Executive Assistant (w/m/d)

Warum diese Rolle?

GovRadar ist eine cloudbasierte Software zur automatisierten Erstellung öffentlicher Ausschreibungsunterlagen. Mit unserer KI\-gestützten Lösung sparen Behörden bis zu 90% Zeit in der Vergabevorbereitung, damit Investitionen schneller in die Umsetzung kommen.

*Wir befähigen die öffentliche Verwaltung – für eine zukunftssichere Gesellschaft.*

Deine Mission

Als Executive Assistant unterstützt du unseren CEO bei der Organisation \& Priorisierung seines Arbeitsalltags und hältst ihm durch deine proaktive Arbeitsweise konsequent den Rücken frei. Als Teil des CEO Office\-Teams hältst du zudem unseren Büro\-Betrieb im Herzen Münchens am Laufen, planst unsere regelmäßigen Company\-Events und sorgst somit für ein angenehmes und produktives Arbeitsumfeld für das gesamte Unternehmen.

Für diese Herausforderungen brauchen wir dich:

• Kalender\- und Reisemanagement des CEO: du koordinierst Termine mit internen und externen Stakeholdern und sorgst für eine vorausschauende und strukturierte Tagesplanung


• Gatekeeping: du agierst als vertrauensvolle und professionelle Schnittstelle zum CEO und bearbeitest, delegierst oder eskalierst eingehende Themen anhand einer eng abgestimmten Priorisierung


• Vor\- und Nachbereitung von Meetings: du unterstützt bei der Meeting\-Logistik sowie bei der Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Dokumentation


• Verantwortung für einen reibungslosen Office\-Betrieb inkl. Materialmanagement, Steuerung externer Dienstleister und professioneller Gästebetreuung


• Planung und Umsetzung unserer Company\-Events, von der Ideenfindung bis zur finalen Abrechnung


• Projektunterstützung: bei Bedarf unterstützt du den CEO und Chief of Staff in der Durchführung von Projekten, wie z.B. Management Workshops

Dein Profil

Must have

• Einschlägige Erfahrung: du hast mehrjährige Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Executives, idealerweise im Startup\-, Tech\- oder Beratungsumfeld


• Deutsch auf C2\-Niveau in Wort und Schrift, Englisch mindestens B2


• Ausgeprägtes Organisationstalent: du bist in der Lage, mehrere Themen parallel sauber am Laufen zu halten und gehst neue Aufgaben strukturiert an


• Proaktive Arbeitsweise: du wartest nicht auf Anweisungen, sondern erkennst eigenständig, wo deine Unterstützung gebraucht wird und findest pragmatische Lösungen


• Spaß am Arbeiten in einem dynamischen Umfeld: du hast bereits in einem Startup/Scaleup gearbeitet und siehst schnelle Veränderungen und fehlende Strukturen als spannende Herausforderung


• Tech\-Affinität: du arbeitest routiniert mit digitalen Tools (Microsoft Office, Slack, Notion) und suchst proaktiv nach Möglichkeiten, wiederkehrende Aufgaben mit AI und Automatisierung zu vereinfachen


• Diskretion und sicheres Auftreten: du gehst vertraulich mit sensiblen Informationen um und kommunizierst mit Stakeholdern auf jeder Ebene souverän

• Erfahrung im Office Management, Event Management und/oder bei der Steuerung von externen IT\-Dienstleistern


• Berührungspunkte mit dem öffentlichen Sektor oder GovTech\-Unternehmen

Was dich erwartet

• Team \& Kultur \- ein hochmotiviertes, interdisziplinäres Team mit flachen Hierarchien


• Flexibles Arbeiten \- Teilzeit für ca. 24h pro Woche (4x6h oder 5x5h), hybrides Modell (3 Tage im Büro direkt am Hauptbahnhof), flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit auf Workation


• Gestaltungsfreiheit \& Ownership \- ein vielfältiges Aufgabengebiet, in dem du unsere Office\-Kultur und Events nach deinen Ideen prägen kannst


• Kontinuierliches Lernen \- Weiterentwicklung als Teil deiner individuellen Ziele, unterstützt durch dezidiertes Budget und monatliches Coaching mit deiner Führungskraft


• Gesellschaftlicher Impact \- trage aktiv dazu bei, den Staat in Deutschland handlungsfähiger zu machen und das Vertrauen der Menschen in die Demokratie zu stärken

Über GovRadar

GovRadar ist eine cloudbasierte Software für die Vergabevorbereitung im öffentlichen Sektor. Unsere KI erstellt Leistungsbeschreibungen auf Basis von Millionen realer Vergabeunterlagen — Behörden sparen damit bis zu 90 Prozent der Zeit. Über 600 Verwaltungen arbeiten damit, von Kommunen und Landkreisen über Stadtwerke und Hochschulen bis zu Kliniken. Nordrhein\-Westfalen hat GovRadar als erstes Bundesland landesweit eingeführt und zentral finanziert. Unser Team sitzt in München und arbeitet deutschlandweit.

Uns interessiert, was du kannst — nicht, woher du kommst. Wir freuen uns über Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Wenn du für den Bewerbungsprozess eine Anpassung brauchst, sag uns einfach Bescheid.

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