il gère les abonnements.

• Elle/il assure avec et en soutien du préfet CPGE la logistique des activités des étudiants ;


• Elle/il aide à organiser les différents évènements des CPGE et de l’EP : week end d’intégration, semaine à Montligeon, nuit du bien commun, différents diners, conseils de classe (salle et repas), JPO, salon CPGE ou journées portes ouvertes pour l’EP ;


• Elle/il aide à l’organisation matérielle CPGE et de l’EP : envoi circulaire, gestion salle, lien avec la surveillance générale pour les besoins en surveillants, carte photocopie et dossier pour les professeurs, commande des polos de promotion CPGE…

• Elle/il aide à toutes les tâches et les activités en lien avec la gestion des dossiers des enseignants et les relations administratives avec le rectorat (remontées des heures de colles) en lien avec le préfet.

Profil

Nous recherchons un(e) secrétaire organisé(e), rigoureux(se) et doté(e) d'un excellent sens de l'accueil pour assurer le bon fonctionnement administratif de l’École Professorale et des CPGE.

Vous êtes reconnu(e) pour votre discrétion, votre sens de l'organisation et votre capacité à gérer plusieurs tâches simultanément. Vous faites preuve d'un excellent relationnel et appréciez le travail en équipe, tout en étant capable de travailler de manière autonome.

Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et la connaissance du logiciel Charlemagne serait un plus. Une expérience dans un établissement scolaire ou dans un environnement administratif similaire serait appréciée.

Vous aurez à cœur d'accueillir les élèves, les familles et les différents interlocuteurs avec professionnalisme et bienveillance, tout en assurant le suivi administratif des dossiers et en contribuant au bon fonctionnement de la vie de cette unité pédagogique.

Votre réactivité, votre sens des priorités et votre capacité d'adaptation feront de vous un(e) véritable soutien pour la direction et l'ensemble de l'équipe éducative.

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