Secrétaire/gestionnaire des opérations - Marchés de Noël & patinoires éphémères (H/F/ X)
Responsabilités et missions
Dans le cadre du développement de nos activités événementielles, nous recherchons un.e secrétair.e /gestionnaire des opérations – Marchés de Noël \& patinoires éphémères.
Nous recherchons une personne de terrain, polyvalente, organisée, autonome et débrouillarde, capable de gérer à la fois l’administratif, l’exploitation, la communication et les imprévus liés à l’organisation de Marchés de Noël et de patinoires éphémères.
Ce poste s’adresse à quelqu’un qui aime les environnements vivants, les journées qui bougent, les responsabilités concrètes et le contact humain.
Votre rôle
Vous serez un véritable relais entre la Direction, les exposants, les équipes terrain, les exploitants et les visiteurs, intégré(e) dans une équipe de développement.
Votre mission sera d’assurer le bon suivi des dossiers, le bon fonctionnement des sites et la qualité de l’expérience proposée sur nos événements.
La période de novembre et décembre représente une période particulièrement intense. Il faut donc être capable de garder son calme, de prioriser, de communiquer clairement et de trouver rapidement des solutions.
Missions principales
*Gestion des Marchés de Noël*
Vous assurez le suivi administratif et opérationnel des artisans, exposants et chalets :
- Contact avec les artisans et exposants
- Suivi administratif des dossiers
- Facturation des artisans
- Suivi et relance des paiements
- Organisation des états des lieux d’entrée des chalets
- Organisation des états des lieux de sortie des chalets
- Suivi des demandes des exposants sur site
- Coordination avec les équipes techniques et opérationnelles
- Suivi du bon fonctionnement général du marché
Vous participez à la gestion quotidienne de l’exploitation des patinoires :
- Préparation des fonds de caisse banque
- Préparation des fonds de caisse exploitants
- Gestion de la monnaie
- Suivi des relevés de caisse
- Contrôle des enveloppes à reprendre et à vérifier
- Contrôle quotidien des caisses
- Retranscription quotidienne des caisses sous Excel
- Configuration des terminaux « SumUp »
- Configuration des caisses
- Configuration des modems et outils de connexion
- Suivi des plannings du personnel
- Encadrement du personnel sur site
- Gestion des gants
- Gestion des affiches, panneaux et signalétique
- Résolution des petits problèmes pratiques et techniques
- Suivi du bon déroulement de l’exploitation au quotidien
Vous participez également à la communication quotidienne autour des événements :
- Création et suivi de publications simples
- Mise en avant des horaires, animations et informations pratiques
- Réponse aux messages et commentaires
- Relais des informations utiles aux visiteurs, exposants et équipes
- Communication interne avec la direction et les équipes terrain
- Transmission claire et rapide des informations importantes
- Veille à l’image professionnelle et positive des événements
Nous recherchons une personne :
- Polyvalente, autonome et organisée
- Débrouillarde, réactive et fiable
- À l’aise avec le terrain et les imprévus
- Bricoleuse et capable de trouver des solutions concrètes
- Rigoureuse dans le suivi administratif
- À l’aise avec Excel et les outils de caisse
- À l’aise avec les réseaux sociaux
- Ayant une bonne communication écrite et orale
- Capable d’encadrer une équipe sur site
- Ayant un bon contact avec les exposants, visiteurs, clients et équipes
- Capable de garder son calme sous pression
- Flexible et disponible durant les périodes de forte activité
- Néerlandais B1
- L'anglais est un atout
- Le permis B et le véhicule personnel sont indispensables au vu des déplacements inhérents à la fonction
- CESS minimum / graduat ou assimilé avec ou sans obtention du diplôme en fin de cycle
Ce poste demande une personne concrète, impliquée et capable de passer rapidement d’une mission administrative à une mission terrain.
Il faut aimer l’événementiel, le contact avec les gens, les journées variées et les situations où il faut agir vite et bien.
Une bonne présentation, une attitude positive et un vrai sens des responsabilités sont essentiels pour représenter correctement l’entreprise auprès des exposants, partenaires, équipes et visiteurs.
Niveau d'expérience
Entre 2 et 5 ans
Conditions
- Lieu de travail : selon les événements
- Principalement : principalement liée à la saison des marchés de Noël et patinoires
- Disponibilités importantes en novembre et décembre
- Horaires variables selon les besoins opérationnels
- Travail possible en soirée, week\-end et jours fériés
- Prise de fonction : à déterminer au cours de l’entretien
- Contrat CDD de 6 mois, renouvelable 1 fois, pouvant aboutir sur un CDI si la personne convient
- CP 200 – entre 2\.200 € et 2\.600 €bruts / mois
- Chèques\-repas de 8,00 € (valeur faciale) / jour presté
- Prime de fin d’année
- Eco\-chèques
- Congés payés
- Carte carburant
Avantages
- Carte essence
- Chèques repas
- Éco\-chèques
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