Secrétaire de direction - Assistant administratif H/F

À propos de nous

Acteur majeur de l’innovation universitaire ancré dans le Grand Est Parisien, l’Université Paris Est Créteil développe une approche en synergie de ses missions de formation, de recherche, d’insertion professionnelle et de lien avec les partenaires. Elle favorise les démarches interdisciplinaires pour répondre aux défis de la société dans son environnement.

L'Institut national supérieur du professorat et de l'éducation (INSPE) assure la formation des enseignants et des CPE ainsi que leur préparation aux concours de l'Education nationale. Organisé en 5 sites de formation répartis sur le 77, 93 et 94, il développe la recherche en éducation, l'innovation pédagogique, les usages numériques et les relations internationales.

Mission

Le poste est situé dans 2 services, sur le site de Bonneuil. La répartition théorique est de 50/50, avec possibilité de fluctuations en fonction des pics d'activités.

Au sein de la direction de l'Inspé, le secrétaire assure ses missions au siège, sous la responsabilité hiérarchique de l'assistant de direction et du responsable administratif, et sous la responsabilité fonctionnelle de la directrice.

Au sein du service Ecole inclusive de l'Inspé, l'assistant administratif contribue, sous la responsabilité du chargé de mission, à l'organisation des enseignements spécialisés de l'académie de Créteil.

Vos missions vont donc se scinder en deux branches

Direction de l'INSPE :

• Accueillir, informer et orienter


• Réceptionner les appels téléphoniques, prendre et transmettre les messages, correspondre par mail et gérer les mails destinés à la direction et au resp. administratif.


• Exécuter des actes administratifs et de gestion.


• Gérer les agendas partagés de la direction.


• Mettre à jour des bases de données et listes de diffusion.


• Participer à l’organisation d’événements.


• Réserver des salles via l'applicatif ADE.


• Saisir des ordres de mission sur NOTILUS.


• Assurer le suivi des dossiers en cours sous la supervision de l'assistante et rédiger des compte\-rendu de réunions.


• Assurer la continuité de service si absence de l'assistante.

• Assurer la gestion administrative des stagiaires de parcours Meef 4 « école inclusive ».


• Assurer la collaboration avec les partenaires de la formation.


• Assurer le secrétariat courant (dont ADE et NOTILUS)

Profil

Le poste est ouvert aux agents contractuels de la fonction publique (CDD de 12 mois, avec possibilité de renouvellement).

Rémunération basée sur la grille indiciaire des Adjoints Techniques (ATRF). Pour les contractuels, la rémunération est généralement comprise entre 1600 et 1900 euros net/mois.

Nous attendons de vous certaines compétences :

• Connaissance de l'environnement institutionnel de l'Inspe et des principaux services de l'Education nationale dans l'académie


• Maitrise des principaux outils bureautiques;


• Connaissance d'Apogée et ADE


• Compétences en secrétariat


• Bonne expression écrite et orale


• Qualités rédactionnelles et relationnelles


• Prises d'initiatives


• Bonnes connaissances du Pack Office (One Drive, Sharepoint) et d'Outlook


• Organisation et planification des tâches


• Rédaction de messages adaptés à différents types de publics

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