Assistant(e) de Gestion & Support Direction

PME de 13 collaborateurs, centrale d'achat et prestataire de services. L'Assistant(e) de Gestion assure l'interface entre la Direction et les équipes opérationnelles, contribue à la structuration de l'information et au pilotage commercial et contractuel de l'entreprise.

Missions et responsabilités

1\. Support \& coordination de la Direction

› Assurer l'interface quotidienne entre la Direction, clients et fournisseurs

› Organiser et planifier le calendrier de la Direction (réunions, échéances, rendez\-vous fournisseurs)

› Préparer les documents, présentations et supports nécessaires aux prises de décision

› Gérer le suivi de dossiers spécifiques ou complexes en appui direct à la Direction

› Assurer un support actif dans les relations fournisseurs et partenaires

2\. Suivi contractuel \& négociations annuelles

› Assurer le suivi et le calendrier des négociations annuelles avec les fournisseurs et fabricants

› Centraliser, trier et archiver les contrats et signatures

› Traduire les conditions contractuelles négociées en tableaux de suivi opérationnels

› Alerter la Direction sur les échéances contractuelles clés et les points de renégociation

3\. Tableaux de bord \& outils de pilotage

› Construire et mettre à jour les tableaux de bord à usage interne et à destination des clients

› Assurer le suivi et la mise à jour du CRM commercial (données clients, prospects, historiques)

› Centraliser et analyser les données de ventes, volumes, statistiques commerciales

› Gérer le suivi et le calcul des bonifications clients annuelles (ristournes, remises de fin d'année)

› Vérifier les CA déclarés versus réalisés

4\. Administration RH \& gestion de la flotte

› Assurer le suivi des contrats de mutuelle santé et les affiliations / radiations des salariés

› Gérer le suivi des congés et des absences des salariés (tableau de suivi, transmission au cabinet comptable)

› Piloter la gestion du parc automobile : suivi des véhicules, entretiens, contrôles techniques, assurances et sinistres

› Gérer le courrier entrant et sortant : tri, distribution, archivage, envois recommandés

› Assurer le classement et l'organisation des dossiers physiques et numériques

5\. Support facturation ADV et SAV

› Support pour l'établissement de la facturation à l’ADV

› Support pour les demandes entrantes, orienter vers les prestataires ou services compétents

› Assurer le règlement de stations techniques

› Suivi statistiques des SAV fabricants dans le cadre de l’extension de garanties

Profil recherché

Formation

› Bac \+2 à Bac \+3

Expérience

› 2 à 5 ans d'expérience sur un poste similaire (assistant(e) de gestion, de direction, coordinateur(trice) commercial(e),)

› Habitude de travailler en lien direct avec une direction et des interlocuteurs multiples et en autonomie

Compétences requises

Compétences techniques

› Maîtrise d'Excel (tableaux de bord, TCD, formules)

› Maîtrise d'un CRM commercial

› Bonne aisance avec les outils bureautiques (Office 365\)

› Gestion documentaire et archivage (physique \& numérique)

› Notions en gestion RH (congés, mutuelle, flotte auto)

› Aisance relationnelle au téléphone

Compétences comportementales

› Excellente organisation et gestion des priorités

› Polyvalence et agilité dans un environnement PME

› Sens de la confidentialité et du service

› Aisance relationnelle et communication claire

› Rigueur et fiabilité dans le suivi des dossiers

› Curiosité, initiative et esprit de synthèse

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : à partir de 2 000,00€ par mois

Question(s) de présélection:

• J'ai pris connaissance qu'il s'agit d'un CDI 39 heures

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