Office Manager H/F

Phi Participations est une société de gestion de patrimoine indépendante fondée par le créateur d’ABC arbitrage, acteur reconnu dans le domaine de la gestion quantitative.

À la croisée de la finance, de la technologie et de l’innovation, Phi Participations développe un projet entrepreneurial ambitieux, fondé sur une approche créative, agile et en constante évolution.

Rejoindre Phi Participations, c’est intégrer une structure à taille humaine, exigeante et dynamique, où chaque collaborateur joue un rôle clé dans la réussite du projet.

Description du poste
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• Accueillir et accompagner les visiteurs, en assurant une première impression professionnelle et chaleureuse ;


• Gérer les communications entrantes (téléphone, courriers, emails) avec efficacité et discrétion ;


• Organiser les agendas et les rendez\-vous des dirigeants et des équipes ;


• Assurer le suivi administratif quotidien en support direct du Comité de Direction (préparation de documents, comptes rendus, suivi d’informations, rapports, correspondances…) ;


• Structurer et optimiser la gestion documentaire : classement, archivage, organisation des dossiers ;


• Être l’interface privilégiée entre les interlocuteurs internes, partenaires et prestataires externes ;


• Veiller au bon fonctionnement des bureaux et assurer la coordination liée aux locaux et au parc automobile.

• D’une formation en secrétariat, assistanat de direction ou administration ;


• D’au moins 5 années d’expérience dans une fonction similaire ;


• D’une excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit ;


• D’excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles ;


• D’une parfaite maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office : Word, Excel, PowerPoint) ;


• D’un excellent sens de l’organisation, de la confidentialité et des priorités ;


• D’une capacité à analyser, synthétiser et anticiper les besoins ;


• D’un véritable esprit d’équipe et d’un fort sens de la loyauté.

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