Büroassistenz / Sachbearbeitung (m/w/d) Hausverwaltung / Immobilien

Hillwig Immobilien \& Hausverwaltung ist ein inhabergeführtes Unternehmen (seit 1980\) mit Sitz in Hattersheim mitten im Rhein\-Main\-Gebiet. In unmittelbarer Nähe sind Frankfurt, Wiesbaden und Mainz. Die Hausverwaltung (WEG und Mietsobjekte) ist unser Schwerpunkt. Die Vermietung und der Verkauf von Immobilien gehören auch zu unseren Leistungen.

Als zuverlässiger Partner in allen Fragen der Immobilienbetreuung beauftragen uns Eigentümer mit der Verwaltung ihrer Objekte im gesamten Rhein\-Main\-Gebiet. Spezialisiert sind wir dabei auf die Großstädte Frankfurt, Mainz, Wiesbaden, Offenbach und Darmstadt sowie den Main\-Taunus\-Kreis und den Landkreis Groß\-Gerau.

Für unsere Kunden übernehmen wir rund um die Immobilienbetreuung alle notwendigen Dienstleistungen, die eine Werterhaltung und Wertsteigerung gewährleisten. Dabei greifen wir auf ein großes Netzwerk von Dienstleistern und Handwerkern zurück.

Neben unserer persönlichen und professionellen Betreuung schätzen unsere Kunden vor allem die zuverlässige Erledigung ihrer Anliegen.

Hillwig Immobilien \& Hausverwaltung betreut Wohnungseigentümergemeinschaften und Immobilien mit einem klaren Fokus auf strukturierte Verwaltung, digitale Prozesse und sachliche Kommunikation.

Unser Arbeitsalltag erfordert Genauigkeit, Diskretion, Verlässlichkeit und ein gutes Verständnis für Zuständigkeiten. Wir arbeiten nach dem Prinzip:

klar, nachvollziehbar, dokumentiert und verbindlich.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine/n

Büroassistenz / Sachbearbeitung (m/w/d) für unser Hausverwaltungsteam.

Wir suchen zur Unterstützung unserer Hausverwaltung eine zuverlässige, strukturierte und digital arbeitende Person für die Büroassistenz und Sachbearbeitung in Teilzeit.

In der Hausverwaltung geht es nicht um klassische Callcenter\- oder reine Empfangstätigkeiten. Entscheidend sind eine klare Kommunikation, sorgfältige Dokumentation, strukturierte Vorgangsbearbeitung sowie das Arbeiten nach Beschlüssen, Zuständigkeiten, gesetzlichen Vorgaben und internen Abläufen.

Wir suchen eine Person, die freundlich und professionell kommuniziert, Anliegen sachlich erfasst, Vorgänge nachvollziehbar dokumentiert und digitale Systeme sicher nutzt. Wichtig sind Genauigkeit, Verbindlichkeit, eine angemessene Geschwindigkeit und ein klares Verständnis dafür, wann etwas weitergegeben, geprüft und dokumentiert werden muss.

Ihre Aufgaben:

• Telefonische Annahme und sachliche Erfassung von Anliegen


• Bearbeitung, Zuordnung und Dokumentation von Vorgängen per E\-Mail und Kunden\-/Eigentümerportal


• Kommunikation mit Eigentümern, Beiräten, Mietern, Dienstleistern und Handwerksfirmen


• Dokumentation von Rückmeldungen, Terminen, offenen Punkten und nächsten Schritten


• Unterstützung bei der Koordination von Handwerkern, Wartungsfirmen und Dienstleistern


• Nachhalten offener Vorgänge, Rückmeldungen und Fristen


• Pflege von Objekt\-, Kunden\- und Vorgangsdaten im System


• Digitale Ablage und strukturierte Dokumentenorganisation


• Unterstützung der Objektbetreuung im Tagesgeschäft


• Arbeiten mit modernen digitalen Werkzeugen, einschließlich KI\-gestützter Arbeitsprozesse


• Erledigung der Kundenkorrespondenz (Eigentümer und Mieter) sowie die Aufnahme und Bearbeitung von Kundenanliegen (telefonisch, per E\-Mail und über ein Kundenportal)


• Mündliche und schriftliche Kommunikation mit Eigentümern, Mietern, Dienstleistern und Versorgern


• Unterstützung bei der Steuerung und Kontrolle der Kommunikation mit Handwerkerfirmen und anderen externen Dienstleistern

Sie passen zu uns, wenn Sie ...

