Assistant.e de direction - Maison des ainés

La direction Séniors et liens intergénérationnels recrute pour son service relation usagers, un.e assistant.e de direction, cadre d'emploi des réacteurs.trices.

Vous missions seront :

• Instruction des dossiers d’entrée en résidence


• Assistance du responsable du service relations usagers et de la directeur·rice seniors et

liens intergénérationnels

• Référent.e canicule


• Soutien à l’accueil de la maison des ainés

Catégorie
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B

Missions

Instruction des dossiers d’entrée en résidence :

• Informer et accompagner les personnes souhaitant entrer en résidence et instruire les dossiers de demande


• Gérer la liste d’attente

Mettre en forme, mettre à jour et rédiger divers supports (dossiers, procédures…) :

• Assistance de la responsable du service relations usagers et de la directrice seniors et liens intergénérationnels


• Mettre en signature tout document le nécessitant (courrier pour l’adjoint au maire etc…)


• Rédiger des notes, comptes rendus, procédures, courriers…


• Gérer les fournitures


• Participer à l’organisation des manifestations portées par la Maison des Ainés (colis de noël, voeux...)


• Participer ponctuellement aux projets transversaux portés par la direction seniors par la Ville ou par ses partenaires


• Mise à jour des données de la direction sur les sites internes et partenaires (Ville, ViaTrajectoire, CNSA, Géorienté…)

Référent.e canicule

• Réactualiser annuellement le registre canicule


• Organiser et participer à la veille téléphonique canicule et aux astreintes, former le renfort canicule

Soutien à l’accueil de la Maison des Aînés :

• Participer à l’accueil de la Maison des Aînés et sur d’autres sites en partenariat avec l’association OVPAR


• Actualiser les outils d’accueil et saisir les statistiques de fréquentation


• En cas d’absence, remplacer l’agent présent à l’accueil

Compétences

Connaissances :

• Techniques de secrétariat et de bureautique


• Du secteur gérontologique


• De l’outil informatique : logiciel de base (word et excel) et logiciel métier (BL résident)

Savoir\-faire :

• Secrétariat


• Accueil physique et téléphonique


• Appréhender le caractère d’urgence des activités et de l’information à transmettre

Savoir être et attitudes requises :

• Relations


• Organisation


• Discrétion

Contraintes du poste

• Astreinte téléphonique canicule dont les week\-ends si alerte


• Horaires fixes sur les plages d’accueil


• Congés à poser en complémentarité du responsable de service

Informations complémentaires

Lieu de travail :

• Maison des Aînés

Moyens spécifiques détenus :

• Logiciel BL résidents


• Logiciel Publik

Type de contrat

Poste permanent

Date limite de candidature

22/08/2026

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