Secrétaire (H/F)
FINALITE DU POSTE Le poste de secrétaire a pour finalité d'assurer le bon fonctionnement administratif quotidien de l'entreprise. Il contribue à l'accueil, au traitement des documents, au suivi des demandes courantes et à l'organisation des informations afin de faciliter l'activité de la structure et le lien avec les interlocuteurs internes et externes MISSIONS PRINCIPALES - Assurer l'accueil téléphonique et physique de base. - Réceptionner, trier, classer et archiver les documents administratifs. - Rédiger, mettre en forme et transmettre des courriers, mails et comptes rendus simples. - Saisir et mettre à jour les informations administratives dans les outils de suivi. - Organiser et suivre les dossiers courants selon les consignes données. - Assurer le suivi des factures, devis, bons, documents clients ou fournisseurs en appui des responsables. - Planifier les rendez-vous, appels, réunions ou rappels administratifs. - Veiller à la bonne circulation des informations entre les interlocuteurs concernes. ACTIVITES COURANTES - Ouverture et suivi des dossiers administratifs. - Classement papier et numérique. - Préparation de documents simples à faire signer ou transmettre. - Mise à jour de tableaux de suivi et répertoires. - Gestion des appels, messages et relances de premier niveau. - Prise de rendez-vous et organisation pratique des échanges. - Suivi des demandes entrantes et orientation vers le bon interlocuteur. - Appui administratif général selon les besoins du service. COMPETENCES ATTENDUES - Bonne maitrise des bases administratives et du secrétariat. - Aisance avec les outils bureautiques courants. - Capacite à gérer plusieurs demandes simples en parallèle. - Rigueur dans la saisie, le classement et le suivi des informations. - Bonne expression orale et écrite. - Sens de l'organisation et respect des consignes. PROFIL RECHERCHE - Formation de niveau administratif / secrétariat souhaitée. - Une première expérience sur un poste similaire est un plus. - Capacite a tenir un poste polyvalent avec des taches administratives simples et régulières. - Aisance dans un environnement demandant de la réactivité, de l'ordre et un bon suivi des demandes. CONDITIONS DU POSTE - Horaires : 8h 17h - Prise de poste : Immédiat CRITERES DE REUSSITE - Accueil et traitement des demandes réalisés avec professionnalisme. - Documents classes, accessibles et correctement suivis. - Informations transmises de facon claire et dans les temps. - Suivi administratif fiable et régulier. - Organisation quotidienne fluide et efficace
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