Secrétaire médical.e / assistant.e de gestion (H/F)
La personne recrutée sera affectée à LabOniris sur le Campus vétérinaire. LabOniris est la plateforme de diagnostic, d'enseignement et de recherche en biologie médicale et anatomo-pathologie vétérinaire d'Oniris VetAgro Bio Nantes, réalisant près de 85 000 analyses par an. Ses activités analytiques s'adressent à la fois aux unités, plateformes, laboratoires d'Oniris VetAgroBio (notamment son Centre Hospitalier Universitaire Vétérinaire et ses Unités de recherche), aux vétérinaires praticiens libéraux, et à d'autres structures externes à l'établissement (laboratoires publics ou privés, structures de recherche, partenaires industriels.). LabOniris est un acteur majeur de la formation vétérinaire, initiale, approfondie, continue et spécialisée, à la fois clinique et pré-clinique, et développe des activités de recherche dans le cadre de partenariats et d'activités propres (dont recherche clinique et translationnelle). Missions : Vous assurez la gestion administrative des demandes d'analyse de LabOniris, tout secteur analytique confondu (dont biologie clinique, anatomopathologie, mycologie, parasitologie). Vous gérez la réponse client (téléphonique, électronique) auprès des vétérinaires prescripteurs et des organismes publics et privés partenaires. Vous serez également en charge de la gestion administrative et en support de la gestion comptable transversale de tous les secteurs analytiques de LabOniris. Missions administratives et de secrétariat de LabOniris : - Réception des analyses biologiques animales en conformité avec les principes d'Assurance Qualité et en respectant les délais impartis et les procédures relatives à l'hygiène et à la sécurité. - Gestion administrative des demandes d'analyse : enregistrement des dossiers de demande dans le LIMS et dans Sirius (CHUV), rendu et envoi des résultats - Gestion administrative des commandes de consommables, et participation à la gestion des stocks bureautique et papeterie - Tri et réponses électroniques et téléphoniques aux utilisateurs - Préparation et envoi des colis à destination des usagers de LabOniris - Transmissions des prélèvements et colis aux services concernés d'Oniris VetAgro Bio - Participation à la démarche qualité du laboratoire : rédaction et mise à jour des procédures et modes opératoires administratifs dans le cadre de la gestion documentaire du laboratoire - Régie et comptabilité de LabOniris : - Enregistrement des virements sur le LIMS - Préparation des remises de chèques pour les 3 secteurs - Participation à la gestion des prestations internes, notamment en provenance du CHUV - Participation à la gestion des impayés - Participation à la balance comptable en collaboration avec le régisseur et son suppléant - Missions de formation : - Réceptionner les demandes et assurer leur traitement (suivi des réponses) - Rédiger les documents administratifs relatifs à l'accueil des stagiaires (fiche navette, certificat administratif, gratification, gestion des EJ relatifs). - Accueil de stagiaires (demande de badges, présentation de l'activité du laboratoire) - Traitement et archivage des attestations et évaluations de fin de stage Savoir être : - Capacités relationnelles, de communication et de travail en équipe ; - Capacité d'adaptation ; - Rigueur dans l'exécution des tâches Savoir faire : - Maitrise de l'environnement poste de travail, notamment Windows, MS-Office, interface web, système de gestion de l'information de laboratoire (LIMS) et système de gestion de données patient, logiciel comptable ; - Pratique de la comptabilité, gestion comptable - Gestion et contact clientèle : techniques d'accueil - Connaissance des procédures d'hygiène et sécurité Compétences : - Niveau de diplôme : BAC+2 (une expérience significative > 5 ans en gestion administrative de préférence dans le milieu médical, et en comptabilité serait particulièrement appréciée)
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