Assistant(e) DGST H/F

Description de l’offre d’emploi
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MISSION GENERALE

Assiste le DGST dans toutes les composantes d'un secrétariat de direction en termes de gestion du temps, organisation de réunions, d'accueil et de suivi de dossiers et dans le bon fonctionnement général de la direction et/ou des services.

ACTIVITES

Missions principales

• Assure l'accueil téléphonique


• Renseigne les interlocuteurs et relaie, si nécessaire, vers l'interlocuteur compétent


• Assure l'interface intra et inter services et avec les partenaires externes


• Organise et anticipe l'agenda des Directeurs et des Chefs de Service


• Prend des rendez\-vous et organise des réunions dans le cadre du suivi des agendas de l'ensemble de la Direction


• Assure le montage et le suivi des dossiers du DGST et des Chefs de Service


• Organise les réunions (invitation, ordre du jour, feuille de présece, préparation des dossiers...), rédige des comptes\-rendus, suit leur validation et s'assure de leur diffusion


• Sous la responsabilité du DGST, diffuse et apporte une aide en termes d'organisation de gestion, d'information et de communication nécessaires au bon fonctionnement de la Direction


• Est en charge de l'organisation adminsitrative et bureautique : diffuse et rappelle les bonnes pratiques en matière de classement, archivage etc


• Rédige des courriers, courriels, notes internes, compte rendus, élaboration de diaporamas...


• Centralise le courrier ainsi que les parapheurs


• Effectue le classement et l'archivage des dossiers de la Direction


• Met à jour les documents propres à la Direction : planning, organigramme, tableaux de bord, calendrier...


• Assure la veille juridique, réglementaire et informationnelle de la direction

Savoirs faire :

• Connaissance de l'environnement territorial et des procédures administratives


• Maîtrise des Outils bureautiques et collaboratifs, notamment "ASANA"


• Niveau correct en grammaire et orthographe


• Aptitude à gérer plusieurs dossiers en même temps


• Aisance orale, soutenue par un très bon niveau de vocabulaire


• Bonnes capacités rédactionnelles et un sens poussé de l'organisation


• Méthode de classement et d'archivage

• Réactivité, rigueur, sens du service public


• Méthodique, sens de l'organisation


• Disponibilité, autonomie dans le travail, bonne humeur et sang\-froid


• Bonne faculté d'adaptation et un certain sens de la discrétion, respect du devoir et de confidentialité

• Nombre d’heures hebdomadaires : 37

• Du lundi au vendredi

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