SECRÉTAIRE MÉDICO-SOCIAL (SIÈGE) - H/F

Description

MISSION PRINCIPALE : Au sein du Service de coordination de la médecine de prévention (SCMP), la personne recrutée aura pour mission d’assurer le secrétariat de coordination pour la délégation Paris Ile-de France Sud ou celui de l’Administration du siège. ACTIVITÉS PRINCIPALES : ASSURER DES ACTIVITÉS DE SECRÉTARIAT CLASSIQUE POUR LE MÉDECIN COORDONNATEUR : · Préparer les documents nécessaires pour les réunions institutionnelles du médecin coordonnateur, · Effectuer les inscriptions aux congrès et gérer les déplacements professionnels des médecins : réservations billets et hôtels, procédure des bons de commande et frais de missions sur SIFAC+, · Assurer les commandes de fournitures, · Organiser en collaboration avec l’assistante du Service de Coordination de la Prévention des Risques (SCPR) des réunions et des groupes de travail, · Assurer la communication avec le réseau des médecins du travail, · Organiser les réunions du SCMP et rédiger les comptes rendus, en relai de l’assistante présente, · Centraliser les rapports d’activité annuels des médecins du travail et synthétiser les données pour le rapport d’activité national de médecine de prévention, · Tenir à jour l’annuaire national des médecins du travail, · En lien avec le médecin administrateur du logiciel médical, assurer l’enrôlement et le rattachement des dossiers médicaux aux médecins, · Assurer l’accueil des internes en médecine du travail et les relations avec l’APHP pour les conventions de stage, · Organiser l’accueil des nouveaux arrivants. ASSURER LE SECRÉTARIAT DU MÉDECIN DU TRAVAIL : · Gérer l’agenda du médecin, · Planifier et organiser les convocations des agents aux visites médicales en lien avec le médecin du travail, · Gérer et prioriser les demandes de visites et les urgences, en lien avec le médecin, · Organiser les téléconsultations, · Réaliser un accueil physique et téléphonique des agents, · Traiter les informations arrivant sur la messagerie du service, · Accueillir les agents et réaliser les pré-visites, · Gérer la partie administrative du dossier médical des agents, · Gérer les examens complémentaires (réalisation de tests de dépistage visuels par exemple), · Traiter les documents médicaux à intégrer dans le dossier médical informatisé, · Suivre le retour des examens complémentaires (facturation, relance), · Suivre les prêts de matériel, · Suivre les transferts des dossiers médicaux, · Extraire les données nécessaires à la réalisation du rapport annuel d’activité du médecin du travail, via le logiciel médical, · Classer les fiches individuelles d’exposition dans les dossiers médicaux, · Réaliser le classement et l’archivage des dossiers médicaux, · Participer aux réunions institutionnelles en lien avec le médecin du travail. Profil recherché : CONNAISSANCES · Environnement de la fonction publique, des EPST et de la recherche en santé · Procédures administratives · Notions en finances publiques SAVOIR-FAIRE · Maîtriser les techniques de secrétariat · Connaître l'environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Power Point) et du progiciel de gestion SIFAC+ · Respecter la confidentialité des informations et des données médicales portées à sa connaissance afin de préserver le secret médical · Maîtriser les usages administratifs des domaines d'intervention · Planifier son travail, prioriser et gérer les urgences APTITUDES · Rigueur, sens de l’organisation, · Réactivité et autonomie · Sens de la communication et du travail en équipe · Faire preuve de discrétion · Comprendre la nécessité de confidentialité vis à vis des données médicales EXPÉRIENCE(S) SOUHAITÉ(S) · Expérience dans l’assistanat de direction NIVEAU DE DIPLÔME ET FORMATION(S) · Bac +2 en gestion des entreprises et des administrations, assistant(e) de direction, assistant(e) de manager

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