Secrétaire

Offre d’emploi – Secrétaire administrative expérimentée (H/F/X)

Frigotech SRL, entreprise spécialisée dans la climatisation, le chauffage, la ventilation et la réfrigération, recherche une secrétaire administrative expérimentée afin de renforcer son équipe.

Nous recherchons une personne sérieuse, organisée et 100 % autonome, capable de prendre en charge l’ensemble des tâches administratives et du secrétariat de l’entreprise.

Lieu de travail

Bruxelles – travail exclusivement au bureau

Il s’agit d’un poste entièrement sur site.
Aucun télétravail n’est prévu pour cette fonction.

Horaire

• 25 heures par semaine


• Du lundi au vendredi


• Horaire à définir en fonction des besoins de l’entreprise

Vos responsabilités

Vous serez responsable de la gestion quotidienne du secrétariat et de l’administration de l’entreprise, notamment :

Planning et organisation

• Gestion du planning des techniciens


• Organisation et planification des interventions


• Prise et confirmation des rendez\-vous clients


• Gestion des modifications et imprévus dans le planning


• Coordination entre les clients, techniciens, fournisseurs et la direction


• Suivi des interventions et des dossiers en cours

Gestion des clients

• Répondre aux appels téléphoniques


• Répondre aux e\-mails


• Accueillir et renseigner les clients


• Prendre les demandes et assurer leur suivi


• Relancer les clients concernant les devis


• Assurer un suivi professionnel des demandes jusqu'à leur résolution

Devis et facturation

• Préparation et envoi des devis


• Suivi des devis envoyés


• Création et envoi des factures


• Suivi des paiements


• Relances clients


• Encodage et mise à jour des dossiers clients


• Classement et archivage des documents

Commandes et fournisseurs

• Réception et traitement des commandes


• Passation des commandes auprès des fournisseurs


• Suivi des commandes et des livraisons


• Vérification des bons de livraison


• Suivi des problèmes ou erreurs de livraison


• Communication avec les fournisseurs

Administration du personnel

• Préparation et transmission des informations nécessaires à l'établissement des fiches de paie


• Suivi administratif des travailleurs


• Gestion des absences et congés


• Préparation et classement des documents liés au personnel


• Communication avec les organismes ou partenaires administratifs lorsque nécessaire

Secrétariat général

• Gestion et classement des documents administratifs


• Gestion des dossiers clients et fournisseurs


• Rédaction de courriers et documents


• Suivi des dossiers administratifs


• Gestion quotidienne du bureau


• Soutien administratif à la direction


• Toute autre tâche nécessaire au bon fonctionnement administratif de l'entreprise

Profil recherché

Nous recherchons une personne correspondant aux critères suivants :

• Minimum 5 ans d’expérience dans une fonction administrative ou de secrétariat similaire


• 100 % autonome dans son travail


• Capable de gérer son travail sans supervision permanente


• Très bonne organisation et gestion des priorités


• Rigoureuse, fiable et ponctuelle


• Capable de gérer plusieurs tâches simultanément


• Bonne communication avec les clients, fournisseurs et collaborateurs


• Excellente maîtrise du français, oral et écrit


• Bonne maîtrise des outils informatiques et logiciels de gestion


• Une expérience avec Odoo ou un logiciel similaire est un plus


• Une expérience dans le secteur HVAC, construction, technique ou maintenance constitue un sérieux avantage

La personne que nous recherchons

Nous ne recherchons pas uniquement une personne pour effectuer des tâches administratives.

Nous recherchons quelqu’un qui puisse prendre en charge le secrétariat de l’entreprise de A à Z, organiser son travail de manière autonome, anticiper les besoins, gérer les priorités et être capable de trouver des solutions face aux imprévus.

Une personne qui, une fois formée à notre fonctionnement, puisse gérer le bureau au quotidien sans devoir être constamment encadrée.

Nous proposons

• Contrat de 25 heures/semaine


• Travail du lundi au vendredi


• Poste 100 % sur site à Bruxelles


• Pas de télétravail


• Salaire : 2\.200 € à 2\.400 € brut/mois, selon expérience et compétences


• Fonction polyvalente avec de vraies responsabilités


• Environnement de travail professionnel et dynamique


• Possibilité d'évolution en fonction du développement de l'entreprise

Candidature

Vous êtes expérimenté(e), autonome et recherchez un poste où votre organisation et votre expérience peuvent réellement faire la différence ?

Envoyez\-nous votre CV ainsi qu'une courte présentation de votre parcours et de vos disponibilités.

Frigotech SRL
Bruxelles
Climatisation Chauffage Ventilation Réfrigération

Rémunération : 2 100,00€ à 2 400,00€ par mois

Avantages 

• Aide au transport quotidien


• Chèques repas


• Formation continue


• GSM de fonction

Lieu du poste : En présentiel

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