Chargé(e) ADV & Assistant(e) de Direction
CHARGÉ(E) ADV \& ASSISTANT(E) DE DIRECTION (H/F)
À propos de BDL EVENT
Depuis plus de 15 ans, BDL EVENT accompagne les agences, entreprises, institutions et organisateurs d'événements dans la réalisation de leurs projets techniques partout en France.
Spécialisés dans les prestations audiovisuelles, l'éclairage, la sonorisation, la vidéo, les structures scéniques, l'énergie et les installations techniques, nous intervenons sur des événements de toutes tailles, du plus confidentiel au plus spectaculaire.
Entreprise indépendante à taille humaine et en pleine croissance, nous nous appuyons sur une équipe engagée, réactive et passionnée, avec une exigence forte en matière de qualité de service et d'organisation.
Dans le cadre de notre développement et de la structuration de notre organisation interne, nous recherchons aujourd'hui un(e) Chargé(e) ADV \& Assistant(e) de Direction.
Votre rôle
Directement rattaché(e) à la Direction, vous prenez en charge le suivi de l'Administration des Ventes (ADV) et accompagnez la Direction dans le suivi administratif quotidien de l'entreprise.
Vous intervenez au cœur du fonctionnement de BDL EVENT, depuis l'ouverture et le suivi administratif des comptes clients jusqu'au contrôle des dossiers commerciaux et au suivi des règlements.
En parallèle de ce périmètre ADV, vous accompagnez la Direction sur différents sujets administratifs et transverses et contribuez au bon fonctionnement quotidien de l'entreprise.
Vous travaillez en lien étroit avec les équipes commerciales, techniques, logistiques et comptables et veillez à la bonne application des procédures internes.
Nous recherchons une personne rigoureuse, organisée et autonome, capable de suivre ses dossiers jusqu'au bout, d'anticiper les échéances et d'alerter lorsque cela est nécessaire.
Vos principales missions
1\. Administration clients
- Créer, contrôler et mettre à jour les comptes clients.
- Vérifier la conformité et la validité des documents administratifs : Kbis, RIB, attestations, informations de facturation, etc.
- Garantir la fiabilité des informations enregistrées dans nos outils de gestion.
- Assurer l'ouverture et la validation des comptes dans les meilleurs délais.
- Veiller à la complétude des dossiers clients.
- Contrôler la présence des devis signés, bons de commande, BPA et autres documents nécessaires.
- Vérifier les conditions de règlement et les éventuelles conditions particulières.
- Contrôler la réception des acomptes lorsque ceux\-ci sont requis.
- S'assurer du respect des procédures internes avant le lancement des prestations.
- Alerter les équipes et la Direction lorsqu'un dossier est incomplet ou présente un risque administratif ou financier.
- Assurer le suivi des échéances clients.
- Réaliser les premières relances amiables des factures échues.
- Suivre les acomptes et cautions.
- Travailler en lien avec la comptabilité sur le suivi des encours.
- Identifier rapidement les retards ou situations inhabituelles.
- Alerter la Direction sur les situations nécessitant une action particulière.
- Participer activement à la prévention des impayés.
- Gérer et suivre les petits achats nécessaires au fonctionnement quotidien de l'entreprise.
- Anticiper les besoins récurrents et assurer le réapprovisionnement : fournitures de bureau, consommables et produits courants.
- Passer les commandes auprès des fournisseurs habituels.
- Assurer le suivi des commandes et des livraisons.
- Rechercher ponctuellement de nouveaux fournisseurs ou solutions lorsque nécessaire.
- Tenir à jour le suivi administratif de la flotte.
- Suivre les cartes grises, assurances et documents réglementaires.
- Anticiper les contrôles techniques et autres échéances.
- Suivre les entretiens et réparations en lien avec l'équipe logistique.
- Veiller à la bonne tenue et à la mise à jour des dossiers de chaque véhicule.
- Être le relais administratif quotidien de la Directrice associée.
- L'accompagner dans le suivi et la coordination des différents sujets administratifs de l'entreprise.
- Prendre en charge, selon les besoins, différents dossiers transverses et en assurer le suivi.
- Contribuer à la bonne organisation administrative de l'entreprise et à l'amélioration continue de son fonctionnement.
Nous recherchons avant tout une personne fiable, structurée et impliquée, qui aime que les dossiers soient suivis jusqu'au bout.
Vous êtes à l'aise dans une PME où les sujets sont nombreux et les journées variées. Vous savez gérer plusieurs dossiers simultanément, organiser vos priorités et passer d'un sujet client à une problématique interne tout en conservant une bonne vision des échéances.
Vous savez travailler en autonomie tout en identifiant les sujets nécessitant d'être remontés à la Direction.
Vous êtes reconnu(e) pour votre :
- sens de l'organisation et des priorités ;
- rigueur et fiabilité ;
- capacité à anticiper et relancer ;
- aisance relationnelle ;
- discrétion et confidentialité ;
- capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés ;
- maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel ;
- envie d'améliorer les méthodes et de faire évoluer les outils.
Ce que nous proposons
Un poste polyvalent et central dans l'organisation de BDL EVENT, avec un contact quotidien avec la Direction et l'ensemble des équipes.
Le poste associe un périmètre ADV clairement identifié à des missions administratives plus transverses auprès de la Direction.
Son périmètre a vocation à évoluer avec l'entreprise et avec l'autonomie de la personne recrutée.
Nous recherchons quelqu'un qui souhaite s'inscrire dans la durée, gagner progressivement en autonomie et devenir un véritable point d'appui administratif pour la Direction et les équipes.
Lieu du poste : en présentiel.
Rémunération : 29 000,00€ à 34 000,00€ par an
Lieu du poste : En présentiel
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