Assistant(e) de gestion – Ultima Voltaire Larrun
L'entreprise
Ultima Voltaire Larrun est une PME française qui conçoit et commercialise des vélos électriques sous trois marques : Ultima, Voltaire et Larrun. Nos vélos s'adressent aux particuliers, aux professionnels et aux hôtels, avec des modèles urbains, familiaux et cargo.
L'entreprise vit une phase de structuration : nouvelle direction, nouvelle organisation, et mise en place de processus simples pour mieux piloter les achats, le stock et les ventes. Vous rejoindrez une petite équipe où votre travail aura un impact visible dès les premières semaines.
Le poste
Poste polyvalent, au carrefour de trois domaines : administration des ventes, traitement comptable, appui RH et office management. Vous fiabilisez les flux du quotidien pour que l'équipe puisse se concentrer sur les produits et les clients.
- Rattachement : Responsable Finance \& Administration
- Interlocuteurs : direction, opérations (achats, production), ventes et marketing, expert\-comptable, fournisseurs et clients
1\. Administration des ventes (ADV)
- Saisir et suivre les commandes clients (revendeurs, professionnels, hôtels, particuliers)
- Établir devis, confirmations de commande, factures et avoirs
- Coordonner les livraisons avec la logistique et informer les clients des délais
- Gérer les retours, SAV administratif et litiges de premier niveau
- Suivre les encaissements et relancer les impayés
- Saisir ou pré\-comptabiliser les factures clients et fournisseurs
- Rapprocher commandes, bons de livraison et factures fournisseurs
- Effectuer les rapprochements bancaires
- Préparer les règlements fournisseurs et les notes de frais
- Collecter les éléments variables de paie et les transmettre au prestataire
- Suivre les absences, congés et arrêts
- Tenir à jour les dossiers du personnel et le registre
- Gérer le courrier, l'accueil téléphonique et les fournitures
- Être l'interlocuteur des prestataires (ménage, maintenance, informatique)
- Organiser le classement et la documentation interne
- Formation Bac\+2 en gestion (BTS GPME, BTS SAM, BUT GEA) ou équivalent
- 3 ans d'expérience minimum sur un poste polyvalent ADV / comptabilité, idéalement en PME industrielle
- Maîtrise de la saisie comptable et des rapprochements ; notions de paie appréciées
- Aisance avec Excel et un ERP ou logiciel de gestion commerciale
- Rigueur, organisation, sens du service client
- Autonome et à l'aise dans une petite équipe où les process sont en construction
- Un intérêt pour le vélo et la mobilité est un plus
Formation:
- Bac \+2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)
- Administration des ventes: 3 ans (Requis)
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