• sehr sorgfältig, strukturiert und zuverlässig arbeiten


• freundlich telefonieren können, ohne ungeprüfte Zusagen zu machen


• schriftlich klar, sachlich und professionell formulieren


• Vorgänge nachvollziehbar dokumentieren


• digitale Vorgänge richtig erfassen, zuordnen und nachhalten können


• Erfahrung mit Kundenportalen, Eigentümerportalen, Ticketsystemen oder digitalen Vorgangssystemen haben oder sich schnell einarbeiten


• Regeln, Zuständigkeiten und interne Abläufe respektieren


• konzentriert, genau und zugleich zügig arbeiten


• Verantwortung für die ordentliche Bearbeitung Ihrer Aufgaben übernehmen, ohne eigenmächtig Entscheidungen zu treffen


• über gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift verfügen


• sicher mit E\-Mail, MS Office und digitalen Systemen umgehen


• offen für moderne Software und KI\-gestützte Arbeitsprozesse sind


• Erfahrung in der Hausverwaltung, Immobilienverwaltung, Sachbearbeitung, Kanzlei, Steuerbüro, Notariat oder einem vergleichbar strukturierten Verwaltungsumfeld ist von Vorteil.Quereinsteigerinnen und Quereinsteiger sind willkommen, wenn sie die nötige Sorgfalt, Auffassungsgabe, Verbindlichkeit und digitale Arbeitsweise mitbringen.

Sie bereits in einer Hausverwaltung, Immobilienverwaltung oder einem anderen strukturierten Büro\- oder Verwaltungsumfeld arbeiten und Ihre Erfahrung in ein modernes, digitales Arbeitsumfeld einbringen möchten.

Auch wenn Sie aus einer Kanzlei, einem Steuerbüro, einem Notariat, einer technischen Verwaltung oder einer anspruchsvollen Sachbearbeitung kommen, kann diese Position gut zu Ihnen passen.

Wichtig für diese Stelle

Diese Position ist nicht als reine Telefon\-, Empfangs\- oder Servicetätigkeit ausgelegt.

In der Hausverwaltung sind viele Themen beschluss\-, frist\-, kosten\- oder zuständigkeitsrelevant. Deshalb ist es wichtig, Anliegen nicht nur freundlich aufzunehmen, sondern korrekt zu dokumentieren, richtig einzuordnen und intern sauber weiterzugeben.

Die Tätigkeit passt zu Menschen, die gerne strukturiert arbeiten, schriftlich sauber kommunizieren, Vorgänge verstehen wollen und Wert auf Ordnung, Nachvollziehbarkeit und Verlässlichkeit legen.

Wir bieten

Wir bieten Ihnen

• Teilzeitstelle vormittags


• Montag bis Freitag, mindestens 4 Stunden täglich


• genaue Arbeitszeiten nach Absprache im persönlichen Gespräch


• Einstieg ab sofort möglich


• gründliche Einarbeitung in Abläufe, Systeme und Hausverwaltungsthemen


• modernes, digitales Arbeitsumfeld


• Kunden\-/Eigentümerportal und digitale Vorgangsbearbeitung


• klare Prozesse und dokumentierte Arbeitsabläufe


• langfristige Zusammenarbeit


• 6 Wochen Jahresurlaub


• ruhiges Arbeiten in einem kleinen Team


• Wasser, Kaffee, Tee und Snacks im Büro


• Homeoffice\-Perspektive nach Einarbeitung und entsprechender Entwicklung

Leistungen:

• Betriebliche Weiterbildung


• Kostenlose Getränke


• Kostenloser Parkplatz

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