Secrétaire de recherche (F/H/X)
L’UCLouvain recrute un·e Secrétaire de recherche (F/H/X)
Référence du poste : SF 38562
Publication interne et externe jusqu'au 28/06/2026
Pour le "Earth and Life Institute" (ELI), du Secteur des sciences et technologies (SST)
Site principal : Louvain\-la\-Neuve
Contrat à temps partiel (50%) pour une durée déterminée jusqu'au 30/05/2027, suivi d'un CDI
Entrée en fonction : dès que possible
Contexte / Mission
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Le/la titulaire assurera la fonction de support administratif aux activités de recherche du pôle *Écologie et biodiversité* (ELIV) au sein d’un institut de recherche dont les activités sont centrées sur le système Terre (*Earth and Life Institute* \- climat, biodiversité, environnement, chaînes alimentaires).
Il/elle rejoindra la cellule secrétariat de l’institut, dans laquelle il/elle assurera prioritairement le soutien des équipes du pôle ELIV.
Fonction
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Dans le cadre de cette fonction, le/la titulaire sera amené·e à assurer :
- l’accueil au sein du pôle ;
- l’accueil des nouveaux membres du pôle : mise à disposition des ressources matérielles nécessaires, demande et suivi des cartes d’accès, vignette parking, accès …;
- le support logistique général, notamment l’implication active dans l’organisation d’évènements au sein du pôle ;
- la mise à jour de données (mailing listes, listing des coordonnées des membres, mise à jour de la signalétique, …) ;
- la communication interne au pôle (newsletter, diffusion des informations générales sur base de listes de diffusion, informations factuelles : nouveaux engagé·es, événements à venir…) ;
- la rédaction du procès\-verbal des réunions du bureau du pôle ;
- la participation aux réunions de l’équipe administrative de l’institut, et la contribution à l’implémentation des actions et solutions administratives partagées au niveau de l’institut ;
- le développement et le maintien d’une bonne connaissance de l’institut et de l’institution et de ses rouages organisationnels ;
- le maintien de bonnes relations avec les services de support au sein de l’Institut et de l’institution.
*Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.*
Qualifications et aptitudes requises
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- Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) en secrétariat ou diplôme de niveau bachelier avec expérience en (ou intérêt pour) secrétariat ;
- Polyvalence et motivation pour l’apprentissage de nouveaux outils ;
- Maîtrise des outils numériques de base: traitement de texte, tableur, Teams, fichiers partagés ;
- Volonté de se former perpétuellement aux nouvelles technologies et outils de support administratif, notamment liées à l’IA ;
- Bonnes capacités de communication tant orales qu’écrites en français, ainsi que capacités à communiquer en anglais avec le public international de l’entité ;
- Sens de l’accueil, esprit d’équipe et facilité de contact avec différent·es interlocuteurs·trices ;
- Esprit d'initiative, proactivité pour aller chercher de l'information, sens de l’organisation et capacité à organiser son travail de manière autonome, de trouver des solutions et d’établir des priorités ;
- Sens des responsabilités, de la discrétion et de la convivialité ;
- Esprit de synthèse et capacité d’analyse ;
- Proactivité afin de rester informé·e des activités et projets au sein de l’entité ;
- Envie de travailler à l’interface entre plusieurs équipes constituées de collègues aux profils variés (étudiant·es, chercheur·es, académiques....) passionné·es pas les questions de transition.
Notre offre
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- Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles ;
- Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;
- Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;
- Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement ;
- L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;
- La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;
- Un environnement de travail agréable et facilement accessible (ville piétonne à LLN, espaces verts…) ;
- Et plus encore, consultez notre page « Avantages » via ce lien.
Si, en raison d’un handicap, d’un trouble ou d’une maladie, vous souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de recrutement, merci de nous contacter à l’adresse jobs\-diversite@uclouvain.be. Nous relayerons votre demande de manière confidentielle à la personne en charge de ces questions.
Les valeurs qui sous\-tendent notre politique du personnel sont visibles en suivant ce lien :
Politique du personnel \| UCLouvain
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