Assistant(e) de direction

Description de l’offre d’emploi
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*Avenir Apei est une association à but non lucratif de parents et d’amis de personnes en situation de handicap intellectuel.*

*Avenir Apei accueille et accompagne, depuis la petite enfance et tout au long de leur vie, des personnes en situation de handicap intellectuel, autistes, polyhandicapées et/ou porteuses d’un handicap psychique, dans ses 21 établissements et services répartis dans 3 pôles (1030 places au total). L’ensemble de ces personnes sont accompagnées par près de 550 salariés.*

Foyer de Vie Les Mésanges – 78290 CROISSY

Rattaché au Directeur et en lien avec l’ensemble des professionnels de l’établissement et des services supports du siège l’assistant de direction réalise les missions suivantes :

MISSIONS

Accueil – réception

• Gestion et organisation d’agenda, préparation de réunions de travail et réservation de salles


• Répondre au téléphone et assurer ponctuellement l’accueil physique de visiteurs, conseiller et accompagner


• Prendre des messages et les communiquer aux personnes concernées


• Réception et contrôle des livraisons sur site

Secrétariat et gestion administrative

• Frappe et référencement de l’ensemble du courrier de l’établissement


• Gérer les stocks bureautiques et passer commande


• Réaliser de la gestion documentaire


• Gérer divers tableaux de bord et tableaux de suivi à la demande de la direction


• Assurer des tâches de classement et gérer l’archivage.


• Aide à l’actualisation et à la mise en forme des documents


• Organiser l’affichage institutionnel, obligatoire et règlementaire de l’établissement et veiller à son actualisation.

Gestion ressources humaines

• Accueillir les nouveaux salariés


• Diffuser les annonces validées


• Constituer le dossier du candidat et assurer la finalisation du recrutement


• Suivre les dossiers du personnel (60\)


• Saisir les variables de paie dans le logiciel paie (EIG )


• Réaliser le suivi des congés du personnel


• Gérer et saisir les arrêts maladie et accidents de travail et transmettre au service RH


• Saisir les déclarations d’accidents de travail


• Suivre et organiser les rendez\-vous médecine du travail

Gestion des données comptables et fournisseurs

• Assurer le suivi des factures pour transmission à la comptabilité, suivi des dépenses caisse


• Recherche des fournisseurs, des prestataires, demander des devis


• Passer commande de fournitures et matériels


• Suivre les notes de frais et préparation des remboursements après validation du CDS ou de la direction

Suivi de la maintenance et des prestataires (en lien avec l’agent technique)

• Organiser le suivi général de la maintenance de l’établissement vis\-à\-vis des prestataires identifiés (GAMMEO)


• Faire intervenir en cas de besoin les prestataires adéquats avec lesquels l’établissement est sous contrat, le cas échéant, faire établir des devis pour les nouveaux prestataires,


• Mise à jour des informations dans le logiciel métier


• Suivi des véhicules de l’IME (RDV révision, contrôle technique, problèmes divers).


• Suivre les mises à jour des différents registres obligatoires

Vie institutionnelle

• Représenter l’ESMS auprès des autres ESMS de l’association


• Participer à des réunions institutionnelles, des groupes de travail ou à des commissions internes ou externes


• Participer à la politique d’action et d’amélioration continue de la qualité


• Participer à l’actualisation régulière des documents institutionnels.


• Maîtrise des logiciels métiers : Octime, EIG, Ageval, IMAGO et Gamméo

Profil recherché
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• Diplômé(e) d’un BTS et d’une expérience professionnelle d’au moins 3 ans .


• Expérience dans le secteur médico\-social.


• Maîtrise des outils informatiques


• Respect de l’intégrité de la personne


• Connaissance RH


• Règles de classement et d’archivage


• Capacités rédactionnelles et de synthèse


• Reporting


• Travail en équipe


• Rendre des comptes à sa hiérarchie


• Juste distance professionnelle


• Bonne présentation


• Sens relationnel


• Rigueur et organisation


• Sens de l’accueil


• Prise d’initiative et réactivité

Conditions :

Selon rémunération CCNT 1966

Détails du contrat
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• Durée du contrat (en jours) : 180


• Nombre d’heures hebdomadaires : 35

Horaires du poste
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• Périodes de travail de 8 heures

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