Stv. Praxismanager und Lead Customer Support (m/f/d)

Stv. Praxismanager:in und Lead Customer Support
*Teilzeit oder Vollzeit · Berlin*

Hinter Circle Health steht ein engagiertes, multidisziplinäres Team, das die Gesundheit und das Wohlbefinden der Patient:innen ganzheitlich in den Mittelpunkt stellt. Wir verbinden fundierte medizinische Fachkenntnis mit einem modernen, menschlichen Ansatz, mit dem Ziel, nicht nur Symptome zu behandeln, sondern echte, nachhaltige Heilungsprozesse zu begleiten.

Unser Fokus liegt auf funktioneller und regenerativer Medizin, moderner Diagnostik und individuell zugeschnittenen Therapiekonzepten. Wir arbeiten integrativ, innovativ und mit echter Leidenschaft für Prävention und langfristige Gesundheit.

Dein Impact
Du bist die Person, die Räume liest, bevor Menschen sie betreten. Die spürt, wenn etwas nicht stimmt und es einfach richtig macht.

Deine Rolle
Im Tandem mit der leitenden Praxismanagerin übernimmst du stellvertretend die volle Verantwortung für den Standort Berlin, von der Patientenerfahrung über die organisatorische Teamführung bis zur Prozessoptimierung. Dies ist eine Doppelrolle: Du bist die entscheidende Kraft, die den Praxisalltag prägt und zusätzlich übernimmst du die Verantwortung über ein kleines Customer\-Support\-Team, baust hier Strukturen auf und berichtest direkt an die Geschäftsleitung.

Deine Aufgaben
Patient Experience \& Sales

• Du bist die erste und letzte Impression der Praxis und gestaltest diese aktiv. Patienten fühlen sich bei dir gesehen, gut aufgehoben und kommen gerne wieder.


• Du führst eigenständig Reaktivierungsgespräche, erkennst Potenziale im Patientenstamm und begleitest Interessierte durch unser gesamtes Angebotsspektrum mit klaren Zielen rund um Reaktivierungsquoten und Umsatzzielen.


• Du bist Host und sorgst für Konsistenz in der Gasterfahrung: saubere \& einladende Räumlichkeiten und herzliche Begrüßung für ein Ambiente, das einen denkwürdigen Eindruck macht.


• Du setzt die richtigen Signale am Empfang und im Team, damit Patienten nicht nur zufrieden sind, sondern begeistert weiterempfehlen.

• Du führst organisatorisch ein kleines Customer\-Support\-Team mit Klarheit, Wertschätzung und hohem Anspruch an Patientenkommunikation via Telefon, Email und WhatsApp.


• Du trägst gemeinsam mit der leitenden Praxismanagerin die volle organisatorische Verantwortung für deinen Standort, d.h. du handelst eigenständig, eskalierst klug und brauchst keine Mikro\-Führung.


• Du arbeitest im Umfeld von Therapeut:innen mit starken fachlichen Meinungen und kannst dich behaupten, ohne konfrontativ zu sein; deine Autorität setzt du stets souverän ein.


• Du onboardest neue Kolleg:innen und sorgst für eine Atmosphäre, in der das Team beste Leistung in Bezug auf Patienten bringt.

• Du bist digital affin, beherrschst unsere Systemlandschaft (Mac\-Umgebung, circleOS Praxissystem (Eigenentwicklung), Slack, DocCirrus, etc.) und optimierst Abläufe aktiv.


• Du kommunizierst proaktiv mit unserem Entwicklungsteam, gibst strukturiertes Feedback und steuerst Feature Requests mit Blick auf den Praxisalltag.


• Du stellst sicher, dass Abrechnung, Dokumentation und Inventar lückenlos und korrekt laufen, immer mit einem kaufmännischen Blick für Details.


• Du erkennst Lernpotenziale und sorgst dafür, dass unsere Therpeut:innen einen digitalen Mindset entwickeln.

• Führungserfahrung: Du hast Teams organisatorisch geführt, weiterentwickelt und in schwierigen Momenten zusammengehalten.


• Ausgeprägte Stärke in Patientenorientierung und Vertrieb: Du weißt, wie man Vertrauen aufbaut und Menschen begeistert.


• Standhaftigkeit und kommunikative Überzeugungskraft: Du kannst mit Gegendruck umgehen und bleibst dabei professionell.


• Prozess\- und Systemaffinität: Du findest dich schnell in neue Software ein und denkst in Abläufen, nicht in Aufgabenlisten.


• Kaufmännisches Grundverständnis: Du verstehst die Relevanz von Abrechnung, Reporting und Bestandsmanagement.


• Erfahrung oder starkes Interesse im Gesundheitswesen: Idealerweise mit Bezug zu Naturheilkunde, Prävention oder ganzheitlicher Medizin.


• Sehr gute Deutsch\- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

• Erfahrung in der Abrechnung mit Praxissoftware (DocCirrus o.ä.)


• Hintergrund in komplementärer Medizin, Naturheilkunde oder funktionaler Diagnostik


• Ausbildung als MFA oder Gesundheits\- und Krankenpfleger:in


• Erfahrung mit Digitalisierungsprojekten oder Software\-Rollouts


• Kenntnisse in Labordiagnostik oder Supplementen

• Wachstumsperspektive: Wir wachsen und wir holen unsere besten Menschen mit. Übernahme weiterer Standorte oder übergeordnete Rollen sind realistische nächste Schritte.


• Premium\-Umgebung: Du arbeitest in einer modernen, hochwertigen Praxisumgebung, die du mitgestaltest, d.h. kein Klinikalltag, sondern ein Ort, an dem Menschen gerne sind.


• Inhaltliche Tiefe: Ganzheitliche Medizin, funktionale Diagnostik \& Innovation: Du wirst fachlich herausgefordert und lernst täglich dazu.


• Klare Strukturen, direktes Feedback: Wöchentliche 1:1s mit der Geschäftsleitung, transparente Kommunikation und ein Team, das ehrlich miteinander ist.

Arbeitsort: Vor Ort

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