Référent administratif secrétariat de Radiologie - Temps plein (H/F/X)
Temps complet
Département: Administration \& ICT
Description de l'entreprise
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Au cœur de Bruxelles, nous prenons soin de tout un chacun. La Clinique Saint\-Jean est un lieu d'écoute et de respect des différences. Cela vaut pour nos plus de 30\.000 patients et pour nos 1\.800 collègues. Ensemble, nous nous engageons à offrir les meilleurs soins, en utilisant des traitements de pointe et des nouvelles technologies. Et ensemble, nous créons un environnement où tout le monde se sent chez soi.
Aimez\-vous organiser, coordonner et soutenir une équipe dans un environnement hospitalier ?
Le secrétariat de Radiologie est à la recherche d’un(e) coordinateur(trice) administratif(ve), véritable moteur du fonctionnement quotidien du service et point de contact central pour l’équipe.
Description du poste
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Dans ce rôle stimulant, le/la référente.e administrative du secrétariat Radiologie garantit le bon fonctionnement du secrétariat, veille au respect des procédures, à l'optimisation des processus et s’assure de l’exécution efficace des tâches par l’ensemble de l’équipe des secrétaires. Ainsi vous contribuez à offrir aux patients une prise en charge fluide et de qualité.
Responsabilités spécifiques
- Gestion du personnel (horaires, congés etc)
- Gestion des inscriptions des patients
- Suivi de la facturation, des erreurs de facturation et gestion des plaintes
- Suivi des examens non protocolés ou non transmis
- Interface avec le service IT concernant les logiciels radiologiques (notamment PACS on Web)
- Gestion des agendas en radiologie (IRM, RX, CT, etc.) :
+ Adéquation entre la prescription et l’examen demandé
+ Suivi des plages horaires réservées aux prescripteurs afin d’éviter toute sous\-utilisation
- Mise à jour et suivi du vade\-mecum du secrétariat :
Autres missions
- Amélioration de l’expérience patient au guichet
- Formation des secrétaires à la gestion des situations difficiles
- Optimisation du flux de prise de rendez\-vous (bornes, e\-mail, call center, guichet), en semaine et le week\-end
- Participation à la mise en place du nouveau système (Epic): gestion des demandes/prescriptions d’avances; organisation d’un système de contrôle et de validation des rdv
- Mise en place et suivi du processus d’onboarding des nouveaux collaborateurs
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- Leader empathique, diplomate et motivé
- Bonne gestion du stress
- Excellentes compétences organisationnelles
- La connaissance des logiciels Medes/Wish constitue un atout
- Esprit d’équipe, collaboration étroite avec les secrétaires, les technologues et les radiologues
- Expérience en milieu hospitalier
- Capacité à déléguer les tâches et à superviser de manière positive, avec une répartition claire des responsabilités
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Nous offrons:
- Un contrat à durée déterminée de 6 mois, renouvelable et en vue d'un fixe
- Un cadre de travail stimulant et enrichissant
- Une rémunération barémique IFIC avec reconnaissance de votre ancienneté pertinente
- Assurance hospitalisation après 6 mois et assurance accident vie privée
- 25 jours de congé/an (au prorata du temps de travail) ainsi que des jours de congé supplémentaires à 50, 52 et 55 ans
- Consultations médicales à la Clinique Saint\-Jean aux tarifs mutuelle
- Intervention dans la formation continue
- Soutien à l’apprentissage du néerlandais et/ou du français
- Situation privilégiée au cœur de Bruxelles
- Restaurant d’entreprise à tarif préférentiel
- Un cadre professionnel chaleureux où l'aspect humain est mis en avant
\#LI\-VM1
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