Office Manager H/F

À propos de Verywell

Verywell est une agence de communication indépendante basée à Toulouse depuis près de 20 ans. Notre équipe d’une trentaine de collaborateurs accompagne des entreprises publiques et privées sur différents territoires de communication : publicité, digital, événementiel.

Votre rôle

Directement rattaché(e) à la Direction Générale et en lien étroit avec notre DAF, vous jouez un rôle central dans le bon fonctionnement quotidien de l’agence.

Administration, pré\-comptabilité, fournisseurs, locaux, logistique, organisation et vie d’agence : votre rôle est de prendre en charge tous ces sujets, de les organiser, de les anticiper et de trouver des solutions lorsque cela est nécessaire.

Un poste polyvalent qui demande de la rigueur et de l’organisation, mais surtout beaucoup d’autonomie, de réactivité et de sens pratique.

Vos missions

1\. Gestion administrative, pré\-comptabilité \& support DAF :

• Centraliser, contrôler et saisir les factures fournisseurs et justificatifs comptables


• Gérer et contrôler les notes de frais


• Assurer le rapprochement et la saisie des justificatifs dans notre ERP (Everwin)


• Préparer et transmettre les éléments nécessaires à la comptabilité


• Assurer le suivi administratif des fournisseurs et prestataires


• Suivre les contrats, abonnements, assurances et différentes échéances administratives


• Gérer le classement et l’archivage des documents administratifs.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des clients et partenaires


• Veiller au bon fonctionnement quotidien des locaux et des équipements


• Gérer les fournitures, consommables et approvisionnements de l’agence


• Gérer le courrier, les colis et les livraisons


• Suivre les prestataires et contrats de services


• Organiser et suivre les interventions de maintenance


• Identifier les dysfonctionnements et prendre en charge leur résolution


• Rechercher de nouveaux fournisseurs ou prestataires, demander des devis et organiser leurs interventions lorsque nécessaire.

• Organiser la logistique des réunions, déplacements et temps collectifs


• Préparer l’arrivée des nouveaux collaborateurs et leur installation matérielle


• Participer à l’organisation des événements internes : déjeuners, soirées, séminaires …


• Veiller au quotidien à ce que les espaces et les moyens mis à disposition de l’équipe soient fonctionnels et agréables


• Prendre en charge les différents besoins logistiques ponctuels de l’équipe.

• Prendre en charge certains sujets administratifs et opérationnels pour la Direction


• Effectuer ponctuellement des recherches d’informations, de solutions ou de prestataires


• Apporter un soutien organisationnel sur les besoins ponctuels de la Direction.

Nous recherchons un profil expérimenté, avec une vraie maturité professionnelle et une expérience significative sur un poste similaire : Office Manager, Assistant(e) de Direction, Services Généraux ou fonction équivalente.

Vous avez l’habitude de travailler en autonomie, de gérer plusieurs sujets en parallèle et surtout de prendre les choses en main.

Face à un problème, vous ne vous contentez pas de le faire remonter : vous cherchez une solution, identifiez le bon interlocuteur, faites avancer le sujet et vous assurez qu’il est réglé.

Fiable, rigoureux(se) et très organisé(e), vous êtes à l’aise avec les sujets administratifs et de pré\-comptabilité et savez gérer les priorités avec méthode.

Vous avez également le sens pratique et la réactivité indispensables à un poste où les imprévus font partie du quotidien.

Votre rôle vous amènera à être en contact régulier avec nos collaborateurs, mais aussi avec nos clients, partenaires et prestataires. Une présentation irréprochable, une excellente aisance relationnelle et un vrai sens de l’accueil et du service sont donc indispensables. Vous savez adapter votre posture à vos différents interlocuteurs et représentez l’agence avec professionnalisme.

Enfin, votre proximité avec la Direction et la nature de certains sujets traités nécessitent discrétion, discernement et un sens aigu de la confidentialité.

Vous maîtrisez les outils bureautiques ; une expérience d’un ERP de gestion et/ou d’outils de pré\-comptabilité constitue un plus.

Ce qui fera vraiment la différence ? Votre expérience, votre fiabilité et cette capacité à vous saisir d’un sujet et à le faire avancer, avec autonomie, bon sens et efficacité.

Conditions du poste

• Contrat : CDI à temps partiel – 28h par semaine


• Organisation du temps de travail : du lundi au jeudi, de 9h à 18h, avec 2h de pause méridienne


• Localisation : Toulouse – quartier Demoiselles


• Présentiel : poste exercé au sein de l’agence, compte tenu de la nature des missions


• Rémunération : 25 à 30K€ brut annuel, selon profil et expérience


• Prise de poste : dès que possible

Contacter daf@verywell.fr

Rémunération : à partir de 25 000,00€ par an

Lieu du poste : En présentiel

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