Personal Assistant / Assistenz der Geschäftsführung

Du organisierst gern, magst Menschen und behältst auch bei vielen Themen den Überblick? Dann werde die rechte Hand unseres Gründers – 20–25 Stunden pro Woche, 20 € pro Stunde, mit festem Office\-Tag in Ingelheim am Rhein.

Auf einen Blick

• Teilzeit, 20–25 Stunden pro Woche, unbefristet


• 20 € pro Stunde (20\.800–26\.000 € brutto im Jahr, je nach Stundenzahl)


• 1 fester Tag pro Woche vor Ort in Ingelheim am Rhein, weitere Vor\-Ort\-Termine nach Absprache – sonst remote


• Wohnort in der Region Ingelheim, Mainz, Wiesbaden oder Frankfurt – Voraussetzung


• Wellpass, Deutschlandticket\-Zuschuss, KI\-Weiterbildungsbudget, Geburtstag frei


• Start ab sofort oder nach Absprache

Die EB Essentialbag GmbH ist eine Marke aus Ingelheim für smarte Alltagsbegleiter: Portemonnaies mit Tracker\-Funktion, Schlüssel\-Tracker, Sling Bags und mehr. Rund 300\.000 Bestellungen und über 3\.500 Trustpilot\-Bewertungen später wachsen wir weiter.

Unser Gründer Marvin verbringt zu viel Zeit mit Orga, Admin und Abstimmungen. Das soll sich ändern – mit dir.

Worum es geht

Bei dieser Rolle stehen Menschen im Mittelpunkt: unser Team, Geschäftspartner, Lieferanten und Marvins Netzwerk. Oft bist du die erste Stimme, die sie von uns hören. Routine übernehmen bei uns KI\-Assistenten – du sorgst für den persönlichen Kontakt und dafür, dass nichts liegen bleibt.

Etwa 70 % deiner Zeit fließen ins Business, etwa 30 % in Marvins private Organisation.

Aufgaben
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Keine Sorge: Das kommt nicht alles am ersten Tag. Du übernimmst Schritt für Schritt.

• Du bist erste Ansprechperson für Anfragen an Marvin: Termine vereinbaren, vorbereiten, nachfassen


• Du führst den Kalender, behältst E\-Mail, Slack und WhatsApp im Blick und nimmst Anrufe an


• Du pflegst Marvins Netzwerk: Geburtstage, Anlässe, Grüße und Geschenke mit persönlicher Note


• Du organisierst Team\-Events, Austausch\-Dinner und Reisen – auch Lieferantenbesuche und Messen


• Vor Ort in Ingelheim nimmst du Pakete und Post an und bearbeitest Retouren


• Du erledigst Admin: Rechnungen, Belege, Fristen\- und Vertragskalender, Tool\-Zugänge


• Du arbeitest mit unseren KI\-Assistenten, prüfst ihre Ergebnisse und machst sie besser


• Gelegentlich: Fotos und Videos von Marvin für Social Media, Begleitung neuer Stellenbesetzungen, private Termine und Verträge

• Du wohnst in der Region Ingelheim, Mainz, Wiesbaden oder Frankfurt und erreichst Ingelheim am Rhein gut


• Mindestens 1 Jahr Erfahrung als Personal Assistant, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Assistenzrolle


• Du magst Menschen: herzlich, verbindlich und souverän am Telefon wie im persönlichen Gespräch


• Du bist strukturiert und absolut zuverlässig: Was du zusagst, ist erledigt


• Du gehst diskret mit vertraulichen Informationen um


• Fließendes Deutsch und gutes Englisch in Wort und Schrift

• Du arbeitest gern mit KI\-Tools wie ChatGPT oder Claude – oder willst es lernen


• Führerschein Klasse B


• Erfahrung mit Notion, Slack und Google Workspace


• Erfahrung mit Automatisierungen (z. B. Zapier oder n8n) oder im Recruiting

• Direkter Draht zum Gründer: kurze Wege, schnelle Entscheidungen, echter Gestaltungsspielraum


• Unbefristeter Vertrag, 6 Monate Probezeit


• 20 Urlaubstage (bezogen auf eine 5\-Tage\-Woche, bei weniger Arbeitstagen anteilig)


• Auf Wunsch verteilst du deine Stunden auf 4 Tage


• Wellpass, Zuschuss zum Deutschlandticket, jährliches KI\-Weiterbildungsbudget, Geburtstag frei


• Laptop und – wo sinnvoll – Diensthandy, Nettolohnoptimierung, unsere Produkte gratis


• Zugang zu Claude und unseren KI\-Assistenten vom ersten Tag an


• Regelmäßige Team\-Events und 30 Tage strukturierte Einarbeitung

• Woche 1: Laptop und Zugänge, du läufst bei Marvin mit, ihr legt eure Kernzeiten fest


• Woche 2: erste feste Aufgaben, kurzer täglicher Abgleich


• Woche 3: du lernst Team und Partner kennen


• Woche 4: wir legen fest, was du eigenständig entscheidest

Schick deinen Lebenslauf und beantworte die kurze Frage zum Arbeitsort – das dauert zwei Minuten. Ein Anschreiben brauchst du nicht. Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden.

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