Secrétaire de Direction
L'APEAJ est une association toulousaine à taille humaine engagée dans l'accueil et l'accompagnement des enfants et jeunes en difficultés âgées de 3 à 20 ans. À travers ses différentes actions et ses équipes, elle œuvre au quotidien pour favoriser l'inclusion, l'autonomie et le bien\-être des personnes accompagnées. Afin de renforcer son équipe administrative, l'APEAJ recherche un(e) Secrétaire de direction qui soit un véritable appui de la Direction d'établissement.
MISSIONS
Accueil et secrétariat administratif :
\- Assurer l'accueil téléphonique et physique de la Direction de l'association
\- Identifier les demandes, apporter un premier niveau de réponse et orienter les interlocuteurs vers les services ou professionnels concernés
\- Réceptionner, traiter et transmettre les courriers et courriels
\- Rédiger et mettre en forme les différents documents administratifs
\- Garantir la qualité de présentation, la confidentialité et la traçabilité des documents traités
Secrétariat de la Direction Générale :
\- Assister la Direction au quotidien et faciliter son organisation
\- Organiser et préparer les réunions (convocations, ordre du jour, dossiers préparatoires, supports et documents nécessaires)
\- Assurer le suivi administratif des décisions et actions confiées par la Direction
\- Préparer et diffuser les courriers, notes et documents institutionnels
\- Assurer le suivi des échéances administratives et institutionnelles
\- Classer et archiver les dossiers de la Direction
Secrétariat des instances associatives :
\- Préparer les réunions du bureau, du Conseil d'administration et de l'Assemblée Générale
\- Contribuer à l'élaboration et à la mise en forme des ordres du jour
\- Préparer et rassembler les documents nécessaires aux instances
\- Formaliser les comptes rendus et procès\-verbaux de réunion
\- Assurer la diffusion des documents auprès des administrateurs et interlocuteurs concernés
\- Tenir à jour les dossiers institutionnels et les documents de référence de l'association
Missions transversales
\- Participer à l'organisation d'évènements et de réunions institutionnelles
\- Gérer la commande des fournitures
\- Assurer l'accueil et le suivi des prestataires de services (société d'entretien, traiteurs, intervenants Apave,.)
COMPETENCES ET PROFIL RECHERCHE
Techniques et fonctionnelles :
\- Capacités rédactionnelles et orthographiques
\- Maîtrise des techniques de prise de notes et de rédaction de comptes rendus
\- Bonne maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, .)
Relationnelles et comportementales :
\- Autonome et savoir prioriser ses activités
\- Réactive et capable de gérer plusieurs situations en même temps
\- Discrétion et respect de la confidentialité
\- Sens du service et de l'accueil
\- Polyvalent(e) et adaptable
\- Etre force de proposition
QUALIFICATION ET EXPERIENCE
Formation de niveau Bac à Bac \+ 2 exigé, en secrétariat ou gestion administrative
Expérience d'au moins 5 ans sur un poste similaire
Connaissance du secteur associatif
Expérience dans le secteur du médico\-social appréciée
CONDITION D'EXERCICE DU POSTE
\- Poste à pourvoir en CDD à temps plein du 14/09/26 au 07/10/26, puis à temps partiel du 08/10/26 au 29/11/26
\- Congés à chaque période de vacance scolaire
\- Grille salariale CCN66 Technicien supérieur avec reprise possible de l'expérience
\- Majoration familiale
\-Proximité du métro Barrière de Paris
\- Possibilité de prendre le repas à la cantine
Rémunération : 2 100,00€ à 2 635,00€ par mois
Avantages
- Prise en charge du transport quotidien
- Restaurant d'entreprise
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