Secrétaire polyvalent H/F

Créée au XVIIème siècle, la Ville de Versailles est mondialement connue pour son château et son parc. Véritable ville\-jardin, la cité royale possède un cadre unique, mélange harmonieux de quartiers historiques préservés et de nombreux espaces naturels. Idéalement située à 17 kilomètres de Paris, elle bénéficie d'une accessibilité remarquable grâce à son réseau de 5 gares et de 3 autoroutes. Ses nombreuses écoles offrent une qualité d'enseignement très appréciée des jeunes et des familles. Avec plus de 1300 commerces, elle bénéficie d'une consommation de proximité dynamique qui participe activement à son animation et à la qualité de son cadre de vie. Avec près de 140 métiers, la Ville de Versailles emploie 1800 agents et recrute 270 personnes par an dans de très nombreux domaines d'activités : urbanisme\-architecture, espaces verts, affaires culturelles, éducation\-petite enfance, sécurité, services techniques...

Missions principales : *Assistance à la directrice de la sécurité et aux responsables de service dans l'organisation du travail :** Accueillir, filtrer et orienter les appels téléphoniques ; informer les interlocuteurs et les diriger, le cas échéant, vers le bon contact

• Assurer le suivi des dossiers : centraliser les retours d'information et diffuser les éléments nécessaires


• Organiser et assurer l'accueil physique des usagers et des visiteurs (gestion des rendez\-vous)

*Réalisation de travaux de secrétariat :** Réceptionner, enregistrer, trier et diffuser le courrier de la direction et des services, en assurer le suivi jusqu'à son archivage

• Analyser les sollicitations et rédiger les réponses aux usagers (courriers, courriels, etc.)


• Rédiger, saisir et mettre en forme différents supports (courriers, tableaux, comptes rendus, rapports, etc.)


• Assurer le suivi comptable et budgétaire : préparation budgétaire, émission des bons de commande, contrôle des livraisons, validation des factures, élaboration, mise en signature et diffusion des états de recouvrement


• Gérer les stocks de matériels et fournitures, assurer leur réapprovisionnement et traiter les demandes (mobilier, DSIN, bons de travaux, etc.)


• Mettre en place et suivre des indicateurs d'activité à l'aide de tableaux de bord statistiques


• Rédiger des notes à usage interne et externe

Manifestations (dérogation à l'arrêté préfectoral portant sur le bruit et demandes de tirs de feux d'artifice) :* Réceptionner, analyser et traiter les demandes : enregistrement, rédaction, mise en signature, légalisation et notification des arrêtés municipaux d'autorisation

• Assurer la mise à jour des tableaux de suivi des manifestations et le suivi global des événements récurrents organisés sur la commune

Gestion administrative des mises en fourrière automobile :* Contrôler et enregistrer les mises en fourrière via les logiciels métiers dédiés

• Recenser les véhicules signalés en stationnement abusif par les agents de terrain


• Assurer le suivi des notifications adressées aux propriétaires des véhicules concernés


• Alimenter et mettre à jour les tableaux de bord de suivi de l'activité

Formation :
Niveau III : (BAC\+2\)Expérience :
Oui / expérience dans l'assistanat, secrétariat Cycle de travail :
Poste en 37h30 Nombre de jours de congés :
25 jours de congés, 15 RTT et 2 jours de fractionnement sous condition Avantages :* Participation de la Ville à la mutuelle et au contrat collectif Prévoyance

• Remboursement des frais de transport en commun à hauteur de 75%


• Possibilité d'adhérer à la Caisse d'Entraide (prestations sociales et loisirs)

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