Assistant(e) ACCUEIL

Description de l’offre d’emploi
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L’entreprise

MOISON \& Associés est un cabinet d’administration de biens immobiliers. Notre entreprise s’appuie sur son équipe de 35 collaborateurs pour assurer le développement de nos clients en adéquation avec nos valeurs : Construire en confiance, Performer pour le meilleur, Rendre service.

Acteur régional reconnu et indépendant, nous recherchons un(e) Assistant(e) accueil dans le cadre du développement de notre activité et pour garantir une qualité de service optimale à nos clients.

Vos futures missions et responsabilités

Premier point de contact de notre cabinet, vous incarnez l’image de marque de l’entreprise et veillez à la fluidité des échanges. Directement rattaché(e) au Dirigeant de la société, vos missions se déploient sur plusieurs axes :

• Accueil et relation client : Assurer l'accueil physique et le standard téléphonique (filtrage, orientation des appels). Faire preuve d’une écoute active, reconnaître les urgences des clients et transmettre efficacement les informations aux collaborateurs.


• Gestion de la remise et le suivi des clés pour les clients, prestataires et collaborateurs.


• Suivi administratif et commercial : Suivre les demandes de devis auprès des fournisseurs et envoyer les bons de commande. Assurer la réception, le tri et le traitement du courrier entrant et sortant, ainsi que le classement, l'archivage et la diffusion des documents internes.


• Gestion des données et communication : Mettre à jour les bases de données clients/fournisseurs. Assurer une transmission fluide des informations au dirigeant et lui remonter les difficultés opérationnelles tout en étant force de proposition pour améliorer l'organisation de l'accueil.


• Polyvalence : Apporter un appui ponctuel aux assistantes de gestion pour diverses tâches administratives.

Profil recherché

De formation Bac à Bac\+2 (type BTS Assistant de gestion, secrétariat ou équivalent), vous bénéficiez d’une expérience réussie de 5 à 10 ans minimum sur un poste similaire d'accueil, de secrétariat ou de relation clients.

Compétences et qualités attendues

• Savoir et Savoir\-faire : Maîtrise parfaite des procédures d'accueil, de la gestion des appels et des flux de courrier. Excellente aisance rédactionnelle et relationnelle (usages de la communication par mail, téléphone et face à face). Connaissances basiques des processus administratifs et de facturation/commande.


• Outils : Maîtrise de l’usage des outils bureautiques et collaboratifs, idéalement le pack Google Workspace


• Savoir\-être : Vous possédez un sens aigu de l’accueil, de la courtoisie et de l’esprit de service. Reconnu(e) pour votre discrétion et le respect de la confidentialité, vous savez gérer les priorités et faire preuve d'autonomie et de rigueur au quotidien. Votre patience et votre maîtrise de vous\-même vous permettent de gérer sereinement les situations complexes ou les clients difficiles.

• Nombre d’heures hebdomadaires : 39

• Périodes de travail de 8 heures


• Travail en journée


• Du lundi au vendredi

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