Secrétaire administratif polyvalente H/F

Secrétaire administrative – Entreprise de chauffage (H/F)

Lieu : Vienne (38\)
Type de contrat : CDI – Temps plein
Rémunération : Selon profil et expérience
Prise de poste : À définir

À propos de notre entreprise

Entreprise spécialisée dans l'entretien, le dépannage et la maintenance des systèmes de chauffage, nous intervenons auprès d'une clientèle de particuliers, de professionnels, de régies immobilières et de copropriétés.

Dans le cadre de notre activité, nous recherchons une secrétaire administrative (H/F) afin de renforcer notre équipe et d'assurer le bon suivi administratif et organisationnel de nos interventions.

Nous recherchons une personne organisée, rigoureuse et polyvalente, idéalement familiarisée avec le secteur du chauffage et de la maintenance.

Vos missions

En lien direct avec la direction et les équipes techniques, vous serez chargée d'assurer la gestion administrative quotidienne de l'entreprise.

Gestion administrative et secrétariat

• Assurer l'accueil téléphonique et le traitement des demandes clients.


• Répondre aux courriels et assurer le suivi des échanges avec les clients, fournisseurs et partenaires.


• Rédiger et mettre en forme les courriers, courriels et documents administratifs.


• Assurer le classement, l'archivage et le suivi des dossiers clients.


• Mettre à jour les informations dans les logiciels et outils de gestion de l'entreprise.

Gestion des interventions et planning

• Réceptionner les demandes d'entretien, de dépannage et de maintenance.


• Organiser et planifier les rendez\-vous des techniciens en fonction des urgences et des disponibilités.


• Assurer le suivi des interventions et des rendez\-vous clients.


• Informer les clients des dates et horaires d'intervention et les prévenir en cas de modification.


• Transmettre aux techniciens les informations nécessaires à la bonne réalisation de leurs interventions.


• Assurer la coordination entre les clients, les techniciens et la direction.

Gestion commerciale et suivi des dossiers

• Établir et transmettre les devis, contrats d'entretien et documents associés.


• Assurer le suivi des devis envoyés et des accords clients.


• Préparer les dossiers d'intervention et de maintenance.


• Assurer le suivi des contrats d'entretien et des échéances.


• Participer à la facturation et au suivi des règlements.


• Effectuer les relances administratives nécessaires auprès des clients.


• Assurer le suivi des demandes auprès des régies immobilières, syndics et partenaires professionnels.

Suivi des techniciens

• Assurer le lien quotidien avec les techniciens sur le terrain.


• Transmettre les informations utiles aux interventions.


• Suivre les comptes rendus d'intervention et les documents transmis par les techniciens.


• Veiller à la bonne mise à jour des dossiers après chaque intervention.

Profil recherché

Vous justifiez idéalement d'une expérience réussie sur un poste de secrétaire administrative, assistante administrative ou secrétaire technique.

Une connaissance du secteur du chauffage, de la plomberie, de la maintenance ou du bâtiment serait un véritable atout.

Nous recherchons une personne :

• Organisée, rigoureuse et méthodique.


• Polyvalente et capable de gérer plusieurs tâches simultanément.


• À l'aise avec les outils informatiques et les logiciels de gestion.


• Dotée d'un bon relationnel et d'une bonne expression écrite et orale.


• Réactive, autonome et capable de gérer les priorités.


• À l'aise au téléphone et dans les échanges avec les clients.


• Appréciant le travail en équipe et la coordination avec les techniciens.

Compétences et connaissances appréciées

• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Word, Excel et la messagerie électronique.


• La connaissance du logiciel Infovab serait un véritable plus.


• Connaissance du fonctionnement d'une entreprise de chauffage ou de maintenance.


• Connaissance des contrats d'entretien, de la planification des interventions et du suivi client.


• Une expérience dans la gestion administrative d'une entreprise du bâtiment serait appréciée.

La connaissance du métier et du logiciel Infovab n'est pas nécessairement indispensable si vous disposez d'une solide expérience administrative et d'une réelle capacité d'adaptation.

Conditions du poste

• Contrat : CDI à temps plein.


• Lieu de travail : Vienne (38\).


• Date de prise de poste : À convenir.


• Environnement de travail : Entreprise à taille humaine, en lien quotidien avec la direction et les équipes techniques.

Pourquoi nous rejoindre ?

Vous souhaitez intégrer une entreprise à taille humaine dans laquelle votre rôle est essentiel au bon fonctionnement de l'activité ?

Vous appréciez les missions variées, le contact client et le travail en équipe ?

Rejoignez\-nous et participez activement à l'organisation et au développement de notre entreprise.

Candidature

Vous êtes intéressée par ce poste et pensez correspondre au profil recherché ?

Nous vous invitons à nous transmettre votre CV accompagné, si vous le souhaitez, de quelques lignes présentant votre parcours et votre motivation.

Nous serons ravis d'étudier votre candidature et d'échanger avec vous.

Rémunération : 1 550,00€ à 1 650,00€ par mois

Avantages 

• Restaurant d'entreprise

Lieu du poste : En présentiel

Cette annonce provient de Indeed. Voir l'annonce originale ↗