Assistant.e Administratif.ve et Commercial.e

Assistant.e Administratif.ve et Commercial.e

*Temps partiel — du lundi au vendredi matin sur site \-*

Description du poste

Placé.e sous la responsabilité directe des cogérants, le ou la gestionnaire administratif.ve et commercial.e est garant.e de la fiabilité administrative et commerciale du lieu : domiciliations, contrats de location, suivi client et prospection, logistique. C'est un poste de confiance qui demande rigueur, sens du service et autonomie face aux imprévus du quotidien.

Le poste est pensé en temps partiel, en présence sur site tous les matins de 9h à 13h, pour assurer un accueil et un suivi administratif réguliers auprès des coworkers et des prospects.

Les missions principales

Domiciliation

• Gérer l'ensemble des dossiers de domiciliation : constitution, ouverture, renouvellement et clôture


• Préparer et vérifier la conformité réglementaire des dossiers (pièces justificatives, Kbis) — la signature des contrats de domiciliation reste de la responsabilité du directeur général, le poste ne dispose pas de mandat de signature


• Assurer la réception, le tri et la distribution du courrier des sociétés domiciliées


• Tenir à jour le registre des sociétés domiciliées

• Préparer, faire suivre pour signature et archiver les contrats de location de postes, bureaux et salles


• Suivre les échéances, renouvellements et résiliations de contrats


• Assurer la facturation et le suivi des paiements associés


• Mettre à jour les dossiers clients et les tableaux de suivi (Excel, CRM ou équivalent)

• Assurer le suivi des devis et propositions commerciales jusqu'à leur signature


• Relancer les prospects et les dossiers en attente


• Mettre à jour les outils de suivi commercial et produire des reportings simples


• Contribuer au suivi des dossiers liés aux appels à projets et à la certification Qualiopi

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des coworkers, clients et visiteurs


• Organiser et animer les visites du lieu pour les prospects


• Assurer le suivi post\-visite jusqu'à la conversion ou la clôture du dossier


• Prospecter ponctuellement de nouveaux clients et partenaires locaux

• Gérer les inscriptions aux programmes d'accompagnement et aux formations (Oasis Wave, Les Rideuses, Job 4 Entrepreneures, etc.)


• Établir et faire signer les feuilles de présence, conventions de formation et suivi qualité (questionnaire, etc.)


• Tenir à jour les dossiers administratifs liés aux financeurs (France Travail, Région, etc.) et à la certification Qualiopi

• Assurer un entretien léger et quotidien des espaces communs (machine à café, salle de pause, rangement)


• Suivre les prestataires de maintenance, de nettoyage et les stocks de fournitures


• Suivre les factures et paiements fournisseurs, en lien avec la comptabilité

• Relayer les informations utiles aux coworkers via les outils de communication interne (WhatsApp, affichage, newsletter interne, etc.) et gestion des événements internes

• Rigueur, sens de l'organisation et souci du détail, notamment sur le suivi de dossiers administratifs et juridiques


• À l'aise avec les outils numériques : vous n'avez pas peur d'un bug informatique et savez rester autonome pour le résoudre ou trouver une solution de contournement


• Excellent relationnel, sens de l'accueil et du service


• Autonomie et prise d'initiative


• Aisance rédactionnelle,


• Familier avec la création, le suivi et l’amélioration de process

• Maîtrise des outils bureautiques classiques (suite Microsoft ou équivalent) et d'un outil de gestion de projet (Trello ou équivalent)


• Notions de base en gestion administrative et/ou contractuelle


• À l'aise au téléphone et dans la relation client

• Expérience en domiciliation d'entreprises, immobilier tertiaire ou coworking


• Appétence pour l’outil Canva et usage (réfléchie) de l’IA

• Temps partiel : entre 20h et 23h/semaine selon possibilité (9h\-13h, du lundi au vendredi)


• Présence sur site requise


• Rémunération selon profil et expérience


• Participation mutuelle \& prévoyance


• 50% abonnement transport en commun


• CDI

Rémunération : 15,38€ par heure

Nombre d'heures : au moins 20\.0 par semaine

Capacité à faire le trajet ou à déménager:

• Cenon (33\): Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Optionnel)

• Etes\-vous autonomes sur les outils informatiques classiques (adobe, microsoft, gmail, etc.)

• Français (Requis)

Cette annonce provient de Indeed. Voir l'annonce originale ↗