Sekretär (m/w/d) der Fakultät für Maschinenbau und Mechatronik

Bewerbungen werden ausschließlich online erbeten (über unser Bewerberportal) mit den üblichen Unterlagen – unter Angabe der Kennzahl – bis 07\.06\.2026\.

Ansprechpartnerin für inhaltliche Fragen:

Daniela Belfiore

Tel.:

Ansprechpartner Personal:

Janick Troes

Telefon

Ansprechpartnerin zum Bewerbungsprozess:

Sarah Flügel

Telefon

Die Hochschule Karlsruhe ist bestrebt, den Anteil von Mitarbeiterinnen zu erhöhen; qualifizierte Frauen werden ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert.

Schwerbehinderte Bewerbende (m/w/d) werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Für nähere Informationen kontaktieren Sie bitte die Vertrauensperson der Schwerbehinderten unserer Hochschule per E\-Mail (sbv@h\-ka.de).

An der Fakultät für Maschinenbau und Mechatronik ist zur Verstärkung unseres Teams zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende unbefristete Stelle zu besetzen:

Sekretär (m/w/d) der Fakultät für Maschinenbau und Mechatronik
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Kennzahl

6096

75 % Teilzeit

Sie sind an der Fakultät für Maschinenbau und Mechatronik die erste Anlaufstelle für jegliche Anfragen \- sowohl von Professoren, Mitarbeitern und Studierenden, als auch von Externen. Durch die selbständige Organisation und Koordination der Abläufe in Ihrem Aufgabenbereich sorgen Sie für einen reibungslosen Tagesablauf.

Aufgabengebiet:
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• Unterstützung der Fakultätsleitung durch die Übernahme vielfältiger Koordinations\-, Kommunikations\-, Projektunterstützungs\- und Organisationsaufgaben zur erfolgreichen Durchführung verschiedener Studiengänge der Fakultät MMT (u.a. Kommunikation mit den Studierenden; Verwaltung diverser Systeme z.B. zur Prüfungsverwaltung oder Raummanagement)


• Ansprechpartner:in für Professoren, wissenschaftliche und weitere Mitarbeiter und Lehrbeauftragte der Studiengänge zu organisatorischen Fragen wie z.B. Arbeitsabläufe, Formulare etc.


• Ansprechpartner:in für studentische Hilfskräfte, inkl. Zusammenarbeit mit der Personalabteilung


• Dokumentenmanagement (inkl. Berichte und Auswertungen) der Studiengänge


• Allgemeine Büroorganisation; analoge und digitale Korrespondenz


• Erfassung und Überwachung von Terminen und Berichten

• Langfristige Beschäftigungs\- sowie Gehaltsperspektive mit regelmäßigen Tariferhöhungen und Einstufungen entsprechend der Berufserfahrung. Je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen erhalten Sie ein Gehalt nach Entgeltgruppe 6


• Zuschuss zum Job Ticket BW/Deutschland\-Ticket, JobBike BW, Zusatzrente der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL).


• Umfassende Leistungen einer familienfreundlichen Hochschule: Eltern\-Kind\-Raum, Zugang zum ganzheitlichen digitalen Beratungsangebot voiio.


• Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit, bis zu 40% der Gesamtarbeitszeit mobil zu arbeiten.


• Sinnstiftende Tätigkeit mit sehr guten Entwicklungsmöglichkeiten in einem zukunftsorientierten Hochschulumfeld.


• Gute Möglichkeiten für Zertifizierungen und Weiterbildungen.

• Abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung im kaufmännischen oder im Verwaltungsbereich oder eine für die Position vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger Erfahrung im Office Management


• Organisationstalent, serviceorientiert, engagiert und loyal


• hohe Kommunikationskompetenz \- wir stellen uns eine Person vor, die per Mail, Telefon und im persönlichen Kontakt gleichermaßen eloquent, freundlich und verbindlich agiert, auch mit Studierenden


• sehr gute Kenntnisse in branchenüblichen EDV\-Lösungen, insbesondere Microsoft\-Office\-Produkte


• sehr gute Deutsch\- und Rechtschreibkenntnisse, gute Englischkenntnisse von Vorteil


• Fähigkeit und Freude sowohl selbstständig als auch teamorientiert zu arbeiten


• Interesse, eigene Ideen und Erfahrungen einzubringen


• Bereitschaft, sich in neue Aufgaben und bestehende IT\-Systeme einzuarbeiten Die Beschäftigung ist unbefristet.

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