Assistante administrative et commerciale, opérationnelle H/F

OBJECTIFS DU POSTE

Assurer la gestion et la coordination administrative quotidienne des différentes structures du Groupe La Bella.

L’assistant(e) administrative constitue le relais administratif direct de la Direction. IL/Elle veille à la fiabilité des informations, au respect des échéances et à la bonne circulation des documents entre les sociétés, la Direction et les partenaires extérieurs.

L’objectif est de permettre à la Direction de se concentrer prioritairement sur le pilotage, le commerce, le développement et les décisions stratégiques du Groupe.

MISSIONS PRINCIPALES

Gestion administrative

• Gestion, classement et archivage des documents


• Organisation des dossiers physiques et numériques


• Suivi des contrats, assurances et principales échéances


• Gestion du courrier et des demandes administratives

• Établissement et contrôle des factures


• Suivi des règlements et encaissements


• Identification des retards de paiement


• Préparation et suivi des relances clients


• Transmission des dossiers sensibles à la Direction

• Réception et contrôle des factures


• Affectation des dépenses aux différentes sociétés


• Préparation des échéanciers de règlement


• Suivi des avoirs, litiges et pièces manquantes

• Interface quotidienne avec le cabinet comptable


• Transmission organisée des pièces comptables


• Suivi des demandes et documents manquants


• Préparation des éléments nécessaires aux situations et bilans


• Suivi administratif des comptes clients et fournisseurs

• Suivi des positions bancaires


• Mise à jour des encaissements et décaissements


• Préparation des prévisionnels de trésorerie


• Suivi des créances et échéances importantes


• Préparation des informations nécessaires aux décisions de la Direction

L’assistante administrative doit progressivement devenir la référente administrative du Groupe La Bella.

Elle est notamment chargée d’anticiper les échéances, relancer les interlocuteurs, détecter les anomalies, préparer les dossiers et alerter la Direction lorsqu’une décision ou un arbitrage est nécessaire.

Les décisions financières, engagements contractuels et arbitrages stratégiques restent sous l’autorité de la Direction.

REPORTING

Un point synthétique régulier est réalisé avec la Direction autour de cinq éléments chaque semaine :

Trésorerie Encaissements clients Fournisseurs Échéances Décisions à prendre

QUALITÉS ATTENDUES

Rigueur Organisation Autonomie Fiabilité Confidentialité Réactivité Polyvalence Esprit d’initiative Capacité de synthèse

CONDITIONS

Rémunération : 30 000 € bruts annuels

Avantages

FINALITÉ : Organiser, anticiper et sécuriser l’administration du Groupe afin que la Direction puisse se consacrer au développement et au pilotage des activités.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 2 500,00€ à 3 000,00€ par mois

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