Assistant(e) Commerciale / Assistant(e) de Direction H/F

Dans le cadre d’un remplacement, le Groupe SOBE recherche un(e) Assistant(e) de Direction et Commercial(e) pour accompagner le développement et la gestion opérationnelle de ses filiales Athlex et Médimex, ainsi que de la holding.

Missions principales

Assurer un soutien administratif, organisationnel et stratégique à la direction dans le secteur médical, en garantissant une gestion optimale des agendas, des communications, des appels d’offres et des dossiers transverses. Contribuer activement à la coordination des entités du groupe et à l’amélioration des processus internes, tout en maîtrisant les outils logiciels et les enjeux commerciaux du secteur.

*Responsabilités clés*

1\. Gestion administrative et organisationnelle

• Agenda et planning :

Gérer et prioriser les agendas des membres de la direction.

Organiser les réunions (CODIR) et assurer le suivi des engagements.

• Préparation des réunions :

Rédiger les comptes\-rendus et préparer les supports de présentation (PowerPoint, rapports).

Anticiper les besoins logistiques (réservations de salles, visioconférences, matériel).

• Gestion des déplacements :

Organiser les voyages professionnels (transports, hébergements, visas si nécessaire).

2\. Communication et coordination

• Interface interne et externe :

Servir de point de contact privilégié entre la direction, les collaborateurs, les partenaires médicaux et les institutions.

Assurer la liaison avec les différentes entités du groupe.

• Correspondance :

Rédiger, relire et diffuser les courriers, emails et documents officiels (en français et en anglais).

• Accueil et représentation :

Accueillir les visiteurs de haut niveau (partenaires, institutionnels, clients).

Accueil téléphonique et mail génériques

3\. Gestion des appels d’offres et des dossiers stratégiques

• Réponses aux appels d’offres :

Coordonner la préparation et le dépôt des dossiers de réponse aux appels d’offres (collecte des informations, rédaction, mise en forme, respect des délais).

Assurer le suivi administratif et juridique des dossiers.

• Tableaux de gestion des entités du groupe :

Mettre à jour et analyser les tableaux de bord des entités du groupe (suivi des performances, reporting).

Centraliser les informations clés pour la direction.

• Veille sectorielle :

Suivre l’actualité du secteur médical et alerter la direction sur les opportunités ou risques.

4\. Optimisation des processus et gestion commerciale

• Outils logiciels :

Maîtriser et optimiser l’utilisation des logiciels métiers (CRM (Type Sellsy), outils de gestion commerciale, logiciels spécifiques au secteur médical).

Former les collaborateurs si nécessaire.

• Gestion commerciale :

Participer à la gestion des contrats et des relations clients/fournisseurs.

Assister dans le suivi des indicateurs commerciaux (CA, marges, tableaux de bord).

Enregistrer les commandes, facturation clients et montage des dossiers de financement si nécessaire, mise à jour des tarifs, facturations inter groupe

• Notions de comptabilité :

Comprendre et analyser les documents comptables de base (factures, budgets, rapports financiers).

Collaborer avec le service comptable pour le suivi des dossiers.

5\. Confidentialité et éthique

• Garantir la discrétion absolue sur les informations sensibles (médicales, financières, stratégiques).


• Respecter les réglementations en vigueur (RGPD, déontologie médicale).

Compétences et qualités requises

Savoir\-faire

• Maîtrise des outils bureautiques : Excel (niveau avancé : tableaux croisés dynamiques, formules complexes), Word, PowerPoint, Outlook.


• Logiciels métiers : Expérience avérée CRM (SELLSY), et outils collaboratifs (Microsoft Teams, SharePoint).


• Gestion des appels d’offres (Veille et Réponse) : Expérience dans la rédaction et le suivi des réponses aux appels d’offres (secteur médical un plus).


• Gestion commerciale : Connaissance des processus commerciaux (devis, contrats, suivi client).


• Notions de comptabilité : Capacité à lire et analyser des documents comptables de base.


• Anglais : Maîtrise courante (oral et écrit) pour les échanges internationaux et la rédaction de documents.

Savoir\-être

• Rigueur et organisation : Sens aigu de la priorisation et respect des délais.


• Autonomie et proactivité : Capacité à anticiper les besoins et à proposer des solutions.


• Adaptabilité : Flexibilité pour évoluer dans un environnement dynamique et exigeant.


• Discrétion : Respect strict de la confidentialité et de l’éthique professionnelle.


• Esprit d’équipe : Aisance dans la coordination avec les différents services et entités du groupe.

Formation et expérience

• Formation : Bac\+2/3 en gestion administrative, ou équivalent. Une formation en gestion commerciale ou comptabilité est un atout.


• Expérience : Minimum 3 ans en tant qu’assistante de direction, assistante manager ou poste similaire, idéalement dans le secteur médical ou pharmaceutique. Expérience dans la gestion des appels d’offres et des outils logiciels métiers requise.

Conditions de travail

• Type de contrat : CDI.


• Lieu de travail : 69110 Sainte\-Foy\-lès\-Lyon.


• Avantages : Mutuelle, prévoyance, Salle de Sport.


• Salaire : Entre 30 K€ et 40 K€ annuel brut (toutes primes incluses),

Rémunération : 30 000,00€ à 40 000,00€ par an

Lieu du poste : En présentiel

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