Secrétaire administratif·ve et pédagogique de département - F/H
Employeur
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Aix\-Marseille Université (AMU) première université francophone avec 84 000 étudiants et 8 500 personnels, offre plus de 1 000 diplômes dans 17 facultés, écoles et instituts sur 54 sites répartis dans 4 départements et 10 villes.
Université labellisée Initiative d’Excellence, AMU rassemble 123 structures de recherche, 13 écoles doctorales et 21 instituts interdisciplinaires, et s’engage pour la diversité, l’inclusion et la lutte contre la précarité afin de soutenir les réussites collectives et individuelles au service du progrès de la société.
AMU a des offres d’emploi handi\-accessibles, promeut l’inclusion et l’égalité dans un environnement respectueux.
Mission
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Au sein de l’IUT de Marseille, l’agent recruté assurera un poste partagé : 3 jours par semaine au département GEII et 2 jours par semaine au département MT2E.
L’agent recruté aura pour missions le secrétariat lié à la formation initiale et à l’apprentissage, la gestion administrative des départements et la contribution à la gestion pédagogique.
Activités principales au département GEII :
- Accueillir, informer et orienter les étudiants et professionnels
- Gérer les emplois du temps : annulations, décalages et planification des cours sur le logiciel ADE, en collaboration avec la direction des études
- Communiquer avec les vacataires et les étudiants concernant les modifications d’emploi du temps
- Gérer et traiter les informations orales (téléphone) et écrites (courrier, messagerie)
- Saisir, mettre en forme et éditer des documents
- Gérer les candidatures des futurs étudiants pour le BUT par apprentissage, en collaboration avec l’enseignant responsable du recrutement (tri des dossiers, listes, courriers, suivi)
- Effectuer le suivi des absences pour les formations initiales et apprentissage, en lien avec le CFA
- Gérer les demandes de rattrapage aux examens
- Saisir les notes, préparer et lancer les jurys sur le logiciel APOGEE, éditer les relevés de notes
- Gérer les conventions de stages des étudiants
- Vérifier et saisir les dossiers de recrutement des enseignants vacataires dans l’application ARES
- Gérer et préparer les mises en paiement des heures de cours des enseignants et vacataires sur ARES
- Suivre certaines commandes et leur livraison
- Gérer le petit matériel du département
- Classer et archiver les documents
- Assurer le secrétariat et la gestion administrative du département
- Contribuer à la gestion pédagogique
- Gérer et traiter les informations orales et écrites (téléphone, courrier, messagerie)
- Saisir, mettre en forme et éditer les documents d’organisation et de gestion des activités du département
- Gérer les conventions de stages des étudiants
- Effectuer le suivi des absences des étudiants en alternance
- Vérifier et saisir les dossiers de recrutement des enseignants vacataires dans l’application ARES
- Gérer et préparer les mises en paiement des heures de cours des enseignants et vacataires sur ARES
- Suivre les cohortes et participer aux enquêtes
- Classer et archiver les documents
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Compétences requises :
- Connaître les règles de base en matière de gestion administrative et de secrétariat
- Connaître l’organisation et l’offre de formation de la composante
- Connaître l’organisation générale de l’université
- Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de l’IUT
- Maîtriser les techniques générales de gestion administrative et de secrétariat
- Maîtriser les logiciels bureautiques courants (Word, Excel)
- Connaître les applications APOGEE, Post Bac, E\-candidat, SIFAC, ARES et les logiciels d’emploi du temps éventuels (Hyperplanning, Ypareo, ADE…)
- Autonomie et capacité à gérer les priorités
- Aptitude à travailler en équipe
- Patience et écoute
- Sens du relationnel et de la communication
À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.
Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :
- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile\-travail
- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social
- Secrétaire administratif·ve et pédagogique de département \- F/H
Structure
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Composantes \- IUT
Localisation
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Marseille
Campus
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ETOILE (ST JERÔME / CHÂTEAU GOMBERT…)
Type d'Offre
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Externe
Statut
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CDD
Catégorie Fonction Publique
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C
Corps du poste
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ATRF
Spécialité
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BAP J \- Gestion et Pilotage
Emploi\-Type
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REFJ5X41 \- Adjoint\-e en gestion administrative
Domaine Professionnel
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Pilotage administratif
Niveau d'Etudes
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BEP / CAP
Niveau d'Expérience
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Tous niveaux d'expérience
Télétravail
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NON
Date de publication de l'offre
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Jeudi 28 mai 2026
Prise de poste
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Dès que possible
Durée du Contrat
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12 mois
Rémunération Brute
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1801\.74 € (Euros) par mois
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