Assistant(e) polyvalente (CDD de remplacement) H/F

Vous êtes diplômé(e) Bac \+2 BTS Gestion de la PME ? Vous êtes peut\-être le talent que nous recherchons.

EVER Pharma France, laboratoire pharmaceutique à taille humaine (25 pers.), filiale du groupe Autrichien EVER Pharma GmbH, recherche un(e) Assistant(e) Polyvalent(e) pour un contrat à durée déterminée de remplacement à pourvoir dès maintenant basé au siège sur Lyon 4\.

EVER Pharma France, créé en 2016, connait depuis une croissance importante et commercialise à ce jour plus d’une trentaine de médicaments et dispositifs médicaux associés. EVER Pharma propose des médicaments en neurologie et urologie ainsi que des spécialités injectables complexes dans les domaines tels que l’oncologie, l’anesthésie\-réanimation, les soins intensifs…

Vous serez rattaché(e) au Responsable Administratif \& Financier.

MISSIONS PRINCIPALES

Assistanat

o gestion courrier entrant et sortant

o gestion des emails : boites du service Administratif \& Financier et de l’adresse principale EVER Pharma

o tenue du standard téléphonique

o onboarding/offbording – en relation avec la RRH : gestion et paramétrage des matériels informatique \& téléphonie, remise et restitution des matériels lors des entrées/sorties

Gestion des locaux

o coordination des prestataires externes pour les vérifications du fonctionnement des équipements techniques (devis, suivi des réalisations)

o garant(e) de l’application et le respect du règlement intérieur et des normes et procédures en vigueur

o suivi des travaux d’installation, d’aménagement et de maintenance des locaux

o optimisation de la gestion et de l’utilisation des espaces, des mouvements et des moyens

o gestion des prestataires en charge de :

• de la reprographie des documents


• du parc informatique (locaux \& salariés itinérants) \& IT interne


• des achats fournitures \& consommables et autres appro


• de l'entretien des locaux dans le respect des protocoles établis et évacuation des déchets


• etc.

o gestion des droits d’accès aux zones spécifiques (registre entrée/sortie, contrôle habilitation d’accès)

o gestion des prestataires liés à la sécurité des biens, des locaux et des personnes en lien avec le Syndic, la RRH \& le CSE

Gestion comptable

o RFA : préparation et paiements

o clients : gestion des lettres de créance \& relances

o contrôle, transmission au comptable et classement des notes de frais des collaborateurs en veillant au respect de la politique de frais, LEA \& RNT

o gestion de la flotte véhicule et de la politique conducteur

Evènementiel

Logistique des évènements externes et internes à l’entreprise :

*Congrès (inter)nationaux \& régionaux – en lien avec la Directrice Marketing*

• élaboration et suivi des plannings évènements


• réservation des stands et inscriptions


• réservation et coordination des transports, hébergements, repas des équipes et invités


• suivi NTU : dossiers, respect des frais engagés

• réservation et coordination des transports, hébergements, repas, activités team building


• achats et gestion des pauses, aménagements des salles

COMPÉTENCES

*Transverses*

• anticiper et intervenir rapidement face à certaines situations de sécurité


• travailler en équipe pour apporter un soutien opérationnel


• être organisé(e) pour respecter les délais, les normes...


• négocier les délais, les moyens avec le réseau, la sous\-traitance, les fournisseurs et/ou les partenaires


• connaître l’organisation, les activités et les métiers de l’entreprise

• connaître les procédures et modes opératoires en place


• conduire les projets d’installation ou de maintenance d’équipement


• coordonner et contrôler les interventions des sous\-traitants


• suivre le budget et les indicateurs de gestion


• proposer des actions d’amélioration

HARD SKILLS

• orienté(e) solutions


• capacité à anticiper et à détecter des besoins


• polyvalence et adaptabilité


• maitrise des logiciels Office \& intérêt informatique


• anglais niveau B2 minimum pour échanges avec l’IT en Autriche


• prise de parole en public

• dynamisme


• discrétion/ solide éthique du travail


• rigueur/souplesse d’esprit


• esprit d’équipe et de collaboration prouvé


• bonne humeur/respect de la culture de l’entreprise

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

• horaires variables, télétravail possible 1 jour/semaine (6 mois d'ancienneté), carte tickets restaurant


• option complémentaire mutuelle 100 % entreprise


• accès mobilité réduite, local à vélo, place de parking, transport pris en charge 75 %

Expérience:

• Assistanat polyvalent: 2 ans (Requis)

• Anglais (Requis)

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