Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d) für die Gästewohnungsverwaltung und Rezeption
Die Max-Planck-Gesellschaft ist eine der führenden Forschungsorganisationen in Europa und betreibt Grundlagenforschung in den Natur-, Lebens- und Geisteswissenschaften. Das Max- Planck-Institut für chemische Ökologie in Jena erforscht, wie Organismen über chemische Signale miteinander kommunizieren. Wir analysieren ökologische Interaktionen mit molekularen, chemischen und neurobiologischen Methoden. Im Institut arbeiten organische Chemiker, Biochemiker, Ökologen, Entomologen, Verhaltensforscher, Insektengenetiker und Physiologen zusammen, um die Komplexität der chemischen Kommunikation in der Natur zu entschlüsseln.
Die Max-Planck-Gesellschaft und das Max-Planck-Institut für chemische Ökologie engagieren sich sehr für Chancengleichheit, Vielfalt und die Gleichstellung der Geschlechter. Wir setzen uns aktiv für die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ein und haben uns zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen sowie Gruppen, die in der Wissenschaft und insbesondere im jeweiligen Tätigkeitsfeld unterrepräsentiert sind, zu beschäftigen. Deshalb fordern wir ausdrücklich auf, sich zu bewerben und begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds.
Ihre Aufgaben – das erwartet Sie bei uns
- Verwaltung und Koordination der 13 voll ausgestatteten Gästewohnungen in enger Zusammenarbeit mit den Abteilungsassistentinnen
- Ansprechpartner\*in für die Mietenden
- Durchführung der Wohnungsabnahmen und Nebenkostenkalkulationen
- Terminkoordination mit dem externen Hausmeister und Reinigungsdienstleister
- Erstellung von Wohnungsexposés, Mietverträgen und Schlüsselübergabe
- Betreuung und Begrüßung von nationalen und internationalen Gästen und Besucher\*innen an der Rezeption
- Verwaltung der Zutrittstransponder und Kautionskassen
- Verwaltung der Parkplätze und Institutsfahrzeuge
- Betreuung und Pflege der Cafeteria-Ausstattung (z.B. Kaffeemaschine)
- Bearbeitung Postein- und -ausgang
- Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Events
- Bereitschaft zur Übernahme weiterer Verwaltungsaufgaben, insbesondere Vertretung in der Warenannahme
Ihr Profil – was wir uns wünschen
- Abgeschlossene Ausbildung in der Hotellerie, Verwaltung oder einer ähnlichen Branche
- erste Erfahrungen in der Verwaltung von Gästewohnungen und der Betreuung von Gästen sind wünschenswert
- kaufmännisches Grundverständnis
- sehr gute Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten
- freundliches und serviceorientiertes Auftreten
- sehr gute Deutschkenntnisse, idealerweise Grundkenntnisse Englisch
- sie lieben Herausforderungen und sind flexibel in der Tätigkeit an verschiedenen Orten - unsere Gästewohnungen sind nicht unmittelbar dem Institutsgebäude angebunden (in ca. 3 km Entfernung)
- Führerschein Klasse B
Ihre Perspektive – was wir Ihnen bieten
- eine abwechslungsreiche Tätigkeit
- ein kollegiales Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien
- Arbeit in einem engagierten und respektvollen Team
- Eingehende Einarbeitung und alle notwendigen spezifischen Fortbildungen
- Tarifgerechtes Gehalt je nach persönlicher und fachlicher Eignung (TVöD Bund)
- 30 Tage Urlaub; ab 2027 - 31 Tage Urlaub
- Betriebliche Altersvorsorge und weitere Benefits wie Jahressonderzahlung und Leistungsorientierte Bezahlung
- Zuschuss zum Jobticket
- Angebote zum Gesundheitsmanagement
Die Stelle ist auf 35 Std/Woche ausgelegt und vorerst auf 2 Jahre befristet mit der Möglichkeit der unbefristeten Weiterbeschäftigung.
Haben wir ihr Interesse geweckt?
Dann bewerben Sie sich bis zum 15. Juni 2026 über unser Bewerbungsportal.
Die Bewerbungsgespräche sind für die 27. KW 2026 vorgesehen.
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