Stage assistant administratif H/F

Assistant administratif H/F – Stage de 2 mois

MJ BAZAR PARFUMERIE
Grossiste en parfums
Lieu : 9 quai Lucien Lefranc, 93300 Aubervilliers

Dans le cadre de son activité de vente en gros de parfums, MJ BAZAR PARFUMERIE recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour un stage de 2 mois.

Vous intégrerez un environnement professionnel dynamique, au contact des différentes opérations liées à l’activité quotidienne de l’entreprise. Ce stage permettra de participer concrètement au suivi administratif, à l’organisation des documents, à la gestion des informations internes ainsi qu’au soutien des équipes dans leurs tâches courantes.

Nous recherchons avant tout une personne sérieuse, investie, organisée et motivée, souhaitant développer ses compétences administratives et acquérir une expérience pratique au sein d’une entreprise spécialisée dans le commerce de gros.

Vos principales missions

En lien avec l’équipe, vous participerez notamment aux missions suivantes :

• Assurer le classement, le tri et l’archivage des différents documents administratifs de l’entreprise.


• Organiser les dossiers papier et numériques afin de garantir un accès rapide et fiable aux informations.


• Vérifier que les documents sont correctement renseignés avant leur classement ou leur transmission.


• Effectuer la saisie et la mise à jour de données administratives dans les différents fichiers de suivi.


• Créer, compléter et actualiser des tableaux de suivi sur Excel ou sur les outils utilisés par l’entreprise.


• Contrôler la cohérence des informations enregistrées et signaler les éventuelles anomalies.


• Participer au suivi administratif des commandes clients.


• Vérifier la présence des informations nécessaires dans les dossiers liés aux commandes.


• Assurer le rapprochement entre différents documents commerciaux et administratifs lorsque cela est nécessaire.


• Participer à la préparation et à l’organisation des documents destinés aux différents services.


• Classer et organiser les bons de commande, bons de préparation, bons de livraison et autres pièces nécessaires au fonctionnement quotidien.


• Participer à la vérification documentaire des commandes avant leur traitement.


• Faciliter la circulation des informations entre l’administration, la préparation de commandes et les autres interlocuteurs internes.


• Réceptionner certains appels téléphoniques et orienter les demandes vers la personne concernée.


• Prendre des messages précis et transmettre les informations de manière professionnelle.


• Participer au traitement et au classement des courriers et documents reçus.


• Préparer des documents administratifs simples à partir des consignes données.


• Effectuer des impressions, photocopies, numérisations et regroupements de documents.


• Renommer et organiser correctement les fichiers numériques afin de maintenir un classement clair.


• Participer au suivi de certains dossiers clients et fournisseurs sur la partie administrative.


• Rechercher rapidement une information ou un document demandé par un membre de l’équipe.


• Vérifier les coordonnées et différentes données figurant dans les fichiers internes.


• Mettre à jour les bases de données lorsqu’une modification est communiquée.


• Aider à la préparation des dossiers nécessaires aux opérations quotidiennes.


• Participer au contrôle des pièces justificatives et à leur rangement dans les dossiers correspondants.


• Suivre les documents en attente et relancer en interne lorsque certaines informations sont manquantes.


• Tenir à jour différents états de suivi administratif.


• Aider à identifier les documents incomplets, mal classés ou en double.


• Contribuer à maintenir un espace administratif ordonné et fonctionnel.


• Respecter les méthodes de classement et les procédures internes mises en place.


• Veiller à la confidentialité des informations et documents consultés dans le cadre du stage.


• Apporter un soutien administratif ponctuel aux équipes selon les priorités de la journée.


• Participer à la bonne organisation générale des tâches et au respect des délais.


• Être capable de gérer plusieurs demandes simples simultanément tout en conservant un travail précis.


• Signaler rapidement toute erreur ou incohérence constatée afin qu’elle puisse être corrigée.


• Contribuer, par votre rigueur et votre sens de l’organisation, à la fluidité du fonctionnement administratif de l’entreprise.

Vous êtes à l’aise avec les tâches administratives et appréciez les environnements où l’organisation et la précision sont essentielles.

Une première expérience professionnelle n’est pas indispensable, mais vous devez faire preuve d’une réelle volonté d’apprendre et de vous impliquer dans les missions confiées.

Nous serons particulièrement attentifs aux qualités suivantes :

• Sérieux et ponctualité.


• Très bonne organisation.


• Rigueur dans la saisie et le contrôle des informations.


• Capacité à respecter des consignes précises.


• Sens des priorités.


• Bonne capacité de concentration.


• Réactivité face aux demandes quotidiennes.


• Discrétion et respect de la confidentialité.


• Présentation et comportement professionnels.


• Capacité à travailler avec méthode.


• Facilité à communiquer avec différents interlocuteurs.


• Esprit d’équipe.


• Autonomie progressive dans la réalisation des tâches confiées.


• Capacité à identifier une erreur et à demander une vérification lorsque nécessaire.


• Motivation pour découvrir le fonctionnement administratif d’une entreprise de commerce de gros.

Votre environnement de stage

MJ BAZAR PARFUMERIE exerce une activité de grossiste en parfums. L’organisation administrative joue donc un rôle important dans le suivi des commandes, des documents commerciaux et des différentes opérations réalisées quotidiennement.

Vous découvrirez un environnement dans lequel la rapidité d’exécution doit toujours rester compatible avec la précision du travail effectué. Vous serez accompagné(e) dans la prise en main de vos missions, avec l’objectif de vous permettre de gagner progressivement en autonomie.

Ce stage conviendra particulièrement à une personne souhaitant développer des compétences concrètes en gestion administrative, classement, suivi documentaire, organisation de dossiers et utilisation d’outils bureautiques.

Candidature

Nous recherchons en priorité des candidats fiables, sérieux, motivés et réellement impliqués dans leur stage. La capacité à respecter les consignes, à travailler avec soin et à conserver une attitude professionnelle au quotidien sera essentielle.

Stage de 2 mois – Assistant administratif H/F
Lieu : MJ BAZAR PARFUMERIE, 9 quai Lucien Lefranc, 93300 Aubervilliers

Lieu du poste : En présentiel

Cette annonce provient de Indeed. Voir l'annonce originale ↗