Personal Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Teilzeit

Du organisierst gerne, magst Menschen und nutzt ChatGPT oder Claude jeden Tag? Dann werde die rechte Hand unseres Gründers – 20–25 Stunden pro Woche, 20 € pro Stunde, mit festem Office\-Tag in Ingelheim am Rhein.

AUF EINEN BLICK

\- Teilzeit, 20–25 Stunden pro Woche, unbefristet

\- Wohnort in der Region Ingelheim, Mainz, Wiesbaden oder Frankfurt – Voraussetzung

\- 1 fester Tag pro Woche vor Ort in Ingelheim am Rhein, weitere Vor\-Ort\-Termine nach Absprache mit Vorlauf (z. B. Pakete, Post, Termine) – sonst remote

\- Start ab sofort oder nach Absprache

\- 20 € pro Stunde (20\.800–26\.000 € brutto im Jahr, je nach Stundenzahl)

WER WIR SIND

Die EB Essentialbag GmbH ist eine Marke aus Ingelheim für smarte Alltagsbegleiter: Portemonnaies mit Tracker\-Funktion, Schlüssel\-Tracker, Sling Bags und mehr. Rund 300\.000 Bestellungen und über 3\.500 Trustpilot\-Bewertungen später wachsen wir weiter.

Unser Gründer Marvin verbringt zu viel Zeit mit Orga, Admin und Abstimmungen. Das soll sich ändern – mit dir.

WORUM ES GEHT

Bei dieser Rolle stehen Menschen im Mittelpunkt: unser Team, Geschäftspartner, Lieferanten und Marvins Netzwerk. Oft bist du die erste Stimme, die sie von uns hören. Ein Anruf statt einer Standard\-Mail, eine persönliche Karte, ein Dinner, das sich gut anfühlt – dafür nimmst du dir Zeit.

Damit diese Zeit bleibt, arbeitest du mit KI. Bei uns laufen schon heute Dutzende KI\-Assistenten (Claude\-Agents), etwa für Meeting\-Notizen, Kalender und Auswertungen. Du übernimmst sie für die Orga und machst sie besser. Die Routine erledigt die KI, den persönlichen Kontakt übernimmst du.

Etwa 70 % deiner Zeit fließen ins Business, etwa 30 % in Marvins private Organisation.

DEINE AUFGABEN

Keine Sorge: Das kommt nicht alles am ersten Tag. Du übernimmst Schritt für Schritt, und vieles davon erledigt die KI mit dir.

Menschen \& Beziehungen

\- Du bist die erste Ansprechperson für Anfragen an Marvin – Austausch\-Calls, Einladungen, Kooperationen: Du vereinbarst Termine, bereitest sie vor und fasst nach

\- Du pflegst Marvins Netzwerk: Du hältst Kontakte aktuell, hast Geburtstage und Anlässe im Blick und organisierst Grüße und Geschenke mit persönlicher Note

\- Du organisierst Austausch\-Dinner mit anderen Gründer:innen und Team\-Events vom Padel\-Turnier bis zum Weihnachtsessen

\- Du bist für das Team da: Willkommen für neue Kolleg:innen, Geburtstage, ein offenes Ohr bei Orga\-Fragen

KI \& Automatisierung

\- Du übernimmst unsere bestehenden KI\-Assistenten für die Orga, prüfst ihre Ergebnisse und verbesserst sie Schritt für Schritt

\- Du wertest ihre Berichte aus und machst daraus konkrete nächste Schritte

\- Du automatisierst deine eigene Routine – Fristen, Kontakte, Anfragen, Belege – und probierst neue KI\-Funktionen aus

Täglich

\- Du behältst Marvins Kommunikation im Blick (E\-Mail, Slack, WhatsApp): Du sortierst, schreibst Antwortentwürfe und leitest Wichtiges weiter

\- Du nimmst Anrufe an und filterst sie

\- Du führst den Kalender aktiv mit Puffern und Fokuszeiten und bereitest wichtige Termine am Vortag vor

\- Du erledigst Admin\-Aufgaben: Tool\-Zugänge, Lieferungen avisieren, Behördenpost, Dokumente zur Unterschrift vorbereiten

Wöchentlich

\- Im festen Check\-in legst du mit Marvin die Prioritäten der Woche fest

\- Du überweist Rechnungen und digitalisierst Belege

\- Vor Ort in Ingelheim nimmst du Pakete, Briefe und Sendungen an und bearbeitest Post und Retouren

\- Du verschickst Meeting\-Notizen und achtest darauf, dass jede Entscheidung einen Verantwortlichen und ein Datum hat

