Sekretär*in (w/m/d) im Büro der Geschäftsführung in der Agentur für Arbeit Saarland (Dienstort: Saarbrücken)
Arbeitsumfeld
Die Bundesagentur für Arbeit, kurz BA – das sind rund 113\.000 Mitarbeitende in ganz Deutschland, die sich für unsere Gesellschaft engagieren. Sie bieten Orientierung auf dem Arbeitsmarkt, unterstützen und sichern Existenzen. Mit ihrem Einsatz tragen sie jeden Tag dazu bei, das Leben von Menschen in herausfordernden Zeiten ein Stück besser zu machen.
Werden Sie Teil der größten Dienstleisterin für den deutschen Arbeitsmarkt und bewerben Sie sich bei uns.
Aufgaben und Tätigkeiten
Organisationstalent gesucht – mit Überblick, Kommunikationsstärke und Freude daran Dinge ins Rollen zu bringen.
\- Informationsmanagement: Sie steuern Anfragen, behalten den Posteingang und \-ausgang im Blick und sorgen für eine strukturierte Ablage und Wiedervorlage.
- Korrespondenz: Sie bearbeiten die Korrespondenz und sonstigen Schriftverkehr der Geschäftsführung und unterstützen bei der Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen.
- Terminmanagement: Sie koordinieren Termine der Geschäftsführung, stimmen diese mit unterschiedlichen Ansprechpartner\*innen ab und behalten auch bei kurzfristigen Änderungen den Überblick.
- Veranstaltungen: Sie organisieren Veranstaltungen mit bzw. unterstützen bei deren Vorbereitung und Durchführung.
- Reiseorganisation: Sie übernehmen die Planung und Organisation von Dienstreisen der Geschäftsführung.
- Gästebetreuung: Sie empfangen und betreuen Gäste der Geschäftsführung und sorgen für einen professionellen und herzlichen Empfang.
- Rechnungsbearbeitung: Sie erfassen Rechnungen im SAP\-System und unterstützen bei administrativen Abläufen.
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Sie unterstützen das Büro der Geschäftsführung bei vielfältigen organisatorischen und administrativen Aufgaben.
Voraussetzungen
- Sie haben eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (z.B. Bürokaufmann/\-frau)
- Erfahrung in der Assistenz einer Geschäftsführung ist von Vorteil
- Ein hohes Maß an Belastbarkeit und Flexibilität ist erforderlich
- Sehr gute kommunikative und organisatorische Fähigkeiten sowie ein sicheres Auftreten sind zwingende Voraussetzungen.
- Vertrauenswürdige Kommunikationsfähigkeit für ein Miteinander auf Augenhöhe mit allen Akteur\*innen sowie ein sicheres Auftreten auf allen Führungsebenen
- Strukturierte Arbeitsweise und die Fähigkeit das Wesentliche im Auge zu behalten
- Organisationstalent
- Vergütung fair und transparent: Ihr Gehalt entspricht mindestens der Tätigkeitsebene VI, Entwicklungsstufe 1 des Tarifvertrags der Bundesagentur für Arbeit (www.arbeitsagentur.de/batarifvertrag, derzeit rund 2\.997,50 Euro mtl. brutto (bei Vollzeit), plus die Funktionsstufe 1 mit 83,06 Euro und einer weiteren Zulage in Höhe von 85,21 Euro.
- Umfassend versorgt: Wir unterstützen Sie mit betrieblicher Altersvorsorge, einem Zuschuss zum Jobticket und vermögenswirksamen Leistungen.
- Zeit für Erholung: Sie haben Anspruch auf 30 Urlaubstage pro Jahr (ab 2027: 31\) sowie zusätzlich frei am 24\.12\. und 31\.12\.
- Entwicklung ohne Grenzen: Die Karrierewege und Weiterbildungsmöglichkeiten an den über 750 Standorten der Bundesagentur für Arbeit sind umfangreich und vielfältig – lassen Sie uns Ihre Entwicklung zusammen gestalten!
- Willkommen mit Plan: Mit unserem strukturierten Onboarding\-Programm heißen wir Sie willkommen und machen Sie fit für Ihren neuen Aufgabenbereich.
- Flexibilität, die zu Ihrem Leben passt: Ob mobiles Arbeiten, Gleitzeit, Teilzeit oder Job\-Sharing – wir bieten je nach Bereich unterschiedliche, moderne Arbeitsmodelle – lassen Sie uns darüber sprechen!
- Familienfreundlich in jeder Lebensphase: Ihr sorgenfreies Arbeiten auch in herausfordernden Lebensabschnitten liegt uns am Herzen: Wir unterstützen sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf, zum Beispiel bei Betreuungsaufgaben oder beim Wiedereinstieg.
- Arbeit, die Sinn macht: Ihr Arbeitsplatz bei uns ist sicher und sinnstiftend, denn Sie tragen dazu bei, den sozialen Frieden in Deutschland zu sichern.
- Gleichstellung leben: Nach dem Bundesgleichstellungsgesetz fördern wir aktiv und auf allen Ebenen die Gleichstellung von Frauen und Männern.
- Wertschätzung von Vielfalt: Wir leben kulturelle Offenheit und legen höchsten Wert auf Gleichbehandlung. Wir freuen uns besonders über die Bewerbung von schwerbehinderten und diesen gleichgestellten Menschen. Wir glauben fest daran, dass jeder Mensch seine Fähigkeiten einbringen kann. Mit unserer Inklusionsvereinbarung setzen wir uns aktiv für Inklusion und Diversität ein: Bei uns ist jeder 10\. Beschäftigte ein Mensch mit Schwerbehinderung. Dadurch verfügen wir über umfangreiche Erfahrungen, z.B. im achtsamen Umgang miteinander durch die enge Zusammenarbeit mit unseren Schwerbehindertenvertretungen oder durch unsere technischen Berater\*innen, die die individuell notwendige Arbeitsplatzausstattung prüfen und Sie bei der behinderungsspezifischen Ausstattung Ihres Arbeitsplatzes unterstützen. Bitte fügen Sie Ihren Unterlagen einen Nachweis über Ihre Schwerbehinderung oder Gleichstellung bei.
Die Stelle ist nach § 14 Abs. 2 des Teilzeit\- und Befristungsgesetzes für ein Jahr befristet. Aus arbeitsrechtlichen Gründen können gemäß § 14 Abs. 2 des Teilzeit\- und Befristungsgesetzes nur Bewerbende berücksichtigt werden, die noch nicht bei der Bundesagentur für Arbeit beschäftigt waren.
Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich am 27\.10\.2026 in Präsenz in der Agentur für Arbeit Saarbrücken statt. Ein Ersatztermin kann aus organisatorischen Gründen nicht angeboten werden.
Bewerben Sie sich jetzt online über unser Bewerbungsportal. Dort können Sie nach einer Registrierung Ihr Bewerbungsprofil erstellen. Bei Unklarheiten hilft unser Erklärvideo weiter: https://www.arbeitsagentur.de/
ba\-karriere/bewerbungsportal\-erklaervideo.
Bei technischen Problemen rufen Sie bitte unsere gebührenfreie Hotline an: 0800\-4 5555\-01\.
Wir freuen uns auf Sie und Ihre Bewerbung!
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