Agent polyvalent courrier flux numériques H/F

Créée au XVIIème siècle, la Ville de Versailles est mondialement connue pour son château et son parc. Véritable ville\-jardin, la cité royale possède un cadre unique, mélange harmonieux de quartiers historiques préservés et de nombreux espaces naturels. Idéalement située à 17 kilomètres de Paris, elle bénéficie d'une accessibilité remarquable grâce à son réseau de 5 gares et de 3 autoroutes. Ses nombreuses écoles offrent une qualité d'enseignement très appréciée des jeunes et des familles. Avec plus de 1300 commerces, elle bénéficie d'une consommation de proximité dynamique qui participe activement à son animation et à la qualité de son cadre de vie. Avec près de 140 métiers, la Ville de Versailles emploie 1800 agents et recrute 270 personnes par an dans de très nombreux domaines d'activités : urbanisme\-architecture, espaces verts, affaires culturelles, éducation\-petite enfance, sécurité, services techniques...

La DACIT a en charge la gestion de l'ensemble des flux : courrier, téléphonique, physique et dématérialisés. Direction\-ressources, elle a un rôle transversal au sein de l'ensemble des directions de la collectivité.

*Missions principales :* Gestion des flux entrants et sortants* Procéder à la préparation à la numérisation des flux documentaires et des courriels, à leur numérisation, au renseignement des métadonnées, au vidéocodage et à leur intégration dans l'outil de GEC YPOK.

• Assurer un premier niveau de contrôle de la cohérence de l'activité : ouverture des courriers, tri, ventilation dans les casiers dédiés et contrôle de la répartition.


• Diffuser le courrier papier au sein des services


• Prendre en charge les courriers départ ..., (affranchissement et contrôle des flammes postales, des plis recommandés, des envois en nombre et des lettres urgentes avant la collecte postale, ...)


• Enregistrement des recommandés expédiés sur le logiciel Excel dédié.


• Collecter et ventiler les plis des conseillers municipaux dans les boites aux lettres dédiées en H\+0\.


• Contrôle des plis avant dépôt et collecte


• Collecte et enregistrement des travaux de la reprographie.

Traitement des factures à destination du service comptabilité* Réceptionner les factures, les préparer à la numérisation, les numériser, remplir les champs de métadonnées dans l'outil dédié.

• Ventiler les factures papier par cases et trier par code service\-comptabilité.


• Mettre sous pochette et acheminer ces factures à la Direction des Finances pour enregistrement au service comptabilité de la ville


• Récupérer les factures enregistrées auprès du service de la comptabilité et ventiler les pochettes correspondantes dans les différents services.


• Intégrer les factures reçues par mail : remplir les métadonnées absentes et contrôler l'exactitude les métadonnées remontées automatiquement par IXCature.

Remplacement du chauffeur navette* Réceptionner et collecter le courrier sur les sites externes.

• Trier, contrôler et ventiler les objets à destination et au départ des sites annexes


• Assurer le suivi des plis en liaison avec le service de la reprographie et la Préfecture (contrôle de la légalité) : enregistrement informatique


• Saisir les données dans le tableau de suivi dédié.


• Transporter des courriers divers entre différents sites (de la collectivité et VGP)


• Respecter les délais prévus pour les livraisons


• Veiller au respect du conditionnement des biens transportés

Contrôle et entretien du véhicule* Détecter et informer des dysfonctionnements du véhicule

• Tenir le véhicule en parfait état de propreté


• Renseigner le carnet de bord du véhicule

Missions ponctuelles :* Mise à jour du suivi des arrêtés A dans les outils dédiés.

• Contrôle du RIL en collaboration avec un agent en charge du recensement de la population.


• Elaboration du suivi statistique des recommandés arrivés/départs, des arrêtés, des LRE et des PND sous EXCEL

Formation :* Niveau IV – Bac/ Bac \+2

• Permis B : Autorisation de conduite


• Bonne condition physique (port de charges lourdes)

Autonomie et responsabilités :* Responsabilités liées à la distribution, la confidentialité et le secret de la correspondance.

• Responsabilité dans la conduite du véhicule, le respect des règles de sécurité (Code de la route et sanctions encourues en cas de non\-respect), dans l'utilisation des équipements du véhicule et le contrôle préventif de celui\-ci

Savoir faire:* Organiser une activité

• Appliquer les normes, procédures et règles


• Rendre compte

Savoir\-être :* Qualités relationnelles

• Sens de l'organisation


• Sens du travail en équipe


• Assiduité


• Rigueur

Cycle de travail :
36h/ semaine

CDD 6 mois
Nombre de jours de congés :
25 jours de congés, 6 RTT et 2 jours de fractionnement sous conditionAvantages :* Participation de la Ville à la mutuelle et au contrat collectif Prévoyance

• Remboursement des frais de transport en commun à hauteur de 75%


• Possibilité d'adhérer à la Caisse d'Entraide (prestations sociales et loisirs)

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