Monatlich und vierteljährlich

\- Du führst den Fristen\- und Vertragskalender und legst Verlängerungen rechtzeitig vor

\- Du machst Fotos und Videos von Marvin für Instagram und LinkedIn

\- Du planst Urlaubsvertretungen im Team, organisierst Quartalsmeetings und räumst Tool\-Zugänge auf

\- Du begleitest die Besetzung neuer Stellen (höchstens eine pro Quartal): Du schaltest die Anzeige, sichtest Bewerbungen, führst Kennenlern\-Calls und legst eine Shortlist vor

Gelegentlich

\- Du buchst Reisen, Flüge und Hotels, auch Lieferantenbesuche in China und E\-Commerce\-Messen

\- Du verschickst Dankespakete an Partner und Lieferanten

\- Du unterstützt Marvin bei privaten Themen: Termine, Verträge, Haushalt, Urlaubsplanung

DAS BRINGST DU MIT

\- Du wohnst in der Region Ingelheim, Mainz, Wiesbaden oder Frankfurt und erreichst Ingelheim am Rhein gut: 1 fester Office\-Tag pro Woche plus Vor\-Ort\-Termine nach Absprache, zum Beispiel für Pakete, Briefe und Sendungen

\- Mindestens 1 Jahr Erfahrung als Personal Assistant, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Assistenzrolle

\- Du magst Menschen: herzlich, verbindlich und souverän am Telefon wie im persönlichen Gespräch

\- Du nutzt KI mit Begeisterung: Du arbeitest täglich mit ChatGPT oder Claude und hast schon etwas damit automatisiert. Du weißt aber auch, wann eine persönliche Nachricht besser ist als eine perfekte KI\-Antwort

\- Du bist strukturiert und absolut zuverlässig: Was du zusagst, ist erledigt, ohne dass jemand nachfragen muss

\- Du bringst Lösungen statt Fragen mit und gehst diskret mit vertraulichen Informationen um

\- Fließendes Deutsch und gutes Englisch in Wort und Schrift

PLUSPUNKTE

\- Führerschein Klasse B

\- Erfahrung mit Notion, Slack und Google Workspace

\- Erste Erfahrung im Recruiting

\- Erfahrung mit Automatisierungen (z. B. Custom GPTs, Claude Projects, Zapier oder n8n)

SO STARTEST DU BEI UNS

\- Woche 1: Laptop und Zugänge, du läufst bei Marvin mit, ihr legt gemeinsam eure Kernzeiten fest

\- Woche 2: Du übernimmst die ersten festen Aufgaben, mit kurzem täglichem Abgleich

\- Woche 3: Du lernst Team und wichtige Partner kennen und übernimmst mehr

\- Woche 4: Wir legen fest, was du eigenständig entscheidest – ab dann wächst deine Verantwortung

DAS BIETEN WIR

\- Direkter Draht zum Gründer: kurze Wege, schnelle Entscheidungen, echter Gestaltungsspielraum

\- Unbefristeter Vertrag, 6 Monate Probezeit

\- 20 Urlaubstage (bezogen auf eine 5\-Tage\-Woche, bei weniger Arbeitstagen anteilig)

\- Ein fester Office\-Tag pro Woche, sonst remote – auf Wunsch verteilst du deine Stunden auf 4 Tage

\- Wellpass: Fitness\- und Gesundheitsangebot

\- Zuschuss zum Deutschlandticket

\- Jährliches Budget für KI\-Weiterbildung

\- An deinem Geburtstag hast du frei

\- Laptop und – wo sinnvoll – ein Diensthandy

\- Nettolohnoptimierung: steuerfreie Zusatzleistungen, die mehr Netto bringen

\- Unsere Produkte gratis

\- Zugang zu Claude und unseren KI\-Assistenten vom ersten Tag an – du lernst KI\-Automatisierung im echten Betrieb

\- Ein ambitioniertes Team und regelmäßige Team\-Events

\- 30 Tage strukturierte Einarbeitung statt Sprung ins kalte Wasser

BEWIRB DICH

Schick uns einfach deinen Lebenslauf und beantworte die kurze Frage zum Arbeitsort – das dauert zwei Minuten. Ein Anschreiben brauchst du nicht. Wir melden uns innerhalb einer Woche.

Gehalt: 20\.800,00€ \- 26\.000,00€ pro Jahr

Möglichkeit zu pendeln/umzuziehen:

• 55218 Ingelheim am Rhein: bereit sein zu pendeln oder vor Antritt der Stelle einen Umzug zu planen (Erforderlich)

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