Sekretariat Geschäftsführung (m/w/d)

• Regionalverband Westhessen


• Präsenz / Mobil


• Berufserfahrung


• Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung


• Vollzeit


• Publiziert: 25\.09\.2026


• Unbefristet

Über den ASB
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Wir wollen dAS Beste für den Menschen. Als Wohlfahrts\- und Hilfsorganisation sind wir immer dort, wo Menschen uns brauchen \- „Wir helfen hier und jetzt“. Das ist nicht nur unser Motto, sondern auch unser Selbstverständnis. Wir möchten gemeinsam mit Dir „Gutes tun“ noch besser machen.
*Für unser Sekretariat der GEschäftsführung suchen wir zum nächst möglichen Zeitpunkt einen Mitarbeiter (m/w/d) in einer unbefristeten Vollzeitanstellung.*A – wie Aufgaben, die Dich erwarten
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Organisation der Geschäftsführung

• Bearbeitung des Posteingangs und E\-Mail\-Management


• Terminmanagement und Kalenderpflege


• Pflege von Kontakten und Verteilern


• Schnittstelle zu Politik, Kommunen und Netzwerkpartnern


• Telefonmanagement und Gesprächsvorbereitung


• Priorisierung und Koordination von Anfragen


• proaktives Fristen\- und Wiedervorlagenmanagement


• Reiseplanung und Reisekostenvorbereitung


• Prüfung der zur Unterschrift vorgelegten Schriftstücke auf formale Richtigkeit


• Koordinative Aufgaben, z.B. Besprechungen, Geburtstage

Organisatorische Vorbereitung von Sitzungen, Besprechungen, Workshops

• Erstellung von Einladungen und Tagesordnungen


• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationsvorlagen und Entwürfen


• Zusammenstellung von Sitzungsunterlagen


• Protokollführung u.U.


• Nachverfolgung von Beschlüssen und Aufgaben, insb. Vorstand und Managementteam

Vertragsmanagement

• Vorbereitung und Ablage von Verträgen


• proaktives Fristen\- und Wiedervorlagenmanagement im VM


• Verwaltungsaufgaben gegenüber Behörden und Institutionen


• Koordination mit Rechtsberatung und externen Dienstleistern

Fuhrparkmanagement

• Ansprechpartner:in für alle KFZ Versicherungsthemen


• Pflege der Übersicht aller KFZ im RV


• Bearbeitung/Abwicklung von KFZ Schäden jeglicher Art mit der Versicherung


• Auswahl, Bestellung, Kauf, Leasing, Verkauf von Fahrzeugen


• Zulassung, Abmeldung, Ummeldung von KFZ bei der Zulassungsbehörde


• Verwaltung Tankkarten, ADAC\-Schutzbrief, etc.

Veranstaltungsmanagement

• Erstellung und Pflege des Veranstaltungsjahresplaners


• Organisatorische Vor\- und Nachbereitung von regionalen Veranstaltungen


• Erstellung von Beschlussvorlagen für den Regionalvorstand


• Vor\- und Nachbereitung von Mitgliederversammlungen sowie Unterstützung bei deren Durchführung (in Zusammenarbeit mit dem Mitgliederservice)

Mitwirkung im Qualitätsmanagement

• Dokumentenlenkung im Qualitätsmanagement sowie Verwaltung von Vorlagen und Formularen


• Unterstützung bei der organisatorischen Vor\- und Nachbereitung von Audits und Zertifizierungen, insbesondere Verwaltung des Auditjahresprogramms


• Mitwirkung bei regelm. Management\- und Lieferantenbewertungen, etc.


• Mitwirkung bei Datenschutz\- und Compliance\-Themen

Mitwirkung im Nachhaltigkeitsmanagement

• Mitwirkung bei der Datensammlung


• Verwaltung von Klima\- und Nachhaltigkeits\-Anpassungsplanungen


• Fristen\- und Wiedervorlagenmanagement

Dokumenten\- und Informationsmanagement

• Aktenführung und Archivierung


• Verwaltung vertraulicher Unterlagen


• Pflege von Datenbanken und digitalen Ablagesysteme

S – wie Stärken, die Dich auszeichnen
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• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/\-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/\-mann, Managementassistent:in) oder vergleichbare Qualifikation

Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz\-, Sekretariats\- oder Vorstandsbereich

• Weiterbildung zur Management\- oder Executive Assistant (wünschenswert)


• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie digitale Kompetenz und Erfahrung mit Kollaborations\- und Kommunikationstools (z. B. Microsoft Office, Online\-Konferenztools)


• Gültige Fahrerlaubnis der Klasse B


• Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Integrität im Umgang mit vertraulichen Informationen


• Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte Arbeitsweise sowie hohe Eigeninitiative


• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit sowie Bereitschaft zur konstruktiven Zusammenarbeit mit internen und externen Ansprechpartnern als auch im Team


• Hohes Maß an Einfühlungsvermögen, Diskretion und wertschätzendem Auftreten


• Ausgeprägte Loyalität und Vertrauenswürdigkeit gegenüber der Geschäftsführung und dem Unternehmen


• Bereitschaft zur kontinuierlichen fachlichen und persönlichen Weiterbildung


• Belastbarkeit, Souveränität und Fähigkeit zum Arbeiten unter Zeitdruck


• Hohe Service\- und Lösungsorientierung


• Gute Urteilsfähigkeit sowie selbstständiges und vorausschauendes Handeln


• Gesundheitliche Eignung entsprechend den arbeitsmedizinischen Anforderungen


• Hohe Flexibilität hinsichtlich der Arbeitszeiten und der Priorisierung wechselnder Aufgaben


• Professionelles, gepflegtes und repräsentatives Auftreten

B – wie Benefits, die auf Dich warten
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• Wir wissen, was Du leistest: Vergütung nach Manteltarifvertrag, 30 Tage Urlaub, Urlaubsgeld sowie anteilige Finanzierung des Deutschlandtickets und die Option, ein Jobrad zu bekommen.


• Weiterbildungsmöglichkeiten unterstützen wir gerne, genau wie deine persönliche Zukunft: Anspruch auf eine BAV und VWL stehen dir ebenfalls zu.

Hinweis \& Dein Kontakt
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So wie wir unvoreingenommen allen Menschen helfen, freuen wir uns auch über alle Bewerbungen \- unabhängig von Familienaufgaben, kultureller und sozialer Herkunft, Geschlecht, sexueller Identität, Weltanschauung, Religion, Alter oder Behinderung.
Du hast Rückfragen zu Deiner Bewerbung? Dein Kontakt ist:

• Annette Eckhardt


• Leitung Personalwesen Westhessen


• 0611 1818\-237

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