Assistant(e) administratif et d'accueil H/F

Contexte

Le Groupe STOA est un groupe immobilier bordelais structuré autour de quatre métiers complémentaires : la promotion immobilière, l’immobilier ancien, l’agence immobilière (gestion locative et syndic) et la construction. Dans un contexte de forte croissance, le Groupe recherche un profil polyvalent pour assurer l’accueil, la gestion administrative courante et le bon fonctionnement des activités quotidiennes.

Mission générale

Assurer l’accueil physique et téléphonique du Groupe ainsi que la gestion administrative courante, en veillant à la fluidité de la circulation de l’information, au respect des échéances administratives et au bon relais avec la Direction Administrative et Financière et la Direction Générale.

Le poste est placé sous l’autorité de la Direction Administrative et Financière, avec un lien fonctionnel direct avec la Direction Générale.

Activités et responsabilités principales

*Accueil et standard téléphonique*

• Assurer l’accueil physique des visiteurs, clients et partenaires


• Réceptionner, filtrer et orienter les appels téléphoniques


• Prendre et transmettre les messages, gérer la boîte mail générique

• Saisir les factures fournisseurs


• Contrôler la conformité des pièces comptables


• Assurer le classement et le suivi des règlements en lien avec le service comptable

• Réceptionner, trier et distribuer le courrier entrant


• Préparer et expédier le courrier sortant


• Rédiger des courriers administratifs courants


• Classer et archiver les documents administratifs

• Suivre les contrats d’assurance (renouvellements, échéances, attestations)


• Gérer les déclarations de sinistres et le suivi des dossiers


• Assurer l’interface avec les courtiers et compagnies d’assurance

• Assurer le suivi administratif des véhicules (cartes grises, assurances, entretiens, contrôles techniques)


• Gérer les contrats de location ou de leasing


• Suivre les sinistres, amendes et cartes carburant

• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, messagerie)


• Aisance relationnelle et sens de l’accueil


• Rigueur, organisation et gestion des priorités


• Discrétion et respect de la confidentialité


• Notions de gestion administrative et comptable

• Formation Bac à Bac\+2 (assistanat, gestion PME\-PMI, administration)


• Expérience souhaitée sur un poste polyvalent similaire


• Une connaissance du secteur immobilier serait un plus

Lieu du poste : En présentiel

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