Assistant administratif H/F
L’entreprise
Nous recrutons pour le compte d’une PME bordelaise du secteur du bâtiment, à taille humaine et en développement, qui intervient sur plusieurs activités complémentaires du secteur de la construction.
Dans le cadre de son développement et afin de renforcer son organisation administrative, l’entreprise recherche une Assistante Administrative et Travaux H/F dans le cadre d'un CDD de minimum 6 mois pour un remplacement de congé maternité. Ce poste est évolutif vers un CDI avec d'autres missions à la clé.
Vous rejoindrez une équipe où la polyvalence, la rigueur et le sens du collectif sont essentiels.
Votre mission
Rattaché(e) au Bureau d’études, sous la responsabilité de l’Assistante Travaux et du Directeur du Bureau d’Études, vous intervenez sur l’ensemble du suivi administratif des dossiers d’appels d’offres et des affaires travaux.
Votre rôle est transversal et vous permet d’être au cœur du fonctionnement de l’entreprise.
Vos principales responsabilités
Appels d’offres \& Bureau d’études
- Assurer le suivi administratif des dossiers d’appels d’offres dès leur réception.
- Tenir à jour les références chantiers.
- Compléter les actes d’engagement.
- Assurer le classement et l’archivage des dossiers.
- Assister la gestion administrative des affaires en cours.
- Lancer les dossiers travaux : classeurs, dossiers marchés, dossiers sécurité...
- Rédiger les contrats de sous\-traitance et collecter / contrôler les pièces administratives.
- Préparer et mettre en forme les courriers, comptes rendus et documents administratifs.
- Convoquer les sous\-traitants et assurer la signature des dossiers marchés.
- Rédiger et diffuser les certificats QUALIBAT.
- Collecter et archiver les procès\-verbaux de réception.
- Compiler les DOE (Dossiers des Ouvrages Exécutés).
- Assurer l'archivage numérique et papier.
- Assurer le rapprochement des tickets Easyfuel et tenir à jour le tableau de suivi des véhicules.
- Assurer le suivi administratif des véhicules : assurances, déclarations d’accidents, révisions, cartes carburant...
- Suivre les demandes de maintenance informatique et les équipements téléphoniques.
- Passer les commandes de fournitures de bureau et de papeterie.
- Suivre l’exécution des contrats de maintenance des équipements.
- Assurer l’ouverture et la diffusion du courrier.
- Accueillir les visiteurs et les orienter.
- Assurer le standard téléphonique et transmettre les appels.
- Diffuser les messages électroniques.
- Participer à la rédaction de la communication interne.
- Assurer l’affranchissement du courrier.
Nous recherchons avant tout une personne organisée, rigoureuse et polyvalente, capable de gérer plusieurs sujets en parallèle tout en conservant le sens des priorités.
Vous appréciez les environnements où l’on vous fait confiance et où votre rôle contribue directement au bon fonctionnement de l’entreprise.
Une première expérience dans un environnement BTP, travaux, bureau d’études ou entreprise générale est un véritable atout.
Vous êtes à l’aise avec :
- le suivi administratif de dossiers ;
- la constitution et le contrôle de pièces ;
- la rédaction de courriers et documents ;
- le classement et l’archivage ;
- les échanges avec différents interlocuteurs : équipes travaux, sous\-traitants, fournisseurs, clients...
Au\-delà de votre expérience, nous recherchons une personnalité :
fiable, structurée, réactive et dotée d’un bon relationnel.
Vous aimez être la personne sur laquelle les équipes peuvent compter et vous avez le sens du service.
Les conditions
Poste : Assistante Administrative et Travaux H/F
Contrat : CDI
Localisation : Bordeaux Métropole
Secteur : Bâtiment / Travaux
Vous souhaitez rejoindre une PME à taille humaine et occuper un poste polyvalent au cœur de son organisation ?
Envoyez\-nous votre candidature.
Rémunération : 2 500,00€ par mois
Avantages
- Intéressement et participation
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