SECRETAIRE DE DIRECTION H/F

Description de l’offre d’emploi
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Au sein de la Direction des Affaires Techniques, Économiques et Logistiques, vous assurez le secrétariat de direction et contribuez au bon fonctionnement administratif du service. Véritable interlocuteur(trice) des équipes internes, des fournisseurs et des prestataires, vous participez à la coordination des activités de la direction et apportez un appui essentiel dans la gestion administrative, budgétaire et organisationnelle.

Vous êtes également impliqué(e) dans le suivi d'un portefeuille d'achats ainsi que dans l'organisation des réunions de la Formation spécialisée en matière de santé, sécurité et conditions de travail (F3SCT) du Comité Social et Économique (CSE).

Missions principales

• Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction des Affaires Techniques, Économiques et Logistiques.


• Informer, orienter et accompagner les interlocuteurs internes, les fournisseurs et les prestataires.


• Gérer l'agenda du Directeur et organiser les réunions, rendez\-vous et déplacements.


• Assurer le suivi administratif d'un portefeuille d'achats (documentation, abonnements, revues et publications).


• Sélectionner les prestataires selon les procédures en vigueur.


• Émettre les bons de commande et assurer le suivi des commandes.


• Contrôler et liquider les factures.


• Participer au suivi budgétaire des dépenses du portefeuille confié.


• Préparer les réunions de la Formation spécialisée en matière de santé, sécurité et conditions de travail (F3SCT) du CSE : élaboration des ordres du jour, centralisation des questions et préparation des éléments de réponse.


• Assurer le suivi des actions décidées lors des réunions et veiller à leur bonne mise en œuvre.


• Participer au classement, à l'archivage et à la gestion documentaire de la direction.

Formation

BTS secrétariat ou équivalent

Expérience

• Confirmé : 3 à 5 ans dans des fonctions administratives ou commerciales


• Confirmé : Maîtrise du pack office

• Réactivité et gestion des priorités


• Intelligence relationnelle


• Organisation et méthode


• Loyauté, intégrité, devoir de réserve et discrétion professionnelle

• Durée du contrat (en jours) : 540


• Nombre d’heures hebdomadaires : 38

• Travail en journée

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